Условия отбора

При создании запросов важно правильно сформулировать условия отбора записей из БД. В MS Access доступны следующие возможности:

· простой критерий выборки;

· точное несовпадение значений одного поля;

· неточное совпадение значений поля;

· выбор по диапазону значений;

· объединение критериев нескольких полей;

· условие отбора для результатов итоговых вычислений.

Простой критерий выборки.Записи выбираются по совпадающим значениям поля. Например, из поля Город необходимо выбрать значения Минск. Для этого в бланке запроса в строке Условие отбора в графе Город вводится с клавиатуры значение «Минск».

Точное несовпадение значений одного поля. Из базы выбираются все записи, кроме тех, для которых задано условие. Например, необходимо выбрать все записи с полем Город, кроме тех, которые в этом поле имеют значение Минск. Для этого в строке Условия отбора в графе Город вводится выражение Not «Минск»или<> «Минск». Логический оператор Notисключает записи со значением Минск, оператор сравнения <> означает «не равно».

Неточное совпадение значений поля. Такое условие можно задавать, если не известны значения полей. Для выборки используется оператор сравнения Like(подобный). Рядом с оператором записывается образец, содержащий или точное значение, например,Like «Петров», или включающий символы шаблонов, например, Like «Пет*».

Access допускает следующие символы шаблонов:

?- любой один знак;

* - ноль или более знаков;

#-любая одна цифра;

[список знаков] - любой один знак в списке знаков;

[!список знаков] - любой один знак, не входящий в список.

Кроме списка знаков в квадратные скобки может заключаться диапазон символов, например, [Б-Р]. Условие [б-рБ-Р] позволяет выбрать как заглавные, так и прописные буквы.

При условии Like «[БР]*» выбираются все фамилии, которые начинаются на Б или Р.

Выбор по диапазону значений. Для задания диапазона значений используются операторы:

> (больше),

>= (не менее, больше или равно),

<(меньше),

<= (не более, меньше или равно) (например, >= 10).

Between ... аnd ... (служит для проверки принадлежности диапазону, верхняя и нижняя граница которого соединена логическим оператором AND (например, between 1990 and 1995).

Операторы можно употреблять с текстовыми и цифровыми полями, а также с полями дат.

Объединение критериев одного поля. Если на одно поле налагается более одного условий, то условные выражения могут быть соединены с помощью операторов Or (ИЛИ) и And(И).

Объединение критериев нескольких полей. В запросе может быть несколько условий отбора. В этом случае имеют место два варианта выборки записей:

запись выбирается только при выполнении всех условий, что соответствует логической операции И. Запрос называется И-запросом;

запись выбирается при выполнении хотя бы одного условия, что соответствует логической операции ИЛИ. Запрос называется ИЛИ-запросом.

При построении ИЛИ-запроса каждое условие, входящее в критерий, должно располагаться на отдельной строке. При построении И-запроса каждое условие, входящее в критерий, должно располагаться в одной строке.

В итоговых запросах существуют два типа критериев отбора записей.

Первый тип исключает записи, не удовлетворяющие критериям, перед выполнением итоговых вычислений. Второй тип критериев применяется к результату итоговых вычислений.

Формы

Приложение MS Access создает формы с помощью нескольких средств: форма, разделенная форма, несколько элементов, мастер форм, пустая форма, конструктор форм.

Форма. При использовании этого средства все поля базового источника данных размещаются в форме. В форме отображается только одна запись и есть возможность просмотра других записей.

Если MS Access обнаруживает одну таблицу, связанную отношением «один-ко-многим» с таблицей или запросом, который использовался для создания формы, MS Access добавляет таблицу данных в форму, основанную на связанной таблице или запросе. Например, если создается простая форма, основанная на таблице «Сотрудники», и между таблицами «Сотрудники» и «Заработная плата» определено отношение «один-ко-многим», то в таблице данных будут отображаться все записи таблицы «Заработная плата», относящиеся к текущей записи сотрудника. Если таблица данных в форме не нужна, ее можно удалить. Если существует несколько таблиц, связанных отношением «один-ко-многим» с таблицей, которая использовалась для создания формы, то данные таблицы в форму не добавляются.

