Типы информации

Факт - это информация о событии или условии, которое можно непосредственно наблюдать и анализировать (например, производство, продажа). Фактическая информация, используемая для анализа, является очень разнообразной и большой по объему, формируется из разных источников, требует накопления в базе данных и дальнейшей обработки, в основной массе циклически повторяется.

Для решения аналитических задач требуется фактическая информация, как о внутренней, так и о вешней среде. Эта информация является основой для анализа выполнения планов, изучения динамики экономических показателей и прогнозирования на будущее.

Оценка базируется на выводах, сделанных в настоящее время или когда-то в прошлом. Она не всегда является достоверной и может иметь разные ошибки, связанные с использованием определенных методов измерения и расчетов, ошибками в выборке, глубиной профессиональных знаний специалиста, выбравшего методику расчета и давшего оценку. По результатам оценки формируется база данных для прогнозирования будущего, особенно когда используются базы знаний и экспертные системы.

Прогнозы частично базируются на аналогии и частично на том, что принято называть «здравым смыслом». Для прогнозирования используются разные методы и модели расчетов (корреляционный и регрессионный анализ, экстраполяция тенденций), знания экспертов и специалистов в конкретной сфере. Для обеспечения достоверности прогноза целесообразно использовать разные методы прогнозирования и сравнивать полученные результаты. Также почти всегда есть возможность сравнивать прогнозную и фактическую информацию и делать необходимые выводы. Основой для оценки и прогнозирования являются обобщенные связи, которые характеризуют уровень зависимости исследуемого показателя от одного или нескольких других показателей, как, например, объем продаж и план расходов предприятия.

Конфиденциальная информация, как и источник ее получения, не подлежит разглашению и имеет разный уровень надежности. К ней относят сведения о планах конкурентов, о научно-технических достижениях и др.

В аналитических расчетах большую роль играют слухи. Хотя они и являются не очень надежным источником информации, но когда они опубликованы в прессе, обнародованы на публичных выступлениях, они могут временно содействовать изменению на рынке даже, если содержание слухов не отвечает действительности.

Состав, содержание и качество экономической информации играют определяющую роль в обеспечении качества аналитической работы. При проведении аналитической работы используется не только экономическая, но и техническая, технологическая, экологическая, социальная и другая информация. Все источники экономической информации делятся на плановые, учетные и внеучетные.

Плановые источники информации включают в себя все типы планов, которые разрабатываются на предприятии, лимиты, нормативные материалы, сметы, ценники.

К источникам учетной информации относятся данные оперативного, бухгалтерского, статистического учета и отчетности, а также данные выборочных наблюдений.

Систематический, своевременный и полный учет хозяйственных операций, отраженных в бухгалтерских учетных и отчетных документах определяет ведущую роль бухгалтерских учетных и отчетных данных в информационном обеспечении анализа, обеспечивает принятие необходимости мер, направленных на улучшение хозяйственных результатов.

Данные статистического учета и отчетности представлены в специальных и унифицированных формах статистической отчетности. Статистическая отчетность собирается и обрабатывается для обеспечения информацией, необходимой для анализа состояния и развития различных

отраслей экономики, для принятия управленческих решений. Данные статистической отчетности используются для выявления экономических закономерностей, тенденций на отраслевом и народнохозяйственном уровне.

Оперативный учет и отчетность в основном используются при оперативном анализе. Данные оперативной отчетности позволяют своевременно, быстро проанализировать сложившуюся ситуацию и принять соответствующие меры.

Наряду с данными учетными источниками информации используются ежегодные выборочные обследования в различных отраслях хозяйства.

В современных условиях возрастает объем информации, получаемой из внеучетных источников.

К внутренним источникам информации относятся:

> нормативные акты и документы в виде законов, указов, постановлений правительства и местных органов власти, приказов вышестоящих органов управления;

> материалы ревизий, аудиторских и налоговых проверок;

> решения собрания коллектива, совета трудового коллектива;

> материалы радио, печати, телевидения, Интернета и т.д.;

> соглашения и решения арбитража и судебных органов;

> материалы официальной переписи с финансовыми, кредитными, страховыми учреждениями;

> материалы специальных обследований на отдельных рабочих местах;

> материалы периодических и специальных изданий, конференций.

Вся информация, используемая в анализе, делится на внутреннюю и внешнюю, основную и вспомогательную, регулярную и эпизодическую, первичную и вторичную в зависимости от признаков, положенных в основу деления.

Планирование и основные этапы аналитической работы

Оптимальность управленческих решений на уровне хозяйствующего субъекта во многом зависит от качества проводимой аналитической работы. Правильно организованная работа исследования результатов финансово-хозяйственной деятельности обеспечивает действенность и эффективность, основательно влияет на ход хозяйственных операций. Организация аналитической работы в хозяйствующих субъектах должна соответствовать ряду требований и осуществляться по плану. Хозяйствующий субъект, как правило, составляет комплексный план аналитической работы и тематические планы. Комплексный план аналитической работы составляется, как правило, на один календарный год. По содержанию представляет собой календарный план-график отдельных аналитических исследований. Он включает в себя задачи анализа, перечень вопросов, подлежащих исследованию в течение календарного года, определяются время, отводимое на изучение, субъекты анализа, перечень документов, необходимых для проведения анализа, его содержание. Комплексный план определяет источники информации, используемые программные продукты, по которым будет проводиться анализ. Комплексный план включает разработку предложений по улучшению работы хозяйствующего субъекта и органи­зацию контроля за ходом выполнения разработанных предложений по улучшению работы.

