Документи з підготовки товару до відвантаження

Заявка на фрахтування– документ, в якому постачальник просить перевізника зарезервувати місце для певної відправки і указує бажаний засіб транспорту, час відправки тощо.

Заявка на свідоцтво про огляд –документ, що надається компетентному органу стороною, що запрошує свідоцтво про огляд товарів відповідно до національних або міжнародних стандартів, або згідно законодавства країни, де потрібна наявність цього документа, або якщо це передбачено в контракті.

Свідоцтво про огляд –документ, що видається компетентним органом, підтверджуючий, що описані в ньому товари були піддані огляду відповідно до національних або міжнародних стандартів згідно законодавству країни, де потрібне проведення огляду, або відповідно до положень контракту.

Інструкція з маркування– документ, в якому висловлюються вимоги до маркування товару, що поставляється покупцеві, необхідні написи, зображення і умовні позначення, поміщені на упаковці, бирках або на відвантажуваному товарі, необхідні для належного перевезення і здачі вантажу покупцеві. Маркування повинне містити:

- позначення, необхідні для адресата-одержувача вантажу: найменування вантажоодержувача і вантажовідправника (або умовні знаки, що їх заміщають), вага нетто і брутто, номер контракту і наряду, номер даного місця в партії. Це товарне маркування;

- відомості, необхідні транспортній організації, що перевозить вантаж: найменування пунктів відправлення і призначення, маршрут при перевантаженнях – вантажне маркування;

- позначення, необхідні під час перевезення: номери вагону і люків, номер трансу, назва судна тощо. Ці позначення робляться транспортною організацією і називаються транспортним маркування;

- позначення, які вказують, як треба поводитися з товаром під час його перевезення, навантажувально-розвантажувальних робіт, зберігання в дорозі, такі як: "не кантувати", "боїться вогкості", "боїться світла", "боїться холоду", "боїться тепла", "верх", "обережно стекло", "рідина", "тут відкривати", "тут піднімати", "гачками не брати". Таке маркування називається спеціальним.

Маркування повинні містити вказівку країни походження товару і відповідати вимогам митниці відносно розміру написів та їх написання.

Інструкція з відправки– документ, що містить докладні відомості про вантаж і вимоги експортера у зв'язку з його перевезенням.

Доручення на відвантаження– документ виписується при повітряних перевезеннях вантажовідправником. У ньому вказуються докладні дані про партії товару, які дозволяють авіакомпанії або її агентові підготувати авіавантажну накладну.

Повідомлення про готовність до відправки– цей документ видається постачальником, в якому він повідомляє покупця (імпортера) про те, що замовлені товари готові до відправки.

Повідомлення про відправку –документ, яким продавець або вантажовідправник інформує вантажоодержувача (імпортера) про відправку товару.

Повідомлення про розподіл документів –це документ, в якому сторона, відповідальна за виписку комплекту зовнішньоторговельних документів, указує різних одержувачів оригіналів і копій цих документів, а також число екземплярів, що відправляються кожному з них.

Дозвіл на постачання– документ, який видається покупцем і який дозволяє відправку товарів після отримання від продавця повідомлення про готовність товару до відвантаження.

Наряд на вивіз зі складу– документ, що видається на підприємстві і містить вказівку відпустити із складу товари, вказані клієнтом.

Наряд на внутрішнє транспортування– документ, що містить інструкції відносно транспортування товарів на підприємстві.

Таблиця фактуровання– документ, що видається на підприємстві, містить відомості про продані товари і використовується як основа для складання комерційного рахунку.

Ліцензія експортна/імпортна– документ, який видається спеціальними державними органами за наявності в країні експортера/ імпортера контролю над вивозом або ввезенням даних товарів. Ліцензії видаються на основі заяв відповідного експортера або імпортера, представлених органу, що відає видачею ліцензій в своїй країні. Заява подається за певний термін до передбачуваного відвантаження або отримання товару. До заяви додаються копії контрактів, гарантійні листи експортера/імпортера про сплату збору за видачу ліцензії і митних зборів.

У ліцензії вказують:

- найменування заявника, виробника, продавця і покупця товару,

- вид ліцензії,

- номер заяви на ліцензію,

- номер дозволу на видачу ліцензії,

- термін дії дозволу,

- характер угоди,

- валюта платежу,

- найменування і повна характеристика товару,

- термін постачання,

- вартість товару,

- найменування органу, що видав ліцензії,

- назву країни, куди експортується або звідки імпортується товар.

Ліцензія надається на певний термін, після закінчення якого вона втрачає силу.