Разделенная форма – позволяет одновременно отображать данные в двух представлениях – в режиме формы и в режиме таблицы.

Эти два представления связаны с одним и тем же источником данных и всегда синхронизированы друг с другом. При выделении поля в одной части формы выделяется то же поле в другой части. Данные можно добавлять, изменять или удалять в каждой части формы (при условии, что источник записей допускает обновление, а параметры формы не запрещают такие действия).

Работа с разделенной формой дает преимущества обоих типов формы в одной форме. Например, можно воспользоваться табличной частью формы, чтобы быстро найти запись, а затем просмотреть или изменить запись в другой части формы.

Несколько элементов. Создаваемая форма внешне напоминает таблицу. Данные расположены в строках и столбцах, и одновременно отображается несколько записей. К такой форме можно добавлять графические элементы, кнопки и другие элементы управления.

Мастер форм. Дает больше свободы для выбора полей, отображаемых в форме. Мастер позволяет указать способ группировки и сортировки данных, а также включить в форму поля из нескольких таблиц или запросов, при условии, что заранее заданы отношения между этими таблицами и запросами.

Пустая форма. Используется для быстрого построения формы с небольшим количеством полей. MS Access открывает пустую форму и одновременно отображает область Список полей,из которой выбираются двойным щелчком мыши или перетаскиванием необходимые поля.

Конструктор форм.Источником данных для формы может быть только одна таблица или запрос. Основной структурной единицей формы, в которой пользователь размещает поля данных, являетсяОбласть данных,видимая на экранепо умолчанию. К другим структурным частям формы относятся: заголовок формы, верхний и нижний колонтитулы, примечание формы, которые вызываются на экран пользователем.

В области данных размещают поля данных из источника данных посредством окна Список полей, а также вычисляемые поля, отсутствующие в источнике данных (создаются только в форме ленточного вида). Выражения для вычисляемых полей записываются с помощью Построителя выражений.

Инструментом конструирования формы являются элементы управления. Наиболее часто используемый элемент управления – поле. К другим элементам управления относятся: надписи, флажки, элементы управления подчиненных форм и отчетов и другие. Элемент управления «поле» может быть присоединенным, свободным и вычисляемым.

· Присоединенный элемент управления – элемент управления, источником данных которого служит поле таблицы или запроса. Присоединенный элемент управления формируется посредством окна Список полей и служит для отображения значений полей источника данных. Это наилучший способ создания присоединенного элемента управления по двум причинам:

· присоединенный элемент управления имеет связанную с ним подпись, которой по умолчанию становится имя поля (или подпись, определенная как свойство для этого поля в источнике данных), следовательно, вводить текст подписи не требуется.

· присоединенный элемент управления наследует значения свойств полей источника данных, например, Формат, Число десятичных, Маска ввода.

· Свободный элемент управления – элемент управления, не имеющий источника данных. Свободные элементы управления служат для вывода на экран текста, линий, прямоугольников и рисунков. Примером свободного элемента является Надпись.

· Вычисляемый элементы управления – элемент управления, источником данных которого является выражение, а не поле.

Конструктор MS Access позволяет создавать формы с подчиненной формой. Подчиненная форма - это такая форма, которую внедряют в другую форму, называемую основной, с целью получения дополнительной информации из другой таблицы. Сначала создают подчиненную форму, затем основную форму и после этого помещают подчиненную форму в основную. Допускается несколько уровней подчиненности форм.

Для изменения форм используются режимы макета и конструктора.

Режим макета Режим макета представляет собой наиболее наглядный режим для изменения форм. Его можно использовать для внесения практически любых изменений в форму: корректировать данные, задавать размеры элементов управления, оформлять внешний вид формы. В этом режиме можно изменять также структуру формы, например, настроить размеры полей в соответствии с данными, которые отображены на экране.

Режим конструктора Режим конструктора позволяет более подробно просмотреть структуру формы. Можно просматривать разделы колонтитулов и данных формы. В этом режиме форма не выполняется, поэтому при внесении изменений невозможно просматривать базовые данные. Однако в режиме конструктора удобнее выполнять другие работы:

· добавлять в форму различные элементы управления, такие как надписи, рисунки, линии и прямоугольники.

