Правила и требования к составлению, приемке и обработке документов.

К составлению документов предъявляют следующие требования:

1. Документы составляют в момент совершения хозяйст­венной операции или непосредственно по окончании опера­ции.

2. Документ должен быть заполнен качественно, содер­жать достоверную информацию и иметь обязательные рекви­зиты.

3. Записи в первичных документах должны производить­ся чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации. За­прещается использовать для записей простой карандаш, чернила или пасты зеленого или красного цвета.

4. Свободные строки в документах обязательно прочер­киваются линией.

5. Исправления в документе допускаются только корректурным способом (уточнения). Исправления должны быть подтверждены подписями тех же лиц с указанием даты внесения исправлений.

6. Денежные документы состав­ляются в день совершения операции. Сумма в документах указывается цифрами и прописью. Причем первая буква сум­мы должна быть обязательно заглавной. Исправления в де­нежных документах не допускаются.

Ответственность за достоверность содержащихся в до­кументе данных, а также за качество их составления несут должностные лица, составившие и подписавшие эти докумен­ты.

Оформленные документы направляются в бухгалтерию организации. Поступив к бухгалтеру, оформленные документы под­вергаются проверке. Она может быть:

1) по форме - это проверка полноты и правильно­сти оформления документа, заполнения реквизитов, наличие и подлинность подписей, правильность указанной даты со­ставления документа.

2) по содержанию - проверка закон­ности операции, ее хозяйственной целесообразности.

3) арифметическая проверка - выяснение пра­вильности выполненных арифметических действий при за­полнении документа.

При обнаружении в документе неточностей, ошибок бух­галтер должен вернуть его для исправления или задержать до выяснения причин допущенных неточностей.

После проверки принятые документы подвергаются об­работке, которая состоит из следующих этапов:

1) расценка (таксировка) - это выражение в денежном измерении коли­чественных сведений о хозяйственной операции, содержа­щейся в документе. Таксировка - это проставление на доку­менте цены и суммы.

2) группировка состоит в подборе и записи в накопитель­ные регистры (книги) данных однородных бухгалтерских до­кументов или однородных по экономическому содержанию хозяйственных операций.

3) контировка - это указание корреспонденции между сче­тами бухгалтерского учета по данной хозяйственной опера­ции.

Обработанные первичные документы должны содержать отметку об этом для того, чтобы они не были ис­пользованы повторно, то есть на них указывается дата записи в учетные регистры.

Все денежные документы подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

На основе первичных документов составляются сводные учетные документы.