Комерційні документи

Ведення закупівельних операцій вимагає знання основ господарського права, що стосуються укладення контракту як основи закупівель, постачання товарів та їх оплати.

Комерційні документи – це група документів, яка дає вартісну, кількісну і якісну характеристику товару. Ці документи оформляє на своєму бланку продавець, а покупець на основі них проводить оплату.

Комерційний рахунокє основним розрахунковим документом. Він містить вимогу продавця до покупця про сплату вказаної в ньому суми належного платежу за поставлений товар.

У рахунку вказується:

- ціна за одиницю товару і загальна сума рахунку або належного платежу;

- базисні умови постачання товару;

- спосіб платежу і форма розрахунку;

- найменування банку, де має бути проведений платіж;

- зведення про оплату вартості перевезення (коли оплачується і ким);

- відомості про страхування (ким оплачується) і розмір страхової премії.

Рахунок виписується у великій кількості екземплярів (інколи до 25).

По виконуваних функціях рахунки підрозділяються на:

- рахунок-фактуру,

- рахунок-специфікацію,

- попередній рахунок,

- проформу-рахунок.

Рахунок-фактура виписується зазвичай після остаточного прийому товару покупцем, окрім основного призначення, може використовуватися також як накладна, що направляється разом з товаром. На вимогу митниці в багатьох країнах цей документ виписується на встановлених бланках, і такі рахунки служать одночасно і сертифікатом про походження товару або поєднуються з ним.

Рахунок-специфікаціяоб'єднує реквізити рахунку і специфікації. У ньому зазвичай указується ціна за одиницю товару по видах і сортах, а також загальна вартість всієї партії товару. Він може мати найменування специфікованого рахунку.

Попередній рахуноквиписується, коли прийом товару проводиться в країні призначення або при часткових постачаннях. Він містить відомості про кількість і вартість партії товару і підлягає оплаті.

Проформа-рахунок– цей документ, як і попердні рахунки, містить відомості про ціну і вартість партії товару, але не є розрахунковим документом. Він не містить вимоги про сплату вказаної в ньому суми і тому, виконуючи решту всіх функцій рахунку, не виконує головної її функції як платіжного документу. Цей вид рахунку може бути виписаний на відвантажений, але ще не проданий товар, і навпаки. Найчастіше виписується при постачанні товару на консигнацію, виставки, ярмарки, аукціони.

Специфікація– документ, який містить перелік всіх видів і сортів товарів, що входять в дану партію, з вказівкою для кожного місця кількості і роду товару. Специфікація зазвичай доповнює рахунок на поставлені товари різних сортів і найменувань.

Технічна документаціяпотрібна при постачаннях устаткування і технічних споживчих товарів тривалого користування. До неї відносяться: паспорт, формуляри і описи виробів, інструкції по монтажу і експлуатації, різні схеми, креслення, відомості запасних частин, інструментів, пристосувань тощо. Технічна документація виготовляється на мові країни покупця або на іншій мові за вказівкою покупця. На товари серійного виробництва вона повинна виготовлятися обов'язково друкарським способом.

Пакувальний лист– документ, який містить перелік всіх видів і сортів товару, що знаходяться в кожному товарному місці (ящику, коробці, контейнері) і необхідний, зазвичай, коли в одній упаковці містяться різні по асортименту товари. Він використовується як доповнення до рахунку-фактури, коли відправляється велика кількість найменувань товарів, або коли кількість, вага або вміст кожного індивідуального місця різні. Пакувальний лист може мати форму відомості комплектування, яка містить перелік деталей, вузлів, агрегатів цілої машини, упакованих в декількох товарних місцях, з описом змісту кожного місця. Відомість комплектування має позначення у вигляді дробу, в чисельнику якої указується номер відвантажувальної партії, а в знаменнику – число місць в даній партії. Її складає підприємство-виробник до відвантаження всієї партії товару.

Сертифікат про якість– документ-свідоцтво, що засвідчує якість фактично поставленого товару і його відповідність умовам Контракту. У ньому дається характеристика товару або підтверджується відповідність товару певним стандартам або технічним умовам замовлення. Він видається відповідними компетентними організаціями, торгівельними палатами, спеціальними лабораторіями як в країні експорту, так і імпорту. Сторони можуть домовитися про надання сертифікатів різних контрольних і перевірочних установ, інститутів, палат мір і вагів тощо. Фірма-виробник також може видати сертифікат про якість, якщо це обумовлено контрактом.

Гарантійне зобов'язання або гарантійний листє документом, який підтверджує, що поставлений товар (найчастіше устаткування) відповідає умовам певного контракту. У випадках постачання устаткування воно може містити також гарантію постачальника відносно безперебійної роботи при дотриманні покупцем правил експлуатації.

Протокол випробувань– цей документ складається після проведення продавцем спільно з представником покупця повних випробувань замовленого товару в заздалегідь встановлений день і годину на підприємстві продавця. Документ інколи називають сертифікатом, він містить докладний виклад результатів випробувань з вказівкою, чи відповідає виготовлений товар умовам замовлення. Висилається він замовникові. Зазвичай на основі протоколу випробувань сторони підписують акт прийому-здачі .

Дозвіл на відвантаження /доручення/– документ, який видається представником покупця після проведення приймальних випробувань устаткування на підприємстві постачальника з метою встановити відповідність товару умовам замовлення. Він містить зведення про дату постачання за контрактом, дату готовності і проведених випробувань і вказівку про те, що даний товар може бути відправлений до певної країни відповідно до інструкцій представника покупця.