Программа ОПД и реорганизация

Максимальную пользу программа ОПД приносит людям, которые решили не просто несколько улучшить результаты своей работы, а внести в нее коренные изменения и начать работать по-новому. Вы можете видеть много способов осуществить эти преобразования, но не будете готовы реализовать их, пока не укрепитесь в своих намерениях и не наберетесь терпения настойчиво проводить их в жизнь. В своей книге «Reengineering the Corporation» («Реорганизация корпорации») (HarperCollins Publishers, Inc. , 1993) Майкл Хаммер и Джеймс Чампи утверждают, что, если вы хотите добиться радикальных изменений в своей работе, необходимо подвергнуть анализу свои устоявшиеся представления и задаться вопросом, почему происходят определенные вещи. Чтобы проиллюстрировать некоторые сомнительные и ложные представления, которые могут быть у вас об управлении персональной деятельностью, я использую предложенную Хаммером и Чампи схему из их «Реорганизации корпорации».

Представление.Человек должен выполнять работу, исходя из приоритетов.

Комментарий.Это верно только отчасти. Я рекомендую периодически выделять время на мелкие, надоедливые повседневные дела, поскольку, пока они не выполнены, очень трудно сконцентрировать внимание на действительно приоритетных работах.

Вывод.Сначала нужно навести порядок на своем рабочем столе. Затем обеспечить эффективное и своевременное выполнение повседневных операций, чтобы получить возможность посвятить большую часть своего времени важным, приоритетным работам.

Представление.Планирование — это просто потеря времени, потому что постоянно возникает необходимость делать что-то, не предусмотренное планом и препятствующее его выполнению.

Комментарий.Без планирования вы постоянно пробуксовываете, работаете вслепую и проявляете непоследовательность. В результате на работу уходит гораздо больше времени, тем более что время поглощается мимолетными делами, с которыми вам приходится сталкиваться постоянно. Если процесс планирования плохо поставлен, работа будет занимать больше времени, чем нужно, а это, в свою очередь, будет отвращать вас от желания составлять планы.

Вывод.Определите ключевые работы, за которые вы несете ответственность, и любыми имеющимися средствами (лучше с помощью компьютера или других электронных устройств) разработайте отдельные планы выполнения каждой из них. Это позволит вам отслеживать и контролировать дела, которые должны быть выполнены в плановом порядке. Превратите планирование в созидательный процесс.

Представление.Если хаос на столе отображает хаос в голове, о чем говорит чистый стол? Бытует представление, что беспорядок и неаккуратность свойственны творческим натурам.

Комментарий.Творческие способности не зависят от беспорядка. Чтобы сделать дело, вы должны хорошо организовать свою работу и привести в систему все операции, позволяющие выполнить ее как положено. Тогда у вас будет больше времени для творческой работы.

Вывод.Создайте такую рабочую обстановку, чтобы иметь достаточно времени для творческой работы. Определите необходимое для выполнения творческих операций время и создайте такие условия, чтобы иметь возможность использовать его продуктивно.

Представление.Я слишком занят своей непосредственной работой. Я не могу тратить время на то, чтобы все записывать, — это можно делать по ходу дела.

Комментарий.Каждая работа начинается с подготовительной стадии. Время ее выполнения и качество напрямую зависят от того, насколько четко вы с самого начала представляете себе, что и как нужно делать. Написание плана работ побуждает вас четче сформулировать стоящие перед вами задачи.

Вывод.Каждую неделю отводите время на составление графика работ. Сделайте это вашей привычной рабочей операцией и постоянно ищите пути повышения эффективности ее выполнения.

Представление.Он закончил колледж, поэтому должен знать, как следует обращаться с бумагами и эффективно работать в офисе. Комментарий.Профессиональные знания отнюдь не гарантируют, что человек знает, как лучше всего работать, и имеет хорошие рабочие навыки. Люди тратят попусту в среднем до 50% времени из-за плохой организации своего труда.

Вывод.Обратите особое внимание на совершенствование персонального рабочего процесса. Проведите переподготовку персонала по системе наподобие программы ОПД.

При анализе ваших представлений вы можете начать с определения возможности или невозможности выполнять вашу работу не так, как вы это делаете сейчас.