Закон информированности-упорядоченности

Классическая теория информации определяет информацию через меру уменьшения неопределенности знания о чем-либо. Ранее мы уже говорили об информации как о сложной многоплановой категории. Универсального определения информации не может быть в силу неотделимости информации от свойств субъекта, который нуждается не в информации вообще, а в конкретной информации и отбрасывает ненужную. В основе понятий «информация» и «информационное взаимодействие» лежат сигнал и субъект, принимающий этот сигнал и формирующий соответствующую реакцию на него. Субъект, принимающий сигнал, способен к селекции сигналов, выделению того, что ему «интересно», и игнорированию сигналов, которые в данный момент не влияют на его жизнедеятельность. На уровне селекции сигнала появляется понятие о ценности информации, как степени полезности сведений для обеспечения главных целей системы: самосохранения и развития. В системе проявляются самостоятельные законы, имеющие информационную природу. По мере развития организации усложняются набор целей, структура; непрерывно растет потребность в сведениях; усложняются информационные взаимодействия.

Субъективное восприятие информации (компанией, коллективом, человеком) необходимо при изучении процессов организации и самоорганизации, при изучении поведения и развития целенаправленных систем, коими и являются организационные системы. В контексте наших задач будем понимать под информацией совокупность сведений, необходимых субъекту для выполнения цели.

Весь процесс — от поступления сигнала до выработки соответствующего решения — относится к числу информационных процессов, а связь между сигналом и реакцией на него является информационной связью.

В последние годы уже никто не сомневается, что информация стала важнейшим неистощимым, стратегическим ресурсом. В промышленно развитых странах непрерывно расширяется сеть общедоступных баз и банков данных и вкладываются огромные инвестиции в создание глобальной сети банков данных (см. таблицу).

Происходит расширение научных исследований в области информации: объем инвестиций на информационные исследования составляет приличную долю в общих расходах на науку. Происходит интенсификация информационных процессов: возрастают скорость передачи информации и скорость обработки информации, расширяются возможности увеличения объема передаваемой информации, степень использования обратных связей, методы наглядного отображения информации, развитие оргтехники.

Информатизация жизнедеятельности человечества имеет длительную предысторию. Напомним, что понятие информации вошло уже в первое упоминание о гомеостазе: система получает оперативную информацию о внешней среде, одновременно отбирая наиболее ценное, накапливая опыт, формирует банк структурной информации, решает вопросы оптимизации своей организационной структуры, т.е. стремится к самоорганизации. Значение активной информации неуклонно возрастало и для самого человека, пока 25-30 тысяч лет тому назад мозг человека не достиг высочайшего совершенства. Именно появление человека привело в конечном счете к сильному перекосу в триаде «вещество — энергия — информация», которая до этого была превосходно сбалансирована в природе. Перекос в сторону информации и знаменует становление информационной цивилизации. Концепции «культурного слоя» и «информационной деревни» по существу уже реализуются с помощью единой информационной сети Интернет.

В управлении компаниями, организациями применяется экономическая, научно-техническая, общественно-политическая информация и другие виды информации. В крупных организациях создаются системно-аналитические отделы, которые призваны готовить стратегическую информацию, т.е. информацию о поведении системы в целом, а не только ее подразделений.

Экономическая информация — это информация об общественных процессах производства, обмена, распределения, накопления и по­требления материальных благ. Это те сведения и знания, которые извлекаются из экономических данных. Данные «сами по себе» не представляют ценности для решения какой-либо задачи, если не являются информацией.

Очень важно в организационных системах учитывать, что реакция на сигнал неоднозначна и зависит от степени обученности и компетентности принимающего сигнал.

В зависимости от возможности использования и ценности информации для принятия управленческого решения она подразделяется на полезную и ложную. Полезная — характеризуется достоверностью, полнотой, своевременностью, доступностью для обработки; ложная — возникает при ошибках в сборе, обработке и передаче данных.

Система экономической информации в организации охватывает как управляющую информацию (плановую и нормативную), так и ос­ведомляющую: оперативный производственный учет, бухгалтерский учет, банковскую информацию, статистику. В экономической системе обращается множество самых разных данных. Задача органа управления — извлечь максимум полезной информации для принятия оптимальных и адекватных решений.

