Реорганизация и технология

Как уже отмечалось, две самые распространенные жалобы, которые приходится слышать, это сетования на то, что, во-первых, слишком много времени уходит на совещания и, во-вторых, невозможно окончить работу в срок, если соисполнители не выполняют вовремя свою часть работы. Немногие из ранее предлагавшихся решений этих двух старых проблем приводили к желаемым результатам. Поэтому эти два аспекта работы всегда были первоочередными кандидатами на реорганизацию.

Представьте себе сокращение времени, уходящего на совещания, на 75%.

Представьте себе, что люди, выполняющие свою часть работы параллельно с вами, работают в таком режиме, что вам не приходится ждать их результатов, необходимых для выполнения вашей части работы.

Технология работы в офисе должна давать возможность избавиться от этих двух очень трудных, имеющих глубокие корни проблем. Сейчас имеется групповое программное обеспечение и системы управления базами данных, которые позволяют соисполнителям осуществлять такой обмен информацией, для которого раньше было необходимо личное общение. Каждый может передавать свою и получать чужую информацию через сеть персональных компьютеров, что резко снижает необходимость личного общения и связанные с этим потери времени.

Я не утверждаю, что нужно совсем отказаться от личного общения. В этом нет необходимости, да это и нежелательно. Личные контакты остаются очень важным элементом рабочего процесса. Однако возможность сократить излишнюю продолжительность этих контактов за счет использования новых, более эффективных (и более удобных) способов обмена информацией позволяет нейтрализовать главные причины потери времени.

Другим преимуществом использования группового программного обеспечения и компьютерных сетей является возможность осуществлять обмен информацией с другими людьми в любое время, не ожидая назначаемых совещаний и встреч и не связываясь с ними по телефону.

Большая часть проблем календарного контроля и задержек, с которыми вы сталкиваетесь в ходе выполнения работ, связана с тем, как организовано взаимодействие в коллективе. В книге «Реорганизация корпорации» Хаммер и Чампи акцентируют внимание на необходимости ограничения бюрократических процедур и недостатков в организации работ.

Чаще всего работа представляет собой последовательность взаимосвязанных операций. После выполнения некоторой ее части вам, как одному из исполнителей, для того чтобы перейти к следующему этапу, могут понадобиться результаты работы кого-то из соисполнителей. Даже если вы работаете по параллельным планам, преодоление этих проблем связано с определенными трудностями. Как отмечают Хаммер и Чампи, параллельная работа связывает в рамках одной общей схемы многих одновременно работающих людей. «Обычно, — пишут Хаммер и Чампи, — результаты выполнения разных разделов работы не стыкуются друг с другом, потому что, даже если все группы работают на основе единого плана, изменения — часто весьма полезные — вносятся по ходу работы без согласования с другими группами соисполнителей. Поэтому может случиться так, что придется все начинать с нуля». Эта проблема может быть решена только на основе такой технологии, которая позволяет параллельно работающим соисполнителям знать о ходе работ друг друга. В рамках такой технологии любые изменения, осуществленные одной группой исполнителей работы, должны немедленно становиться известными другим исполнителям.

Мой опыт приобщения тысяч людей к программе ОПД свидетельствует о том, что большинство склонно к постепенному совершенствованию процессов выполнения рабочих операций. Они больше приспособлены к освоению пошаговых изменений и усовершенствований в принятых ранее методах работы. Но для достижения на основе применения программы ОПД впечатляющих результатов чаще всего необходим радикальный пересмотр укоренившихся взглядов на рабочий процесс. Такой подход почти всегда зависит от характера используемой технологии. Наибольших успехов при использовании программы ОПД добиваются те, кто придает первостепенное значение планированию и организации своей работы. Для успешного применения программы ОПД необходимо достижение высокого уровня планирования и организации всех выполняемых вами рабочих операций.