Пример выравнивания загрузки

Для того чтобы легко можно было определить, насколько превышена доступ­ность ресурса, с помощью диалогового окна настройки стилей подробных данных в диаграмму следует добавить строку Overallocation (Превышение доступности), в которой указывается время перегрузки ресурса в часах. Эта ин­формация нужна потому, что в некоторые дни продолжительность рабочего вре­мени или доступность ресурса меньше 8 часов. В таких случаях общая загрузка в 8,75 часа может соответствовать перегрузке не в 0,75 часа, а, например, в 2,75 или 3,75 часа.

Например, на рис. 3.13 (файл 3_1.трр) мы нашли один из дней (25 января), ко­гда Иванов перегружен. Перегрузка составляет 0,75 часа (первая строка диаграммы) и происходит она из-за участия в трех задачах: Доработка планов с учетом замечаний (0,75 часа), Редколлегия (2 часа) и Подготовка редакционных заданий (6 часов). Следовательно, одно из этих трех назначений нужно сократить на 0,75 часа, чтобы загрузка ресурса соответствовала его доступности.

Рис. 3.13 Определяем задачу, перегружающую ресурс, и время перегрузки

Какое из назначений выбрать? Задачу Редколлегия ни перенести, ни сократить нельзя, поскольку ее необходимо провести для продолжения работ по проекту. Доработка плана с учетом замечаний тоже должна быть произведена, поскольку план готовится для редколлегии. Соответственно, на 0,75 часа должно быть со­кращено участие Иванова в задаче Подготовка редакционных заданий.

Теперь нужно определить, каким образом сократить участие ресурса в работе. Задача длится 4 дня, и из них первые два ресурс работает по 6 часов, а следую­щие — по 3 часа. При этом во все дни, кроме первого, других задач у ресурса нет. Значит, мы можем перенести 1 час работы с первого дня на любой другой, на­пример на третий. При этом общие трудозатраты не изменятся, и такое перерас­пределение не повлияет на другие назначения ресурса.

Быстро перераспределить нагрузку ресурса по исполнению работы в рамках задачи можно с помощью профиля загрузки.

После того как мы сократили длительность назначения 25 января и перенесли 1 час работы на 29 января, перегрузка ресурса в этот день все равно осталась: красным выделен общий объем трудозатрат, хотя суммарные трудозатраты уже равны 7,75 часа, что меньше нормы (рис. 3.14, файл 4.mрр). В чем же дело те­перь?

Чтобы разобраться в ситуации, посмотрим, как задачи распределены по часам внутри дня — возможно, что некоторые задачи пересекаются внутри часа, что создает перегрузку. Для этого отформатируем шкалу времени так, чтобы на ее нижнем уровне отображались часы.

Рис. 3.14 Суммарная загрузка меньше 8 часов, но ресурс по-прежнему перегружен

Для быстрого перемещения к нужной дате или часу внутри дня удобно ис­пользовать полосу прокрутки внизу диаграммы использования задач или ресурсов. При прокручивании над ползунком отображается всплывающая подсказка, на которой отображаются дата и время, соответствующие выбран­ному положению ползунка.

При просмотре почасового плана за 25 января (рис. 3.15, файл 5.mpp) видно, что на трудозатраты в 5 часов на Подготовку редакционных заданий в плане отведе­но только 3 часа, что создает перегрузку: ресурс будет вынужден за час делать работу, на которую обычно отводится 1,67 часа. В то же время Доработка планов с учетом замечаний, трудозатраты на выполнение которой составляют 0,75 часа, растянута на 3 часа, и в каждый из этих трех часов ресурс будет работать по 0,25 часа.

Рис. 3.15 Анализ почасового плана 25 января

В чем причина такой неравномерной загрузки? Дело в том, что на задачу Доработ­ка планов с учетом замечаний ресурс выделен только на 25%, и MS Project загружа­ет ресурс на 25% часа на протяжении всей длительности назначения. Поскольку 25 января такой вариант выделения создает проблемы, мы сократим длитель­ность назначения до 1 часа, а трудозатраты установим в 0,75 часа. Это позволит нам перенести назначения на Редколлегию на 2 часа назад и равномерно распре­делить трудозатраты по Подготовке редакционных заданий.

В процессе изменения времени назначений MS Project будет отображать преду­преждения при переносе назначений на более ранний срок. Дело в том, что на­значение существует внутри временных рамок задачи и не может выходить за их пределы. Перенос начала назначения приводит к переносу начала задачи, что может привести к конфликту, если задача связана с другой.

В нашем случае Редколлегия следует после Доработки планов с учетом замечаний, заканчивающейся только в 10 утра (поскольку у нее есть несколько назначе­ний, еще не сокращенных нами). Соответственно, Редколлегия должна начать­ся в 11, но перенос назначения Иванова на два часа раньше перенесет и ее нача­ло, что противоречит связи Finish-to-Start (Окончание-начало) между задачами. При переносе назначения MS Project выведет диалоговое окно с сообщением о конфликте и предложением отменить действие (Cancel) либо продолжать (Continue). Поскольку мы знаем, что сократим назначения на Доработку планов с учетом замечаний и у остальных ее участников, тем самым сократив ее дли­тельность и избежав противоречий в расписании, то выберем вариант Продолжить (Continue).

