Намеревается ли ваша компания организовать РМНП?

Проработав свыше 11 лет более чем с 50 компаниями, помогая им планировать и организовывать РМНП, я могу сказать, что мы многому научились и знаем, что нужно и что не нужно для получения максимальной отдачи от их использования.

Очень важно отметить, что проблемы перехода к использованию РМНП не сводятся только к проблемам, связанным с оборудованием. Разумеется, стоимость недвижимости и возможность ее снизить обычно играют важную стимулирующую роль при переходе к РМНП. Но необходимо учитывать множество других факторов и использовать большой объем знаний для максимально эффективного использования этих рабочих мест. К ним могут и должны быть отнесены информационные технологии, средства связи, управления, людские ресурсы, продуктивность и эффективность персональной деятельности, смена менеджеров, выполняемые операции и пр. Клиент, приступающий к созданию и освоению РМНП, для составления предварительного плана связанных с этим мероприятий нередко оказывается вынужденным создавать «рабочие группы» из представителей разных профессий.

В начале важно определить, чем заняты ваши сотрудники и как они работают, затем соотнести эти данные с вашими планами по оснащению офиса. Мы сотрудничали с тремя партнерами: д-ром Франклином Бекером из Корнеллского университета, компаниями Gensler и DEGW, специализирующимися как раз на такого рода вопросах и снабжающими клиентов детальной информацией о функциях, выполняемых персоналом, и об оборудовании РМНП, наилучшим образом подходящем для выполнения этих функций.

На основе богатого опыта работы с клиентами, осваивающими РМНП, мы пришли к выводу о необходимости выполнения ряда действий, которые должны быть осуществлены в ходе этого процесса. Они включают несколько тем, которые детально обсуждаются в оставшейся части этой главы:

• уточнение, осознание и обоснование целей компании;

• обеспечение правильного выбора мебели;

• определение роли руководства;

• акцентирование необходимости соответствующего оснащения для обустройства РМНП;

• ключевые элементы успешных изменений;

• моментальная и долгосрочная польза от внедрения программы ОПД;

• формирование согласованной структуры организации информации;

• выработка правил переезда;

• решение общих проблем, связанных с обеспечением эффективного использования РМНП.

Ставите ли вы перед собой цель работать без бумаг?

Уже более 10 лет мы слышим пророчества о работе в условиях безбумажного бизнеса. Эта идея провозглашалась множеством компаний, работающих в разных сферах, связанных с хранением и передачей информации. Подобно бесчековому обществу, обещанному в 1980-х гг. , безбумажный офис в обозримом будущем, вероятнее всего, останется мифом.

Мы полагаем, что сознательный переход к безбумажному обществу скорее следует рассматривать как медленную эволюцию, нежели как быстрый революционный скачок. Ясно, что для этого понадобятся годы, и поэтому сейчас, может быть, лучше строить представления об офисе обозримого будущего не как о безбумажном, а как о «продуманно бумажном».

Компания Alcoa в Питтсбурге, штат Пенсильвания, подошла к этой проблеме реалистично, определив отношение к бумагам в рамках концепции РМНП словом «paperwise», что означает «мудро использующий бумагу». Alcoa рассматривает этот процесс как эволюционный и постепенно продвигается по пути «мудрого использования бумаги», а не отказа от нее.

Несомненно, большинство из нас живет сейчас в двух мирах — молекулярном мире бумажных документов и в электронном мире компьютерных документов. Откровенно говоря, мы поддерживаем процесс перехода к «продуманно бумажному» офи-су, потому что манипулировать информацией в мире электроники гораздо проще, чем в мире бумаг.

Подумайте, в наше время большая часть информации разрабатывается и хранится с использованием электронных средств. Примите во внимание еще сканеры, и станет ясно, что можно хранить всю информацию на электронных носителях. Однако можно привести много доводов, подтверждающих преимущества бумаги, таких, например, как необходимость делать пометки и комментарии, перелистывать документы, распространять информацию между участниками совещаний, снабжать копиями материалов людей, не использующих электронную технику. С другой стороны, в долгосрочном хранении на бумажных носителях нуждаются, главным образом, правовые документы и документы, отражающие политику корпорации.

Как вы выбираете оборудование, наиболее подходящее для ваших нужд?

Аппаратное обеспечение + подходящее программное обеспечение = эффективная операционная среда.

Компании, как правило, тратят многие тысячи долларов, чтобы обеспечить каждого служащего необходимым РМНП. Но оборудование мало на что пригодно без эффективного программного обеспечения. Программа ОПД может рассматриваться как своего рода программное обеспечение, которое стимулирует вашу работу на высоком профессиональном уровне в условиях РМНП.

Применение принципов программы ОПД, изложенных в этой книге, позволит людям получить навыки, необходимые для повышения продуктивности и эффективности их труда в новых условиях работы, и добиться успехов в своем бизнесе.

На пути совершенствования организации работ и освоения электронного оборудования организации получают возможность решать проблему уменьшения физического объема и использования информации на бумажных носителях.

Успешное приспосабливание к альтернативному рабочему пространству связано как с изменением методов работы человека, так и с возможностями технологии. 4

Форма и функциональность

Само собой разумеется, нужно сделать рабочее пространство приятным и привлекательным. Однако иногда в представлениях тех, кто не работает на рабочих местах, берет верх тенденция к переоценке эстетической привлекательности (т. е. формы) в ущерб эффективности рабочего оборудования (т. е. функциональности).

Так, участник разработки дизайна большого офиса для одной из наших компаний высоких технологий, заботясь о впечатлении от готового проекта, перед съемками убедил своих коллег увеличить высоту основного рабочего стола на три дюйма, доведя ее до 32 дюймов, в результате чего стол оказался в офисе выше всех других. К сожалению, это привело к тому, что многим стало трудно работать за таким столом из-за болей в спине и необходимости по нескольку раз в день регулировать высоту стула. Это осложнило и переход от одного рабочего места к другому. Современные рабочие кресла рассчитаны на разных людей, но не на то, чтобы они меняли высоту сиденья по десятку раз в день.

Работая с другим клиентом, мы столкнулись с ситуацией, когда руководитель оказался перед выбором между высокими шкафами, которые позволяли каждому сотруднику иметь дополнительные полки для папок, и низкими, которые увеличивали обзор и позволяли сотрудникам видеть друг друга. Можно было принять любое из этих двух решений. Потребность сотрудников в дополнительных полках для их многочисленных папок должна была склонить к выбору функционального решения, позволяющего смонтировать высокие полки. Вместо этого, по решению руководства, которое само не должно было работать в этом помещении, были выбраны низкие панели. Теперь административный персонал ежедневно испытывает неудобства из-за недостатка места для хранения папок и необходимости перемещать их в пределах рабочего пространства. Способность людей сосредоточиться на работе и ее продуктивность в результате этого решения снизились.

После того как рассеется туман, окутывающий переход к РМНП, станет ясно, что самое важное, о чем нужно помнить при осуществлении этого перехода, это то, что многие люди должны проводить на этих местах много времени, выполняя серьезную работу. Чтобы эта работа стала успешной, необходимо найти оптимальное соотношение между тем, как это пространство выглядит (его формой), и тем, насколько удобно в нем работать (его функциональностью).