Ділове спілкування в робочій групі

Колектив, яким і є по суті робоча група, потенційно – могутній стимул трудової активності, приносить задоволення своїм членам, ставить високі цілі, створює творчу атмосферу.

Спільне рішення виробничих питань зменшує стресові ситуації, підвищує інноваційний потенціал співробітників; у робочій групі краще зважуються суміжні проблеми, згладжуються можливі внаслідок нечіткого розподілу обов’язків і неправильного керівництва конфлікти на міжособистісному рівні.

Основа успіху будь-якої сучасної колективної діяльності – відносини співробітництва і взаємодопомоги на противагу конфлікту і конфронтації. Поводження, що орієнтується на спільну діяльність, припускає наявність визначених передумов. Як передумови кооперативної взаємозалежності виділяються:

• воля і відкритість інформаційного обміну;

• взаємна підтримка дій, переконання в їхній виправданості;

• довіра, дружелюбність у відносинах сторін.

У свою чергу, взаємній довірі сторін сприяють: наявність нейтральних осіб, що полегшує взаємні успіхи; можливість одержати попередню інформацію про дії іншого; особистісні особливості учасників взаємодії.

Робоча група (колектив) у своєму зовнішньому вираженні – це соціальна група, спільність людей, об’єднаних спільною діяльністю, єдністю цілей і інтересів, взаємною відповідальністю, відносинами товариства і взаємодопомоги. З іншими соціальними групами робочу групу зближає постійне спілкування і взаємодія його членів один з одним, почуття приналежності до даної групи, наявність загальних потреб, інтересів і мотивів. У той же час вона володіє набором рис, відсутніх в інших соціальних груп, – суспільно значимою метою діяльності і наявністю органів керування.

Психологія робочої групи – це сукупність певних соціально-психологічних явищ, що виникають у процесі її формування і функціонування на основі будь-яких внутрішніх зв’язків форм і способів взаємозадоволення потреб її членів. Сюди ж відносяться психологічний, морально-психологічний клімат, способи спілкування, громадська думка і настрій, звичаї і традиції, проблема лідерства, природа внутрішньогрупових конфліктів тощо.

При аналізі змісту відносин членів робочої групи можна виділити наступні сфери: професійну, ціннісно-світоглядну і сферу міжособистісних відносин.

Професійна сфера охоплює відносини, що складаються в процесі вирішення виробничих задач:

1. субординаційні відносини між керівниками і підлеглими;

2. відносини, пов’язані з координацією спільної діяльності;

3. відносини в системі “комп’ютер-людина”.

Ціннісно-світоглядна сфера пов’язана з взаєминами між особистими і корпоративними цінностями, моральними установками, що переважають у даній соціальній групі. Дане співвідношення може варіюватися від повної підтримки до глибокої незгоди і конфронтації.

Сфера міжособистісних відносин пов’язана з задоволенням потреб у спілкуванні і самоствердженні особистості в рамках колективу, із задоволенням своєї професійної діяльності, формальним і неформальним статусом.

Важливою якісною характеристикою робочої групи є її зрілість. Вона характеризується міцними зв’язками між її членами, що виникають на основі загальних ціннісних орієнтації, міцними неформальними відносинами між її членами. Особисті розбіжності швидко усуваються, дисципліна носить свідомий характер, з’являється почуття гордості за свій колектив, складаються стійкі традиції. Співробітники мають можливість розкрити свій творчий потенціал, з ентузіазмом відносяться до вирішення поставлених задач.

Фактори, що визначають ступінь зрілості робочої групи, її здатність продуктивно функціонувати, можна умовно розділити на наступні:

1) технологічні фактори, особливості спільного використання знарядь і предметів праці, наприклад, передових технологій, персональних ЕОМ тощо;

2) економічні фактори, тобто форми оплати праці, особливості форми власності тощо;

3) організаційні фактори, і насамперед, стиль керівництва;

4) ціннісно-світоглядна і психологічна сумісність працівників.

Дві останні групи факторів заслуговують спеціального аналізу. Британські консультанти по управлінню Майк Вудкок і Дейв Френсіс висувають десять обмежень, що на їхню думку, найчастіше перешкоджають ефективній роботі колективу.

Обмеження 1. Непридатність керівника – його нездатність за своїми особистісними якостями використовувати колективний підхід, згуртувати співробітників, надихнути їх на ефективні прийоми роботи.

Обмеження 2. Некваліфіковані співробітники. Типовий недолік – незбалансованість функцій працівників, неадекватне сполучення професійних і людських якостей. У кожній робочій групі: “постачальники ідей”, “аналітики”, “направляючі”, “плануючі”, що виконують роль “стримуючого фактора” і трохи “виконавців”. Комбінація ролей залежить від специфіки колективу, один співробітник може поєднувати деякі з перерахованих ролей.

Обмеження З. Неконструктивний клімат. Характерна відсутність відданості задачам команди і високого ступеня взаємної підтримки в поєднанні з турботою про благо кожного.

Обмеження 4. Нечіткість цілей – недостатнє узгодження особистих і колективних цілей, нездатність керівництва і членів колективу до компромісу. Автори підкреслюють необхідність періодичного коректування поставлених цілей, інакше члени колективу втрачають уявлення про перспективи своєї діяльності, про очікувані результати.

Обмеження 5. Низькі результати роботи. Мається на увазі, що колектив не повинен самозаспокоюватися на досягнутому, повинен виявляти наполегливість у досягненні значущих цілей, що сприяє високій самооцінці членів колективу, росту особистого професіоналізму.

Обмеження 6. Неефективність методів роботи. Підкреслюється значення правильної організації збору і подання інформації, прийняття правильних і своєчасних рішень.

Обмеження 7. Нестача відкритості і наявність конфронтації. Відзначається необхідність вільної критики, обговорення сильних і слабких сторін проробленої роботи, що це важко виконати, тому що потрібна особлива підготовка персоналу і керівників. Позитивне суперництво продуктивне, але є реальна небезпека переростання його в конфлікт.

Обмеження 8. Недостатні професіоналізм і культура співробітників. Бажання мати в колективі сильних співробітників, з високим рівнем індивідуальних здібностей цілком зрозуміле. Можна вважати правильною точку зору, відповідно до якої “розвинутий” співробітник повинен бути енергійним, уміти керувати своїми емоціями, бути готовим відкрито викладати свою думку, мати здатність змінювати свою точку зору під впливом аргументів, але не сили, добре викладати своя думка.

Інший перелік особистісних якостей гарного працівника запропонував професор Токійського університету К.Ісикава. У їхнє число він уключив спрямованість до співробітництва; почуття відповідальності; бажання трудитися; гарний стан здоров’я; товариськість; дух суперництва; задоволеність працею.

Обмеження 9 і 10. Низькі творчі здібності персоналу і неконструктивні відносини з іншими колективами. Дві останніх перешкоди на шляху розвитку колективу, сформульовані М.Вудкоком і Д.Френсісом, самоочевидні і не мають потреби в коментарі.

Будь-яка робоча група – це складний соціальний і професійний організм, що володіє саморегуляцією, зворотними вертикальними і горизонтальними зв’язками тощо. Але разом з тим йому притаманний ряд рис, характерних для організації:

- поділ функцій між співробітниками, закріплений у правилах чи інструкціях;

- посадова ієрархія, порядок підпорядкованості;

- лояльність кожного співробітника стосовно своєї команди;

- система позитивних і негативних санкцій (звідси – особлива роль керівника в робочій групі).