С увеличением объема информации, развитием информационных связей, процессов растут скорости развития, скорость эволюции системы. Система, владея информацией о поведении своих элементов и их взаимодействиях, стремится к реализации единой цели — цели своего целого. Здесь важно понимать, что главная цель (или функция) системы реализуется не только с помощью целенаправленной организации, с помощью ЛПР, но в значительной степени с помощью процессов самоорганизации, которые присущи любой сложной динамической системе, имеющей цель.

Количество информации определяет меру организованности системы, поэтому чем больше поток перерабатываемой качественной информации, тем устойчивее и эффективнее организация.

Закон информированности-упорядоченности: чем большей информацией о внутренней и внешней среде владеет система, тем эффективнее ее стремление к упорядоченности и самоорганизации.

Следствия из закона:

1. Чем четче сформулированы задачи управления и организована база данных об объектах управления, тем устойчивее функционирует организация.

2. По мере роста сложности системы количество необходимой информации растет экспоненциально — гораздо быстрее, чем сложность самой управляемой системы.

3. Неупорядоченная под конкретные задачи управления информация приводит к дезинформации, к тому же возрастают проблемы хранения, переработки и передачи информации, увеличиваются затраты.

Для руководителя не упорядоченная под конкретные задачи информация вместо пользы приносит вред. Задачи директора по логистике требуют одного набора данных, финансовому директору нужны другие сведения, а руководителю, отвечающему за филиалы, — третьи. Чтобы грамотно пользоваться информацией, необходимо знать систему параметров, с помощью которых ведется управление. Нужны не только грамотные менеджеры, но и грамотные программисты и информационные технологи. Если исходить из потребностей экономического управления, то все те сведения, знания, сообщения, которые помогают решить управленческую задачу, и есть полезная экономическая информация, с помощью которой снижается уровень неопределенности ее исходов. И чем ценнее и полезней информация, тем скорее и с меньшими затратами будет получен результат.

Информационные потоки в организации можно разделить на два основных типа: информационный обмен с окружающей средой и коммуникативные потоки внутри организации.

Качество информации. В руководстве по теории организации названы определяющие критерии: объем, ценность, достоверность и насыщенность. Поскольку «насыщенность» — это плотность информации, умноженная на ее разнообразие, то объем и насыщенность лишь с натяжкой могут быть отнесены к качественным критериям. Так как ценная информация может оказаться ложной, а достоверная может не представлять никакой ценности, то оба эти критерия должны быть сопряжены в один качественный показатель полезной информации.

Ценность информации зависит от очень многих факторов, даже если речь идет о простом трехмерном информационном пространстве типа «Что? Где? Когда?», и в первую очередь — от источника и приемника информации, их природы и характера. Наиболее простой случай, когда ценность информации может быть измерена, — это проведение мероприятий по «снижению затрат материальных или интеллектуальных ресурсов (материалов, времени, денег) или, например, повышением прибыли в ответ на принятие правильного управленческого решения».

Следует помнить, что качество и значение информации не зависят от способа ее передачи, но в большой степени определяются целью системы. Например, для успешного поиска полового партнера не имеет значения, передается ли информация посредством радиоволн с помощью спутниковой системы и Интернета (у человека) или посредством нескольких молекул полового феромона (у ночной бабочки).

С целью упорядоченности, структурирования и распределения информации ее классифицируют по степени важности, целям и задачам.

При обработке и структурировании информации обычно используют характеристики, представленные в таблице:

Достоверность информации — это отношение объема истинной информации к общему объему воспринятой информации. Источники информации должны быть надежными, не вызывать сомнений. В за­висимости от конкретных требований достоверность информации аб­солютизируется (100-процентная достоверность) или допускает веро­ятностную доверительность: доверительный интервал — 80—90%, не­достоверный, негативный — менее 70%. Достоверность зависит от метода сбора, передачи и времени передачи. В практике менеджмента зачастую в базы данных вводится ложная информация для дезинформации конкурентов. Следует уточнять полученную информацию.

Ценность информации тесно связана с источником информации и ее интерпретатором. Достаточный уровень ценности может обеспечить высокопрофессиональный специалист компании.

