Электронный документооборот в банке

Традиционная система управления документооборотом в банке реализует следующие функции:

• управление записями, контроль документов, хранящихся в папках, на бумаге;

• управление формами, контроль форм, использующихся для сбора информации и составления отчетов;

• управление отчетностью, публикация и распространение отчетов на бумаге;

• управление руководствами и инструкциями, создание и распространение документов, содержащих информацию о политике банка, а также руководств по выполнению заданий;

• управление архивами, каталогизация, обзор, распределение и сохранение записей, бланков, отчетов, директив, пособий и всех остальных официальных документов.

Нормативная база банка включает в себя внешние и внутренние нормативные документы. К последним относятся технологические документы, регламентирующие выполнение банковских операций и процессов, организацию работы и взаимодействие подразделений. В процессе разработки внутренние нормативные документы подвергаются тщательному обзору и анализу, после утверждения вводятся в действие и становятся объектом выполнения и мониторинга соблюдения на срок их действия, а после окончания этого срока действия выводятся из обращения.

Предусмотрены следующие виды внутренних нормативных документов: положение; порядок, или регламент; инструкция. Нормативные документы определяют общие правила и формы осуществление определенных видов деятельности, взаимодействие подразделений банка, характеристики банковских продуктов и услуг, распределение ролей участников и последовательность осуществления отдельных процессов и операций.

324/

Таблица 14.1

Сводная таблица технических характеристик российских АБС

325/

В проведении работ по разработке, согласованию, утверждению и внесению изменений во внутренние нормативные документы участвуют руководство банка, руководители управлений и различные подразделения по направлениям, отнесенным к компетенции их деятельности. Внутренние нормативные документы вводятся в действие приказами или распоряжениями по банку.

Разработка нормативных документов требует совместной работы опытных специалистов из различных департаментов банка, юристов и специалистов по формулированию процедур. Эта работа может занимать длительное время и включать в себя повторяющийся процесс составления и пересмотра вариантов текста. Сначала готовится первоначальный проект текста, который нередко основан на соответствующей аналитической работе. Затем проект документа раздается для замечаний и комментариев внутренним и внешним экспертам. Наконец, текст документа направляется на комментарии и утверждение в соответствующие подразделения и руководству банка.

Нормативная база банка может представлять собой архив бумажных документов, документы также могут храниться в электронном виде в файловой системе, что само по себе чрезвычайно ненадежно и неэффективно. Следствием этого является длительный цикл создания, согласования, пересмотра, утверждения и распространения нормативных документов.

К основным элементам политики управления электронным документооборотом банка относятся: назначение — причина существования политики; цель — описание действий банка по проведению политики в жизнь; определения — употребляемые термины и их значения; декларация масштабов — рамки, в которых действуют положения политики; правила проведения — базовые принципы, на которых основываются методы управления документацией; полномочия — распределение полномочий в процессе проведения политики в жизнь; пересмотр и обнов ление — определение правомочности внесения изменений в политику и условий, при которых ее следует изменять.

Архитектура включает в себя предметы изучения данной дисцип лины и их взаимосвязь. Описание архитектуры происходит на трех уровнях (рис. 14.1).

1. Концептуальный уровень. Отвечают на вопросы: почему? (определяется масштаб системы управления и ее интеграция в общую систему работы банка) и кто? (устанавливаются взаимосвязи между причина ми внедрения системы управления знаниями и ее пользователями);

2. Логический уровень. Определяются процессы, которые выполняются людьми и машинами. Решаются вопросы: что будет делать система и когда должен запускаться каждый из процессов?

3. Предметный уровень. Воплощается физическая конструкция, обеспечивающая функционирование системы. Принимаются решения, как и где будет внедряться система?

326/

Рис. 14.1. Описание архитектуры системы электронного документооборота

Основными целями архитектуры системы электронного документооборота банка на базе ИТ являются:

• четкая формулировка допущений и направлений политики в отношении управления ИТ и документооборотом;

• определение пространства управления ИТ и документооборотом;

• установка важнейших границ пространства управления ИТ и документооборотом банка;

• минимизация помех в управлении ИТ и документооборотом (там, где полномочия и ответственность за документы определены нечетко);

• определение желательных и нежелательных вариантов поведения в процессе управления документооборотом;

• разработка стратегии поощрения желательного поведения в процессе управления документооборотом (эффективная «настройка» этапов жизненного цикла информации). '

К вспомогательным целям архитектуры системы электронного документооборота банка относятся:

• исключение лишних источников и адресов отправки документов, в которых нет необходимости;

• ввод в действие новых определений для терминов, которые допускают двойственное толкование (файл, запись, оригинал, публикация и др.);

• определение состояния объектов управления документооборотом и атрибутов системной информации с точки зрения точности, своевременности, релевантности, целостности, доступности и гибкости;

• представление моделей совместного управления документооборотом.

