Контроль и ревизия кассы. Инвентаризация кассы

Прием и выдача наличных денег, оформление кассовых до­кументов, ведение кассовой книги, ревизия кассы и контроль над соблюдением кассовой дисциплины осуществляется в соответ­ствии с письмом ЦБ РФ «Об утверждении Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации».

Согласно Порядка ведения кассовых операций в ходе осуще­ствления контроля денежных средств сначала надо выявить фак­тическое наличие денег и ценных бумаг в кассе организации путем инвентаризации.

Инвентаризация кассы проводится комиссией, в состав которой включаются ревизоры, главный бухгалтер организации и кассир, являющийся материально ответственным лицом.

Кассир оформляет отчет на момент инвентаризации и с приложенными к нему первичными документами передает ревизору. После этого кассир дает расписку о том, что все деньги, поступившие в кассу, оприходованы, расход­ные кассовые документы отражены в отчете. Подсчет денег сначала произво­дит кассир, а затем ревизор. Вся денежная наличность пересчитывается покупюрно. Если во время ревизии в кассе находятся ведомости на заработную плату, выплата по которым не окончена, то ревизор подсчитывает фактически выплаченные суммы и указывает их в акте отдельно. В акте отдельной строкой указываются также денежные документы, ценные бумаги по номинальной стоимости.

В процессе инвентаризации ревизор в присутствии главного бухгалтера и кассира определяет сумму денежных средств, числящихся по данным бухгал­терского учета на момент инвентаризации, и указывает ее в акте. Определяется результат инвентаризации – излишки или недостачи денежных средств. Ревизор обязан потребовать от кассира объяснительную записку о причинах расхождений.

Инвентаризация денежной наличности в операционных кассах произво­дится аналогично. Наличие выручки по данным учета определяется по кни­ге кассира-операциониста, в которой записи производятся на момент ин­вентаризации по показателям контрольных и суммирующих денежных счетчиков кассовых аппаратов. Фактическое наличие денег в операцион­ной кассе сопоставляется с суммой выручки по показателям счетчиков и контрольной ленты.

Результаты проверки оформляются в акте инвентаризации наличных денежных средств (ф. № ИНВ-15).

Закончив инвентаризацию кассовой наличности, контролер тща­тельно проверяет соблюдение во всем объеме Порядка ведения кассовых операций.

При ревизии кассовых операций целью проверки является проверка соблюдения:

• условия хранения, сохранности количества денег и дру­гих ценностей в кассе и при доставке их из банка;

• установления порядка хранения чековых книжек, выпи­сок из чеков и получения по ним денег;

• правил документального оформления операций по при­ходу и выдаче денег из кассы;

• лимита хранения наличных денег в кассе и выдаче денег под отчет на командировочные, хозяйственные расходы и другие нужды;

• своевременности и полноты оприходования полученных из банков, от юридических и физических лиц наличных денег и выручки;

• кассовой документации, дисциплины при производстве кассовых операций;

• учета кассовых операций и ведения кассовой книги и книги аналитического учета по другим ценностям, хра­нимым в кассе;

• порядки расчета наличностью с юридическими лицами за отгруженную продукцию идругие материальные ценности;

• полноты возврата в банк по окончании рабочего дня сверхлимитных остатков наличных денег;

• наличия случаев выдачи наличных денег посторонним лицам без оформления доверенностей.

Проверяя кассовые операции, ревизор должен установить, как соблюдается порядок ведения кассовых операций, кассовая дисциплина, законность и целесообразность совершенных опе­раций с наличными денежными средствами. Необходимо прове­рить правильность оформления документов, по которым прово­дились операции, связанные с получением и выдачей наличных денег. Убедиться, что все кассовые приходные и расходные орде­ра, платежные ведомости и другие документы заполнены четко, без подчисток и исправлений, а все ордера и приложения к ним погашены штампом «Получено» или «Оплачено» с указанием даты совершения операции и подписей кассира. Отсутствие в расходных кассовых ордерах и ведомостях штампа «Оплачено» приводит в отдельных случаях к повторному их использованию (списанию в расход по кассовой книге).

