Индивидуальные проблемы

1. Использование электронных календарей. С тех пор как начал работать, я принимаю участие в ежегодном ритуале — выборе календаря. Мои колебания всегда касались вопросов, связанных с выбором размера и формата календаря, который я покупал на предстоящий год.

Я пользовался маленькими календарями, помещавшимися в кармане пиджака, и большими календарями, которые помещались только в портфеле. Я выбирал календари с упором на дневной, недельный или месячный формат. У каждого из этих форматов есть свои преимущества. Дневной позволяет планировать день по минутам и предоставляет достаточно места, чтобы записать все дневные дела. Недельный позволяет окинуть взглядом рабочую неделю и осуществлять краткосрочное планирование, предоставляя место для необходимых записей. Месячный дает возможность иметь перед глазами общий перечень предстоящих дел и эффективно планировать работу по месяцам, хотя и предоставляет очень ограниченное пространство для записей.

Даже Стивен Кови в своей завоевавшей широкую популярность книге «Seven Habits of Highly Effective People» («Семь привычек преуспевающих людей») посвящает несколько страниц оценке разных типов календарей.

С использованием электронного календаря проблема выбора между дневным, недельным или месячным форматами снимается. Электронный календарь, позволяющий нажатием кнопки менять дневной, недельный и месячный форматы, наилучшим образом подходит для РМНП. Он предоставляет неограниченное пространство для занесения записей о встречах с другими людьми и для напоминаний о необходимости выполнить ваши собственные дела. Вы можете использовать сколько угодно места для внесения в компьютер разного рода напоминаний, дел, контрольных сроков, мыслей и пометок. Подробнее об использовании и преимуществах электронного календаря смотрите в четвертой главе.

2. Использование персональных электронных органайзеров или электронных записных книжек. Персональные электронные органайзеры или электронные записные книжки — это маленькие, умещающиеся на ладони устройства (Palm Pilot[3] — хорошее название, не правда ли?), которые, по существу, выполняют все функции электронного календаря.

Главным достоинством этих миниатюрных устройств является возможность обмена информацией между ними и персональными или портативными компьютерами. Кроме того, возможен обмен информацией между самими устройствами путем копирования через инфракрасный порт.

Персональные электронные органайзеры — это как раз то, что нужно для оснащения РМНП. Мы приветствуем и поощряем переход к использованию мобильных электронных средств.

3. Административный бумагооборот и сокращение вспомогательного персонала: Сделайте это сейчас же! Разумеется, и вас, и ваше окружение одолевает работа с бумагами. Глаза бы на них не смотрели! Никто не любит копаться в бумагах, и все же с этим приходится мириться.

Во-первых, система административного обеспечения развивалась годами. Когда мы начинали работать с американскими компаниями в конце 1980-х гг. , практически каждый руководитель, начиная с вице-президента и выше, имел секретаря. В начале 1990-х гг. мы заметили, что один секретарь, как правило, обслуживал двух руководителей. Сейчас компании продолжают искать пути снижения накладных расходов, и нередко один секретарь обслуживает четырех управленцев.

Во-вторых, использование компьютеров привело к изменению методов и характера управленческих работ. Недавно нашим клиентом была крупная компания, относящаяся к индустрии сервиса. Один руководитель (с проседью в волосах) имел помощника, который составлял для него отчеты о затратах. Его коллега (без седины) составляла такие же отчеты самостоятельно на компьютере. Вы скажете, что это разные стили работы, но обратите внимание на направление изменения подхода к работе! Сегодня многие руководители и управленцы сами пишут свои письма и используют вспомогательный персонал только для редактирования и распечатки окончательной версии, для рассылки документов — разительный контраст с временами, когда подобного рода бумаги диктовали машинистке или стенографистке.

В-третьих, мы настоятельно рекомендуем всегда следовать правилу Сначала сделайте самое неприятное. Большинство из нас старается отложить неприятные дела на потом и не возвращаться к ним, пока нас окончательно не припрет. Мы стараемся заполнить время делами, которые любим делать, чтобы оттянуть выполнение дел, которые нам неприятны. Это самый неэффективный подход к делу, приводящий к ненужным стрессам.

Спросите себя в начале дня: «Что самое противное я должен сделать прямо сейчас? » — и сделайте это в первую очередь. Задайте себе тот же вопрос за час или два перед окончанием рабочего дня и поступите так же! Это лучший способ избавиться от работы с бумагами и других неприятных дел.

4. Организация и обслуживание бумажной и электронной информации. В условиях использования РМНП управление информацией приобретает первостепенное значение. В других разделах этой книги описана организация хранения информации, обеспечивающая быстрый доступ к ней. Это не мелочь; в свой календарь вы должны заносить пометы, чтобы свести воедино бумажную и электронную информацию.

После того как вы привели свою информацию в систему, позволяющую в любой момент найти любой документ, необходимо обеспечить поддержание ее в рабочем состоянии. Рациональное размещение информации в рамках принятой системы и своевременное удаление информации, потерявшей актуальность, имеет большое значение для организации работы в быстро изменяющемся современном мире.

Информация — это носитель знаний. Если наша информация несовершенна, таковы же знания, которые мы получаем на основе этой информации. Постоянное инвестирование в процесс ее упорядочения является ключевым условием для формирования заслуживающей доверия информационной системы.

Мы рекомендуем предусмотреть в вашем календаре регулярные промежутки времени — месячные, квартальные, полугодовые и годовые — для поддержания и внесения усовершенствований в организацию вашей информации на бумажных и электронных носителях.

5. Необходимость хранить, поддерживать и использовать больше информации на электронных носителях. Можно с уверенностью предполагать, что на РМНП мы будем пребывать в постоянно меняющихся реальных условиях. Поэтому нам удобнее хранить нужную для работы информацию в портативном электронном формате.

Многие говорят, что пользуются бумагами из опасения, что они не смогут быстро найти нужную информацию в компьютере. Следуя организационным принципам программы ОПД, основанным на своевременности и предсказуемости доступа к данным, связанным в рамках определенной структуры, вы легко сможете найти нужную информацию на электронных носителях вашего компьютера.

6. Распечатывать бумаги не для хранения, а для использования. Не распечатывайте информацию, содержащуюся в вашем компьютере, в целях ее хранения. Я могу назвать множество веских оснований для распечатки, в большинстве своем связанных с распространением ее в группе, необходимостью читать много страниц и сравнивать информацию, находящуюся на разных страницах. Все это действительно оказывается хорошим поводом для переноса информации на бумагу. Однако хранить горы распечаток в течение длительного времени нет необходимости, поскольку все нужные сведения остаются в электронном формате.

Одна из наших клиенток решила посчитать стоимость хранящейся понапрасну бумаги. Она проводила совещание, на котором собрались около 10 человек. Для лучшего ознакомления группы с информацией она распечатала множество копий писем и отчетов и раздала их членам группы. По окончании встречи она объяснила каждому, как эта информация может быть найдена в их компьютерной сети. Потом она сказала каждому, что они могут оставить на месте все бумаги, которые, по их мнению, им не понадобятся. Свыше 80% бумаг из тех, которые она распечатала, остались в помещении, в котором проходила встреча, и были выброшены в мусорное ведро.