На рис. 3.16 (файл 6.mрр) представлен план после внесения в него измене­ний. Теперь загрузка ресурса на этот день выровнена. Если же теперь открыть новое окно с помощью команды меню Window > New Window (Окно > Новое окно), то мы увидим, как изменилась диаграмма Ганта для этих задач (рис. 3.17, файл 6.mрр).

Рис. 3.16 Изменяем почасовой план работ 25 января

В задаче Редколлегия появился обозначенный точками на диаграмме перерыв, по­скольку одно из назначений не исполняется в течение всей задачи. Кроме того, эта задача теперь начинается не после задачи Доработки планов с учетом замечаний, а немного раньше.

Чтобы удалить появившиеся в плане несоответствия, нужно изменить другие назначения задач Доработка планов с учетом замечаний, Редколлегия и Подготовка редакционных заданий аналогично тому, как мы изменили их для назначений Ива­нова. Для этого подходит диаграмма Task Usage (Использование задач).

Рис. 3.17 После изменения назначений Иванова план проекта изменился

На рис. 3.18 (файл 7.mрр) мы просматриваем на этой диаграмме назначения только нужных нам задач. У Петрова и Сидорова загрузка точно такая же, как была у Иванова до выравнивания. Следовательно, мы можем распределить их трудозатраты аналогично: сократим длительность назначения в Доработке планов с учетом замечаний до 1 часа, трудозатраты в который составят 0,75 часа, и со­кратим трудозатраты по Подготовке редакционных заданий. Трудозатраты на по­следнюю задачу составляют 7,5 часа, хотя 25 января у этих ресурсов есть только 5 свободных часов на нее. Соответственно, перенесем 2,5 часа загрузки на 29 января, а 5 часов трудозатрат равномерно распределим по 5 календарным дням.

Рис. 3.18 Распределение загрузки других ресурсов, задействованных в редактируемых задачах

На рис. 3.19 (файл 8.mpp) видны результаты выравнивания ресурсов. Теперь 25 января перегружена только Галкина, поскольку ее трудозатраты в задаче Ред­коллегия равны 3 человеко-часам, а длительность задачи — только 2 часам. Это видно в верхней части комбинированного представления, где загружено пред­ставление Task Usage (Использование задач). А в нижней части комбинированного представления, где отображается представление Resource Usage (Использование ре­сурсов), видна перегрузка Галкиной, по полчаса в каждый из двух дней, когда за­планировано ее участие в Редколлегии.

Рис. 3.19 После перераспределения нагрузки 25 января только один ресурс остался перегруженным

Галкина как ответственный секретарь журнала после редколлегии должна гото­вить отчет с планом номера, и когда его подписывает главный редактор, задача План номера утвержден считается выполненной. Известно, что трудозатраты на подготовку отчета составляют 1 человеко-час, и именно поэтому загрузка Галки­ной на час больше, чем у других участников задачи. Следовательно, для того что­бы выровнять ее загрузку, нужно удлинить ее назначение на 1 час.

В соответствии с нашим планом Подготовка редакционных заданий может начаться только после утверждения плана номера. Если мы удлиним назначение Галкиной на 1 час, то передвинем срок окончания Редколлегии на час, и Подготовка редакци­онных заданий начнется тоже на час позже. В то же время, в жизни план утвер­ждается на редколлегии, а подписание отчета — формальность. Следователь­но, чтобы не откладывать на час начало задачи Подготовка редакционных заданий, нужно изменить зависимость между задачами Редколлегия и План номера утвержден, добавив опережение в 1 час.

На рис. 3.20 (файл 9.mрр) видно, как изменился план проекта после внесе­ния изменений. Поскольку мы перенесли 1 человеко-час трудозатрат Галкиной на 11 часов, то в назначении ее на Подготовку редакционных заданий этот час при­шлось освободить, перераспределив его трудозатраты (0,33 часа) на оставшееся время в течение дня. В нижней части комбинированного вида видно, что теперь у Галкиной загрузка полностью выровнена.

Рис. 3.20 После изменения загрузки Галкиной превышение ее доступности равно нулю (см. нижнее представление)

Чтобы убедиться в том, что 25 января перегрузок не осталось, снова откроем представление Resource Usage (Использование ресурсов) и с помощью фильтра вы­берем ресурсы с превышением нагрузки. Как видно, 25 января перегрузок боль­ше нет, хотя в другие дни они пока сохранились (рис. 3.21, файл 10.mрр).

Равномерное распределение трудозатрат в течение рабочего дня полезно не только тем, что ресурсы перестают быть перегруженными в плане проекта. Как мы видим, в процессе распределения работ формируется их расписание, вплоть до момента начала и окончания определенной задачи в определенный день. Имея настолько детальный план работ, выполнять проект будет легче, посколь­ку в процессе выполнения проекта не придется думать о последовательности выполнения задач в течение дня, чтобы уложиться в срок и избежать простоя ресурсов.

Рис. 3.21 25 января загрузка всех ресурсов не превышает нормы