Тщательно проверяются:

- в платежных ведомостях – достоверность подписей полу­чателей денег, так как встречаются случаи, когда один по­лучатель в ведомости расписывается за несколько человек;

- в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров – соответствие дат, порядковой нумерации и суммы с аналогичными показателями в расходных, при­ходных кассовых ордерах и кассовой книге (журнал ве­дет бухгалтер);

- в расходном кассовом ордере – правильность записей по­лученных сумм (прописью) и самой подписи получателя де­нег, а также заполнения паспортных данных получателя;

- во всех документах – наличие подписей распорядителей денежных средств, обращая внимание на то, что руково­дитель подписывает лично (все расчетно-кассовые доку­менты – платежные ведомости и расчетно-кассовые ор­дера), исключение составляют только периоды, когда ру­ководитель временно отсутствует в организации и свои функции передает другому лицу (обязательно приказом);

- в кассовой книге – оформление ее ведения, правиль­ность внесенных исправлений, особое внимание обраща­ется на правильность подсчета итоговых оборотов и вы­ведения остатков наличных денег по окончании дня.

При проверке полноты оприходования наличных денег, по­лученных по чекам из банков, необходимо проверить наличие всех корешков чеков книжки.

Особое внимание следует уделить проверке выплат депони­рованных сумм по неполученной вовремя заработной плате.

Наиболее распространен­ными ошибками являются:

- отсутствие первичных кассовых документов или оформление их с наруше­нием установленных требований;

- выплаты подотчетным лицам на основании оправдательных документов, подтверждающих расходы, без оформления авансовых отчетов;

- несоблюдение установленного лимита расчетов наличными деньгами между юридическими лицами;

- некорректное отражение кассовых операций в учетных регистрах;

- арифметические ошибки при подсчете оборотов и остатков в учетных ре­гистрах при ручном ведении учета.

Выявленные недостатки и нарушения систематизируются в ведомости нару­шений и обобщаются в отдельном разделе акта комплексной ревизии организации.

Хищение наличных денежных средств возможно различными спо­собами.

1. Хищения со стороны кассира – материально-ответственного лица

а) путем прямого (явного) хищения– присвоение наличных денеж­ных средств кассиром путем прямого изъятия наличных денежных средств из кассы организации, не прикрываемое оформлением каких-либо документов.

Выявляется стандартной процедурой инвентаризации, обязатель­но внезапной. Любое заранее сделанное предупреждение сведет результаты инвентаризации к нулю, так как кассир может позаимст­вовать и доложить на время инвентаризации денежные средства в кассу.

б) путем подделки подписей на расходных кассовых документах– при­своение наличных денежных средств кассиром путем оформления изъятия поддельными расходными кассовыми ордерами, в которых подделана подпись получателя денежных средств.

Выявление поддельной подписи на документах требует специаль­ной подготовки. Существуют различные признаки подделки подпи­сей. Наиболее простым способом является визуальное сличение под­писей одного лица на различных документах. Естественно, данная за­дача очень трудоемка, поэтому рекомендуется данную процедуру проводить выборочным способом.

Окончательный вывод о поддельности подписи может дать только специальная почерковедческая экспертиза.

в) путем двойного учета документов– присвоение наличных денеж­ных средств кассиром путем учета дважды одного и того же документа или двух документов, подтверждающих одну операцию.

г) путем намеренной арифметической ошибки– присвоение налич­ных денежных средств кассиром путем совершения намеренной ошибки в подсчете итогов прихода и расхода наличных денежных средств в кассе. На практике данный вид хищений встречается крайне редко. Используется при подсчете итогов графы платежной ведомости или листа кассовой книги. Применяется при наличии значительного количества платежей, так как ошибка в итоге двух-трех сумм визуаль­но заметнее.

Проверяется выборочно путем арифметического пере­счета выданных по ведомости или за день сумм. Хищение должно подтвердиться данными инвентаризации. Например, если на начало дня было 1000 руб., сумма платежей реальная 536 руб., а по итогу кас­совой книги 563 руб., то классификация искажения зависит отданных инвентаризации. Если фактический остаток 464 руб., то ошибка в рас­чете случайная, а если 547 руб., то должна фиксироваться недостача, хотя формально фактический остаток соответствует данным остатка по кассовой книге.