Результатом построения архитектуры системы электронного документооборота банка являются:

• четкие определения терминов: репозитарий, каталог, публикация, документ, запись, база данных, оригинал, владение и др.;

327/

• увеличение ответственности автора за созданный им документ на протяжении всего жизненного цикла управления документацией;

• снижение числа дублирующихся источников информации и повышение согласованности коллекции документов (хранилищ).

Иерархическая концепция архитектуры системы управления документооборотом банка, включает в себя следующие страты: репозитарий, помещение, шкаф, ящик, папка, документ.

Система управления электронным документооборотом банка реализует два вида процессов:

1) основные, ориентированные на репозитарий, папки с файлами, документы;

2) вспомогательные, ориентированные на данные, дизайн, управление текстами, текстовый запрос, администрирование, интеграцию системы, управление списками контроля доступа, обеспечение безопасности протоколов работы, управление системой рабочего процесса, управление внутри- и междокументационными ссылками.

Процессы, ориентированные на репозитарий, включают в себя создание репозитария, модификацию, и его уничтожение.

Процессы, ориентированные на папки, содержат для файла или подшивки: составление графика, открытие, закрытие, установление и снятие ограничений на доступ, отзыв, распечатку, разметку, поиск, архивирование, перенос, восстановление, уничтожение.

К процессам, ориентированным на документы, относятся добавление, добавление извне, одновременная загрузка, копирование, установка и снятие ограничений на доступ, просмотр, пересылка по электронной почте, архивирование, восстановление, распечатка, изъятие, удаление.

Процессы, ориентированные на данные, включают в себя добавление, редактирование, удаление, ограничение, индексацию, переиндексацию, поиск и составление отчета о системной информации.

Процессы, ориентированные на дизайн, отвечают за различные варианты представления системной информации о документе пользователю: добавление, редактирование, удаление составление отчета о вариантах дизайна.

Процессы, ориентированные на управление текстом, применяются для добавления, редактирования, удаления, оценки, индексации и переиндексации текста.

Процессы текстового запроса используются при осуществлении поиска и составлении отчета о тексте.

Процессы администрирования системы выполняют следующие административные функции приложения: инсталляция и деинсталляция системы клиентского ПО, инсталляция и деинсталляция системы серверного ПО, запуск и перезапуск системы, создание резервных копий файлов системы, перенос системы на другой носитель, проверка

328/

целостности системы, остановка системы, инсталляция исправлений и усовершенствованных версий системы, поддержка системы данных.

Процессы интеграции системы осуществляют функции внедрения системы приложений: интеграцию и дезинтеграцию среды приложений, интеграцию и дезинтеграцию среды мультисерверных приложений, установку и исключение взаимодействия между репозитариями, работающими в различной среде, балансировку загрузки сервера.

Процессы управления списками контроля доступа выполняют функции по обеспечению безопасности работы приложений и включают в себя обеспечение безопасности репозитария, папок с файлами, документа, версии документа, системной информации, индивидуальных параметров поиска, варианта дизайна, на уровне групп, на уровне пользователя, а также составление отчета о безопасности объектов.

Процессы обеспечения безопасности протоколов работы отвечают за протоколирование событий, происходящих в пользовательской или серверной среде, и содержат обеспечение безопасности протокола работы пользователя и сервера, составление отчета о безопасности протокола работы пользователя и сервера.

Управление системой рабочего процесса предусматривает сохранение пути маршрутизации документа или папки с файлами до пользовательской машины и реализует следующие функции: распределение ролей и установление взаимосвязей, поддержка целостности рабочего процесса.

Управление внутридокументными ссылками предназначено для определения необходимых ссылок, объединяющих отдельные части сложного документа в единое целое.

Управление междокументными ссылками используется для связи отдельных объектов документов между собой.

Поддержка различных форматов данных. Современные системы управления знаниями способны хранить и отображать более 200 различных текстовых и графических форматов данных, распространенных в мире. Они поддерживают конвертацию этих форматов в универсальные форматы данных, такие как PDF или HTML. Такое множество форматов позволяет осуществлять представление документа в исходном формате и универсальных форматах, используемых для хранения документов как электронных подлинников или очередных копий.

