Организация и информационное обеспечение экономического анализа деятельности предприятий

Организационные формы и исполнители экономического анализа на предприятиях. Планирование аналитической работы. Информацион­ное и методическое обеспечение анализа. Порядок оформления резуль­татов анализа.

Результативность анализа хозяйственной деятельности во многом за­висит от правильной его организации, которая должна соответствовать ряду требований. Она должна носить научный характер, строиться на плановой основе, основываться на новейших методиках, обеспечивать действенность и эффективность аналитического процесса.

Аналитическая работа входит в служебные обязанности каждого руководителя, каждого менеджера, принимающего управленческие решения. Отсюда важным принципом ее организации является четкое распределение обязанностей по проведению анализа между отдельными исполнителями. От того, насколько рационально распределены обя­занности, зависит, с одной стороны, полнота анализа, а с другой – предупреждается дублирование одной и той же работы различными службами, более эффективно используется служебное время различ­ных специалистов.

Организационные формы анализа хозяйственной деятельности на предприятиях определяются составом аппарата и техническим уров­нем управления. На крупных промышленных предприятиях деятель­ностью всех экономических служб управляет главный экономист, ко­торый является заместителем директора по экономическим вопросам. Он организует всю экономическую работу на предприятии, в том числе и по анализу хозяйственной деятельности. В непосредственном его подчинении находятся лаборатория экономики и организации произ­водства, планово-экономический отдел, отделы труда и заработной платы, бухгалтерского учета, финансовый и т.д.

В отдельное структурное подразделение может быть выделен отдел ' или группа экономического анализа. На средних и мелких предпри­ятиях аналитическую работу возглавляет менеджер планового отдела или главный бухгалтер.

Экономический анализ входит в обязанности не только работни­ков экономических служб, но и технических отделов (главного меха­ника, энергетика, технолога, новой техники и др.). Им занимаются также цеховые службы, руководители бригад, участков и т.д. Это объ­ясняется тем, что какой бы квалификацией не обладали работники экономических служб, только их силами не может быть глубоко и все­сторонне сделан анализ хозяйственной деятельности предприятия. Только общими усилиями совместной работы экономистов, техников, технологов, руководителей разных производственных служб, обладаю­щих разносторонними знаниями по изучаемому вопросу, можно ком­плексно исследовать поставленную проблему и найти наиболее опти­мальный вариант ее решения.

Для проведения разовых аналитических исследований, связанных с решением крупных стратегических проблем, предприятия могут пользоваться также услугами специалистов аудиторских и консульта­ционных фирм.

Важным условием, от которого зависит действенность и эффек­тивность экономического анализа, является планомерный характер его проведения. Поэтому на каждом предприятии вся работа по про­ведению анализа должна планироваться, для чего составляются ком­плексный план аналитической работы предприятия и тематические планы.

Комплексный план аналитической работы обычно составляется на один год. Его разрабатывает специалист, ответственный за ее проведение. В плане намечается перечень объектов анализа, подле­жащих изучению, определяются цели анализа. Затем разрабатывает­ся система показателей, анализ которых обеспечивает достижение поставленной цели, предусматривается периодичность проведения анализа по каждому объекту (раз в год, поквартально, ежемесячно, подекадно, ежедневно), сроки выполнения аналитической работы, состав исполнителей анализа по каждому вопросу и распределение обязанностей между ними. Следует также предусмотреть источники информационного и методического обеспечение анализа по каждо­му изучаемому вопросу (номер инструкции или компьютерной про граммы). В плане указываются также внешние и внутренние пользо­ватели анализа.

Кроме комплексного плана на предприятии могут составляться и тематические планы проведения анализа по глобальным пробле­мам, которые требуют углубленного изучения. В них рассматрива­ются объекты, субъекты, этап, сроки проведения анализа, его ис­полнители и др.

Важное место в организации экономического анализа на пред­приятии занимает его информационное обеспечение. При анализе используется не только экономические данные, но и техническая, технологическая и другая информация. Все источники данных для анализа делятся на нормативно-плановые, учетные и внеучетные.

К нормативно-плановым источникам относятся все типы планов, которые разрабатываются на предприятии (перспективные, теку­щие, оперативные), а также нормативные материалы, сметы, ценни­ки, проектные задания и др.