Насыщенность информации характеризуется соотношением про­фессиональной и фоновой информации. Выделяют три уровня насыщенности:

высокий — на 100% профессиональная информация, фоновая — отсутствует;

нормативный — профессиональной информации около 70%, фоновой — 30%;

низкий — менее 50% профессиональной информации.

Нормативный уровень насыщенности рекомендуется как наиболее приемлемый: полное отсутствие фоновой информации приводит к быстрой утомляемости.

Открытость информации характеризуется тремя уровнями: публичная, секретная, конфиденциальная. К публичной информации можно отнести газеты, выставки, лекции, радио, телевидение и пр.

К конфиденциальной (служебной) относят информацию, которая защищает корпоративные потребности и интересы. К ней не должно быть доступа третьим лицам, если она составляет служебную или коммерческую тайну. К такой информации обычно относят: сведения о кадрах, партнерах и клиентах; сведения об инвестиционных планах и конкретных инновациях, новых технологиях и т.п. Считается, что 20-процентная утечка служебной информации может привести к кризису организации.

К секретной относится информация, не подлежащая разглашению, предназначенная для ознакомления узкого круга поименованных лиц, содержащая сведения особой важности, составляющая государственную тайну, касающаяся обороноспособности страны, а также содержащая сведения о результатах научных исследований, не защищенные в уста­новленном порядке, и др. Распространение секретной информации преследуется законом.

На современных предприятиях, как правило, система организации сбора, обработки и выдачи информации носит интегрированный характер (см. рисунок).

В интегрированных системах обработки данных (ИСОД) интегрируются сама информация, каналы информации, память системы, ИСОД упорядочивают потоки информации, повышают эффективность ее использования. Собранная из различных источников в единой памяти системы информация может быть многократно переработана и использована для конкретных задач управления.

Современное общество все чаще называют информационным. Что это означает с точки зрения организационного управления? То, что информация превратилась в такой же важнейший фактор функционирования компании, как и три главных фактора: люди, машины и материалы, деньги. Отсутствие необходимой информации нельзя восполнить. В дальнейшем лидирующая роль будет принадлежать предприятиям, которые делают информацию основным орудием своей деятельности. Это требует знания основных информационных правил менеджмента.

Ниже мы приводим двенадцать информационных правил из книги М. Огавы «Практический менеджмент».

1. Информация появляется в результате изменения ситуации и является известием об этом изменении. Информация есть самопроявление изменений. Проблема заключается в восприимчивости и наличии способностей улавливать события — предвестники перемен.

2. Степень усвоения информации определяется величиной потребности в ней и опытом получателя информации. Та или иная информация бесполезна для того, у кого нет потребности в ней.

3. Ценность информации зависит от скорости ее получения и точности.

4. Ценность информации повышается при ее целевом отборе и упо­рядочении. Группировка и обработка данных создает новые возможности их применения.

5. Чем информация концентрированнее, тем лучше.

6. Практическое использование информации зависит от восприимчивости, опыта и знаний ее получателя.

7. Человек склонен, отбирая удобную для себя информацию, недооценивать и оставлять без внимания нежелательную.

8. В организации существует тенденция роста желательной информации и сокращения, иногда до полного исчезновения, нежелательной. Многие руководители призывают подчиненных сообщать им плохие новости, но лишь некоторые из этих руководителей создают атмосферу, в которой это было бы возможно.

9. Избыток информации бывает так же вреден, как и ее недостаток, — необходим отбор. Нужно выработать систему упорядочения и использования информации.

10. Свою истинную ценность информация проявляет тогда, когда попадает к людям, ее понимающим и использующим.

11. Информация, становясь общим достоянием многих людей, проявляет большую силу воздействия. Менеджеры должны ставить своей целью построение целостного коллектива на основе обладания информацией всеми работниками компании. Выигрыш от этого гораздо больше, чем возможный ущерб от более вероятной в этом случае утечки информации.

12. Приобретение информации происходит по принципу «брать и давать». Тому, например, кто во время учебы все выспрашивает о других компаниях, а когда доходит дело до своей — рот на замок, информации не собрать. Информация собирается пропорционально ее передаче.