Организация документооборота

Правильно составленные и своевременно представленные документы играют большую роль в организации бухгалтерского учета. Для своевременного оформления операций необходимо заранее установить определенный порядок про­движения документов.

Движение документов в процессе их оперативного ис­пользования и бухгалтерской обработки от момента со­ставления или получения от других организаций до пере­дачи в архив после записи в учетные регистры называется документооборотом.

Основными требованиями, предъявляемыми к правиль­ной организации документооборота, являются:

1. Полнота и своевременность отражения всех хозяйственных операций при устранении излишнего дублирова­ния.

2. Устранение ненужных инстанций при прохождении документов у руководителей, специалистов, счетных ра­ботников.

3. Осуществление контроля над законностью операций и сохранностью имущества.

4. Обеспечение своевременного составления необхо­димой отчетности.

5. Равномерная нагрузка работой исполнителей, со­трудников бухгалтерии.

Основными этапами документооборота являются:

1. Создание документа – на этом этапе создания документа на каждый факт хозяйст­венной деятельности оформляется первичный бухгалтерский документ в момент совершения хозяйственной операции и сразу вслед за ней. На этом этапе следует определить, кто выписывает этот документ, сколько экземпляров оформ­ляется, кто подписывает документ, срок в который документ должен быть оформлен.

2. Проверка документа - следует определить, кто будет осуществлять проверку документа по форме, содержа­нию и арифметическую, куда и в скольких экземплярах необ­ходимо представить документ, порядок представления и сро­ки представления.

3. Бухгалтерская обработка - необходимо опреде­лить исполнителей проведения расценки (таксировки), груп­пировки и контировки, записи в учетные регистры, а также сроки их проведения.

4. Передача документов в архив - необходимо опре­делить порядок подготовки документов для передачи в архив, ответственных за это, сроки передачи документов в архив.

Ответственным за организацию документооборота явля­ется главный бухгалтер.

Рациональная организация документооборота преду­сматривает минимальный период между временем соверше­ния хозяйственной операции и получением информации об этом руководителями и специалистами.

Для четкой регламентации движения документов состав­ляется график документооборота. График устанавливает в организации рациональ­ный документооборот, т.е. предусматривает оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения их каждым первичным документом, и определять минимальный срок его нахождения в подразделении.