д) путем неотражения документально полученных наличных денеж­ных средств в кассу организации – присвоение наличных денежных средств кассиром путем неоформления приходного кассового орде­ра, невыдачи кассового чека, билета и т.п. Наиболее часто встреча­ется при продаже билетов в общественном транспорте (контролеру или водителю отдают деньги, а он не выдает билет); в торговле, ко­гда без очереди просят отпустить без сдачи (продавец выдает товар и не выбивает чек); врач принимает деньги от пациента за платную процедуру (например, массаж) без оформления платежных докумен­тов и т.д.

Выявление таких случаев возможно преимущественно методом на­блюдения за работой кассира. Естественно, при этом личность реви­зора должна быть анонимной, иначе результаты наблюдения будут ис­кажены.

е) путем замены денежных купюр на поддельные.

2. Выявление вывода наличных денежных средств в «теневой оборот».

Отличается от предыдущего нарушения отсутствием кассира, кото­рый может быть даже не в курсе производимой операции. Организует­ся нарушение, как правило, с ведома руководства для осуществления каких-либо не отражаемых в учете выплат. Перевод наличных в сферу неофициального оборота может производиться различными путями.

а) оформлением наличных выплат за неосуществленные работы,на­пример, по фиктивным договорам подряда или за частично осуществ­ленные. Проверяется методами фактического контроля: проверкой реальности оплаченной работы, а также встречной проверкой органи­зации – получателя средств.

б) оформление наличных выплат «подставным» лицам. В этом случае подставные лица могут даже получить определенную часть выписан­ных на них денег. Подозрения вызывают выплачиваемые по отдель­ным платежным ведомостям премии, в особенности лицам нештатного состава организации. Нарушение выявляется путем опро­са лиц, получивших деньги.

в) оформление наличных выплат по фиктивным договорам поставки.При данном нарушении используются пустые квитанции расходных кассовых ордеров и накладные с печатями фирм-«однодневок», найти и организовать встречные проверки в которых почти невозможно. Как правило, по таким документам оформляется покупка канцтова­ров, запасных частей, материалов для ремонта, то есть материалов, которые сразу оформляются на списание. Подозрение вызывают до­кументы, написанные от руки, почерком, визуально похожим на по­черк бухгалтера проверяемой организации; написанные от руки оди­наковым почерком накладная и квитанция к приходному кассовому ордеру; отсутствие чека ККМ. Выявляется данное нарушение либо путем инвентаризации приобретенных ценностей, если еще не оформлено их списание, либо путем опроса лиц, приобретавших по документам данные ценности, и лиц, якобы «израсходовавших» эти материалы.

г) выявление сокрытия наличных денежных средств («теневой оборот»). В этом случае полученные денежные средства не приходуются в кассу организации. При этом сами приходные кассовые документы либо вообще не оформляются, либо оформляются, но затем уничто­жаются.

Выявляются данные случаи путем проведения сложной процедуры «анонимной закупки», когда ревизор производит закупку, а затем про­веряет отражение уплаченных им денег в бухгалтерских документах организации-продавца. Нарушение может быть выявлено путем наблюдения за работой кассира. Подозрение может вызывать запись всех платежей не сразу в кассовую книгу, а в отдельный лист, тетрадь, явный разрыв в нумера­ции выдаваемых в течение дня квитанций приходных кассовых орде­ров и ордеров за прошлый день, наличие неоформленных листов кас­совый книги за последний рабочий день, предшествующий ревизии; наличие двойной нумерации кассовых документов, нумерации с ис­пользованием дробей и букв, например, выписка приходных кассовых ордеров № 343/2 и № 344/а.

Инвентаризация кассы в данном случае, как правило, нерезульта­тивна, поскольку кассир предъявляет все реально выданные документы и ни излишков, ни недостач в кассе не выявляется. Аналитически мо­жет быть выявлен необычно высокий оборот в день ревизии. Напри­мер, обычная выручка за день составляет 100 тысяч рублей, в день реви­зии по результатам инвентаризации кассы выручка составила 300 тысяч рублей.