Тематические планы детализируют комплексные планы аналитической работы. Они разрабатываются по тем вопросам, которые требуют углубленного изучения. В тематических планах определяются субъекты, объекты анализа; направления и цель аналитической работы; этапы и сроки проведения анализа; источники используемой информации; определяются схема аналитического документооборота; конкретные исполнители.

Аналитические исследования в рамках хозяйствующего субъекта должны основываться на новейших достижениях науки и передового опыта, учитывать действия экономических законов, проводиться с использованием новых методик анализа.

С целью исключения дублирования при проведении аналитических исследований целесообразно распределять обязанности по проведению между отдельными исполнителями. Это способствует обеспечению комплексности анализа и более рациональному использованию рабочего времени специалистов, занимающихся анализом. С целью повышения эффективности аналитических исследований целесообразно использовать научно обоснованные методики. Рациональные методики сбора, обработки и хранения данных, внедрение в практику анализа ПЭВМ, другой оргтехники повышают эффективность аналитических исследований.

Используемая в анализе информация различна по содержанию, качеству и назначению, что требует проверки, обработки информации, ее изучения и оформления результатов. Исходя из чего, аналитическую работу можно разбить на три этапа.

Первый этап – сбор и проверка исходной информации.

Второй этап – обработка и изучение документов.

Третий этап – оценка результатов аналитических исследований и оформление результатов анализа.

Экономический анализ является потребителем экономической информации и одновременно является каналом выдачи информации для принятия управленческих решений на любом уровне.

Всю привлекаемую к анализу информацию необходимо проверять.

Особое внимание следует обращать на полноту отчетов: проверяется правильность арифметических подсчетов, соответствие установленным формам, взаимную увязку расчетных показателей, отчетных данных, насколько тот или иной показатель ответствует действительности, выявля­ются возможные искажения и ошибки.

Сводимость и сопоставимость показателей в значительной степени снижает трудоемкость аналитической работы.

Процесс обработки информации предполагает упрощение цифровых данных, округление, замену абсолютных величин на относительные, расчет средних величин, сводку и группировку данных, преобразование данных в удобный для анализа вид. Обработка экономической информации облегчает восприятие информации. После обработки информации, используемой в анализе, идет общее ознакомление с документами, их содержанием. Это этап аналитической обработки данных. Изучение экономической информации означает определение отклонения по анализируемым показателям, определение влияния факторов на объект анализа, вскрываются причины изменения показателей, выявляются резервы и пути их использования.

После изучения, анализируемые показатели систематизируются, обобщаются, делаются выводы и предложения. Любые результаты аналитического исследования должны быть оформлены в виде документов. Выводы и предложения должны быть четкими, краткими, экономически обоснованными, направлены на улучшение работы и полное использование внутренних резервов и ресурсов.

Результаты анализа могут быть выражены в двух формах: описательной и бестекстовой.

Описательная форма оформления результатов выступает в виде пояснительной записки, справки, заключения, экспресс-информации.

Пояснительная записка составляется при направлении результатов анализа в вышестоящую организацию. В том случае, если результаты анализа предназначены для внутрихозяйственного использования, то они оформ­ляются в виде справки.

Заключение пишется тогда, когда анализ проводится вышестоящими органами управления.

Пояснительная записка содержит выводы о результатах хозяйственной деятельности и предложения по их улучшению. Пояснительная записка должна содержать общие вопросы – условия хозяйствования, результаты выполнения планов, состояния платежеспособности и финансовой устойчивости. Аналитическая часть пояснительной записки должна быть экономически обоснованной, четкой. Как правило, она содержит аналитические расчеты, графики, диаграммы, таблицы. Предложения должны быть всесторонне обоснованными и направленными на улучшение работы хозяйствующего субъекта, использование внутрихозяйственных резервов.

Справка и заключение, как правило, не включают общую характеристику предприятия и условий его деятельности. Их содержание более конкретно, акцентировано на отражении недостатков или достижений, выявленных резервов, способов их освоения.

Бестекстовая форма оформления результатов анализа представляет собой макет типовых аналитических таблиц, текст отсутствует. Такие таблицы позволяют систематизировать аналитические данные, обобщать материал, представлять его в удобной для анализа форме. Они могут выступать в разных формах, строиться в соответствии с требующимися для анализа данными. Показатели, отраженные в аналитических таблицах, выступают в качестве аналитического и иллюстративного материала.

Аналитические таблицы должны быть наглядными и простыми для использования. Бестекстовая форма оформления результатов рассчитана на высококвалифицированных работников, способных самостоятельно ра­зобраться в обработанной и систематизированной информации и принимать необходимые решения. Бестекстовой анализ сокращает разрывы между выполнением анализа и использованием его результатов.

Практическую направленность результаты итогового анализа получают после принятия соответствующих управленческих решений и действий.