Источники информации учетного характера – это все данные, ко­торые содержат документы бухгалтерского, статистического и опера­тивного учета, а также все виды отчетности, первичная учетная доку­ментация.

Ведущая роль в информационном обеспечении анализа принад­лежит бухгалтерскому учету и отчетности, где наиболее полно отра­жаются хозяйственные явлений, процессы, их результаты. Своевре­менный и полный анализ данных первичных и сводных учетных регистров и отчетности обеспечивает принятие необходимых кор­ректирующих мер, направленных на достижение лучших результа­тов хозяйствования.

Данные статистического учета и отчетности предприятия ис­пользуются для углубленного изучения тенденций основных пока­зателей и факторов, формирует™ их уровень. Изучение данных макроэкономической статистики в целом по отрасли или народному хозяйству необходимо для оценки внешних условий функциониро­вания предприятия и степени хозяйственных и финансовых рисков.

Оперативный учет и отчетность способствуют более оперативно­му по сравнению со статистикой или бухгалтерским учетом обеспече­нию анализа необходимыми данными (например, о производстве и отгрузке продукции, о состоянии производственных запасов) и тем самым создают условия для повышения эффективности аналитиче­ских исследований.

Учетным документом, согласно нашей классификации, является и экономический паспорт предприятия, где накапливаются данные о результатах хозяйственной деятельности за несколько лет. Значи­тельная детализация показателей, которые содержатся в паспорте, позволяет провести многочисленные исследования динамики, вы­явить тенденции и закономерности развития экономики предпри­ятия.

Внеучетные источники информации – это документы, регулирую­щие хозяйственную деятельность, а также данные, характеризующие изменение внешней среды функционирования предприятия. К ним относятся:

1. Официальные документы, которыми обязано пользоваться пред­приятие в своей деятельности: законы государства, указы президента, постановления правительства, приказы вышестоящих органов управ­ления, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководи­телей предприятия, решения совета директоров, собраний акционе­ров и т.д.

2. Хозяйственно-правовые документы: договоры, соглашения, решения арбитража и судебных органов, рекламации.

3. Научно-техническая информация: публикации, отчеты по ре­зультатам научно-исследовательской работы и др.

4. Техническая и технологическая документация.

5. Материалы специальных обследований состояния производства на отдельных рабочих местах – хронометраж, фотография и т.п.

6. Информация об основных контрагентах предприятия – поставщиках и покупателях. Данные о поставщиках необходимы для про­гнозирования их надежности и ценовой политики. Сведения о поку­пателях требуются для характеристики их текущей и долгосрочной платежеспособности.

7. Данные об основных конкурентах, полученные из разных ис­точников информации – Интернета, радио, телевидения, газет, жур­налов, информационных бюллетеней и др.

8. Данные о состоянии рынка материальных ресурсов (объемы рынков, уровень и динамика цен на отдельные виды ресурсов).

9. Сведения о состоянии рынка капитала (ставки рефинансирова­ния, официальные курсы иностранных валют, ставки коммерческих банков по кредитам и депозитам и др.).

10. Данные о состоянии фондового рынка (цены спроса и предло­жения по основным видам ценных бумаг, объемы и цены сделок по основным видам фондовых инструментов, сводный индекс динами­ки цен на фондовом рынке).

11. Данные Госкомстата об изменениях макроэкономической си­туации в стране и др.

Не менее важное значение в организации анализа имеет методиче­ское его обеспечение. От того, какие методики анализа используются на предприятии, зависит его результативность. Ответственность за методическое обеспечение анализа обычно возлагается на специа­листа, который осуществляет руководство аналитической работой на предприятии. Он обязан постоянно совершенствовать методику комплексного анализа хозяйственной деятельности на основе изуче­ния достижений науки и передового опыта в области анализа и вне­дрять ее во всех сегментах предприятия, осуществлять подготовку и переподготовку кадров по вопросам анализа. Особое значение имеет разработка собственных или адаптация готовых компьютерных про­грамм анализа, позволяющих оперативно и комплексно исследовать результаты хозяйственной деятельности с использованием экономи­ко-математических методов.

Любые результаты аналитического исследования деятельности предприятия в целом или его сегментов должны быть оформлены со­ответствующими документами. Это может быть аналитический отчет (пояснительная записка), справка, заключение.