Управление версиями. Системы управления на базе ИКТ не могут быть внедрены в масштабах банка без поддержки ими всех возможных версий данного документа. Это обусловлено тем, что каждая версия, помимо системы внутренней нумерации и целостности ссылок, должна содержать необходимые комментарии, по которым можно отличить данную версию от других (хранимых в системе), а также иметь возможность создавать отдельные атрибуты на каждую версию, что

329/

позволяет в любой момент времени проследить всю историю обработки документов пользователями, создающими разные версии.

Атрибутирование документов. При атрибутировании документа пользователь заполняет определенную электронную форму, которая должна иметь возможность гибко проектироваться при помощи стандартных графических средств без программирования и позволять вносить изменения в состав атрибутов в ходе эксплуатации системы без риска нарушить бизнес-логику обработки документов. При этом атрибуты документа должны храниться отдельно от его содержимого, что позволяет обеспечить взаимнооднозначное соответствие между физическим местонахождением содержимого документа и его электронной атрибутивной формой, по которому осуществляется логический поиск документа. Такой подход позволяет построить территориально распределенные хранилища электронных документов, управляемых централизованно, а также снять любые ограничения на объем хранения электронных документов в системе.

Обеспечение возможности создания составных и связанных документов. Составные документы представляют собой структуры, каждая часть которых, в свою очередь, является самостоятельным документом со своими правилами доступа к нему и своими процессами коллективной разработки и этапами жизненного цикла. Такая функциональность позволяет формировать электронные подшивки, основанные не на физической, а на логической подборке документов по производным признакам. В результате один и тот же реальный первичный документ может отображаться в различных виртуальных подборках документов, посвященным различным тематикам. Это значительно повышает прозрачность доступа к документам и позволяет разделить доступ и полномочия разных подразделений банка, участвующих в комплектации подшивки. Кроме того, виртуальный документ сам по себе может участвовать в различных бизнес-процессах и иметь собственные права доступа и этапы жизненного цикла.

Полнотекстовый поиск и анализ документов. Современные системы управления обязательно должны включать в себя поддержку механизмов поиска по содержанию документа (альтернативного атрибутивному поиску) и полнотекстовому анализу (часто встраиваемых внутрь стандартных поисковых систем и объединяющих слова и связывающие их логические операторы). Есть специализированные профессиональные системы лингвистического анализа, позволяющие работать с хранилищами документов наравне с электронной почтой, файловой системой, СУБД, Интернет, а также реализовывать более тонкие механизмы извлечения неявных знаний, когда сам предмет поиска не является до конца формализованным. В основе таких систем лежат обработка запросов на естественном языке, автоматическое аннотирование текстов, автоматическая классификация на непересекающиеся

330/

различимые по смыслу области без предварительного задания критериев различия.

Управление этапами жизненного цикла документа. Под жизненным циклом понимается время существования электронного документа от момента его создания или импорта до его экспорта или уничтожения. Переход документа с одного этапа на другой осуществляется при выполнении заданного условия изменения какого-либо свойства документа, например формата, прав доступа, вида атрибутивной карточки. Перевод этапов жизненного цикла должен осуществляться как вручную, так и автоматически.

Управление бизнес-процессами банка. Автоматизация бизнес-процессов позволяет добиться значительного снижения непроизводительных потерь времени, связанных с передачей результатов выполнения функциональных задач на другие рабочие места или в разные подразделения, поддержать прозрачность управленческих регламентов и их воспроизводимость, что соответствует стандартам качества ИСО 9000 на уровне управления предприятием.

Современные системы управления на базе ИКТ содержат в своем ядре прикладные системы, поддерживающие так называемые Work-flow-технологии (технологии поддержки потоков заданий), которые дают возможность создавать при помощи графического редактора произвольные маршрутные схемы и назначать правила перехода этапов бизнес-процессов от одного пользователя к другому через диалоговый интерфейс без программирования и обеспечить графический или формальный мониторинг прохождения процессов между пользователями с возможностью расхождения, схождения, вложенности, условных переходов. Они обеспечивают возможность внесения изменений, позволяющих оптимизировать любой процесс на основе анализа его текущего состояния и одновременно с этим документировать изменение и автоматизировать новые действия операторов в ходе его выполнения.

331/

Глава 15 ЭЛЕКТРОННЫЕ БАНКОВСКИЕ УСЛУГИ