Найти иль не найти — вот в чем вопрос

Одним из главных уроков программы ОПД является основополагающий вывод о том, что очень важным фактором, определяющим успешное начало работы, является способность находить информацию. Этот вопрос подробно рассмотрен во второй главе этой книги и в моей книге «The High-Tech Personal Efficiency Program» («Передовые технологии и программа оптимизации персональной деятельности»).

В процессе подготовки к использованию РМНП должны быть продуманы два важных элемента.

1. Как организовать информацию таким образом, чтобы облегчить ее поиск?

2. Каким образом хранить и организовать информацию в электронном и бумажном формате?

Обычно ключевой задачей при проектировании оборудования РМНП считается максимальное сокращение пространства, используемого для хранения информации на бумажных носителях. Это необходимая, вполне реальная цель при переходе на РМНП. Наши исследования показывают, что свыше 50% бумажной и электронной информации, которая хранится в офисах, потеряли свою актуальность и никому не нужны, а основной причиной того, что эта информация продолжает храниться, является наша неспособность ее найти.

Прежде из-за стоимости производства и распределения бумаги печатная информация сохраняла ценность месяцами и года-ми. Теперь, в XXI столетии, информацию можно легко и с малыми затратами обновлять и распределять по назначению. Скорость обновления и распространения информации делает ненужным хранение той информации, которая казалась новой и актуальной буквально несколько дней назад. Чтобы сохранять то, что важно, и избавляться от утратившего ценность, необходима четкая система хранения и обработки информации.