Аналитический отчет (пояснительная записка) обычно составля­ется для внешних пользователей. Если результаты анализа предна­значены для внутрихозяйственного использования, они оформляют­ся в виде справки или заключения.

Содержание аналитического отчета должно быть достаточно пол­ным. Прежде всего, он должен содержать общие вопросы, отражаю­щие экономический уровень развития предприятия, условия его хо­зяйствования, характеристику ассортиментной и ценовой политики, конкурентоспособности продукции, широту и долю рынков сбыта продукции, репутацию предприятия, его имидж в деловом мире. Не­обходимо также указать положение товаров на рынках сбыта, т.е. на какой стадии жизненного цикла находится каждый товар на рынке (внедрения, роста и развития, зрелости, насыщения и спада). Следует охарактеризовать реальных и потенциальных конкурентов, указать сильные и слабые стороны их бизнеса.

После этого необходимо отразить как минимум за три года динами­ку показателей, характеризующих производственные и финансовые результаты, имущественное и финансовое состояние предприятия, его деловую активность, эффективность работы, перспективы развития.

Нужно также раскрыть в нем изменения в учетной политике пред­приятия, которые могут оказать существенное влияние на денежные потоки, финансовые результаты и т.д.

Должна быть дана расшифровка агрегированных показателей от­четности (состав дебиторской и кредиторской задолженности, крат­косрочных и долгосрочных финансовых вложений, распределения прибыли и др.), а также отражена информация по сегментам (выруч­ка, затраты, прибыль, активы, обязательства сегментов по операци­онным и географическим признакам).

Для правильного отражения динамики показателей должна быть обеспечена их сопоставимость по всем параметрам (методике оцен­ки, методике расчета, по составу и т.д.).

В пояснительной записке дается характеристика как положитель­ных, так и отрицательных сторон деятельности предприятия за отчет­ный период, раскрываются объективные и субъективные, внешние и внутренние факторы, повлиявшие на производственные и финан­совые результаты его работы, излагается перечень мероприятий, на­правленных на устранение имевших место недостатков и повышение эффективности функционирования предприятия в будущем.

Аналитическая часть отчета должна быть обоснованной, конкрет­ной по стилю. Результаты анализа представляются в ней в виде таб­лиц, графиков, диаграмм и т.д. Особое внимание, нужно уделять вы­водам и предложениям по результатам анализа. Они должны быть всесторонне обоснованными и направленными на улучшение резуль­татов хозяйственной деятельности, освоение выявленных внутрихо­зяйственных резервов.

Содержание справки или заключения по результатам анализа, в от­личие от пояснительной записки, может быть более конкретным, акцентированным на отражение недостатков или достижений, вы­явленных резервов, способов их освоения. Здесь может быть опуще­на общая характеристика предприятия и условий его деятельности.

Отдельно следует остановиться на бестекстовой форме представ­ления результатов анализа. Это постоянный макет типовых аналити­ческих таблиц, графиков без пояснительного текста. Аналитические таблицы и графики позволяют систематизировать, обобщить изучае­мый материал и представить его в пригодной для восприятия форме. Формы таблиц могут быть самыми разнообразными. Они строятся в соответствии с требующимися для анализа данными. Показатели в аналитических таблицах необходимо размещать таким образом, чтобы они одновременно использовались в качестве аналитическо­го и иллюстративного материала. При этом не нужно стремиться дать в одной таблице все показатели работы предприятия или бро­саться в другую крайность — вводить множество таблиц. Как уни­версализация, так и безмерное количество таблиц усложняют их ис­пользование. Аналитические таблицы должны быть наглядными и простыми.

Такой порядок оформления результатов анализа в последнее вре­мя находит все большее применение. Он рассчитан на высококвали­фицированных работников, способных самостоятельно разобраться в обработанной и систематизированной информации и принимать необходимые решения. Бестекстовый анализ повышает его действен­ность потому, что при этом сокращается разрыв между выполнением анализа и использованием его результатов.

Наиболее существенные результаты анализа могут заноситься в специально предусмотренные для этого разделы экономического паспорта предприятия. Наличие таких данных за несколько лет по­зволяет рассматривать результаты анализа в динамике.