· изменять источник элемента управления «Поле» непосредственно в поле без использования окна свойств.

· изменять размеры разделов формы, таких как «Заголовок формы» или «Область данных».

· изменять свойства формы, которые недоступны для изменения в режиме макета (например, Представление по умолчаниюили Режим формы).

Отчеты

Отчет является основным объектом MS Access, предназначенным для вывода на печать данных из таблиц и запросов. В отчетах, как правило, MS Access систематизирует данные по группам и подсчитывает итоги как общие, так и промежуточные. Кроме данных, в отчете содержится информация о макете отчета: подписях, заголовках, рисунках и другие сведения.

Приложение MS Access создает отчеты следующими средствами: отчет, мастер отчетов, пустой отчет, конструктор отчетов.

Отчет. Самый быстрый способ создания отчета, так как отчет формируется без запроса дополнительной информации. В отчет включаются все записи источника данных – таблицы или запроса. Отчет при необходимости можно изменить в режиме макета или конструктора. При каждом открытии отчета в нем отображаются фактические на данный момент записи из источника данных.

Мастер отчетов.Формирует отчет в интерактивном режиме, предоставляя пользователю возможность добавлять в отчет поля из нескольких таблиц или запросов, если связи между этими таблицами и запросами заданы заранее. При этом можно указать способ группировки и сортировки данных.

Предварительный просмотр отчета в разных масштабах позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет при печати.

Приложение MS Access имеет средство Мастер наклеек, которое помогает создавать наклейки большинства стандартных размеров. Источником записей для наклеек служит таблица или запрос.

Пустой отчет.Используется длябыстрого создания отчета с небольшим количеством полей. MS Access открывает пустой отчет. Одновременно в правой части окна отображается область Список полей,из которой необходимо выбрать двойным щелчком мыши или перетаскиванием необходимые поля.

С помощью инструментов, представленных в группе Элементы управления на вкладке Форматирование, можно добавить в отчет эмблему компании, заголовок, номера страниц, дату и время.

Конструктор отчетов.Структура отчета, как и структура формы, имеет несколько разделов: Заголовок отчета, Верхний колонтитул, Заголовок группы, Область данных, Примечание группы, Нижний колонтитул, Примечание отчета.

· Заголовок отчета. Служит для размещения заголовка отчета. В заголовок включается эмблема компании, название отчета или дата. Если в заголовке отчета помещен вычисляемый элемент управления, использующий статистическую функцию Sum, сумма рассчитывается для всего отчета. Заголовок отчета печатается перед верхним колонтитулом только один раз в начале отчета.

· Верхний колонтитул. Используется для размещения названий столбцов в отчетах табличной формы. Печатается вверху каждой страницы.

· Заголовок группы. Содержит название группы и печатается перед каждой новой группой записей. Если поместить в заголовок группы вычисляемый элемент управления, использующий статистическую функцию Sum, сумма будет рассчитываться для текущей группы.

Область данных. Предназначена для размещения полей данных из источника данных посредством окна Список полей. В разделе создаются также вычисляемые поля, отсутствующие в источнике данных. Технологии включения полей в область данных отчета и формы аналогичны.

Примечание группы. Размещается в конце каждой группы записей. Примечание группы можно использовать для печати сводной информации по группе.

· Нижний колонтитул. Располагается внизу каждой страницы. Используется для нумерации страниц и для печати постраничной информации.

· Примечание отчета. Примечание отчета можно использовать для печати итогов и другой сводной информации по всему отчету. Печатается один раз в конце отчета.

В проект отчета можно вносить изменения в режимах макета и конструктора.

Просматривать отчет можно различными способами:

· в режиме отчета, если необходимо временно изменить состав данных в отчете перед его печатью или скопировать данные отчета в буфер обмена. Непосредственно в режиме отчета можно применять фильтры к данным отчета;

· в режиме макета, если необходимо изменить макет отчета, имея перед собой его данные;

· в режиме предварительного просмотра, если требуется лишь просмотреть отчет перед печатью. Только в этом режиме будут видны несколько столбцов отчета. В предыдущих режимах в отчете отображается один столбец.

Отчет можно не выводить на печать, а отправить его получателю в виде сообщения электронной почты.