Цели и задачи общей геологии 1 страница

5.1. Организация документооборота..................................................... 158

5.2. Технологии обработки поступающих документов................. 161

5.2.1. Экспедиционная обработка поступающей корреспонденции 162

5.2.2. Предварительное рассмотрение документов....................... 165

5.2.3. Рассмотрение корреспонденции руководителем................. 166

5.2.4. Передача документов в структурные подразделения........ 167

5.2.5. Обработка телеграфных и телефонных сообщений........... 169

5.3. Организация движения документов между подразделениями 169

5.3.1. Документооборот исполнителя (сотрудника)......................... 170

5.3.2. Организация движения инициативных и ответных документов 171

5.4. Обработка отправляемой корреспонденции............................. 172

5.5. Подсчет и оптимизация документооборота................................ 174

ГЛАВА 3

ОСНОВНЫЕ ВИДЫ И СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ

ДОКУМЕНТАЦИИ 62

3.1. Общероссийские системы документации.................................... 62

3.2. Унифицированные системы управленческой документации 65

3.3. Унифицированные формы отраслевой документации......... 69

3.4. Особенности оформления наиболее распространенных видов
организационно-распорядительных документов..................... 70

3.4.1. Протоколы........................................................................................... 71

3.4.2. Акты....................................................................................................... 73

3.4.3. Докладные и объяснительные записки, заявления, справки 74

3.4.4. Распорядительные документы..................................................... 76

3.4.5. Организационно-правовые документы..................................... 79

ГЛАВА4

КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ 81

4.1. Письменная корреспонденция........................................................... 81

4.1.1. Носители письменной корреспонденции.................................. 82

4.1.2. Бумага для письменной корреспонденции............................... 87

4.2. Телеграммы................................................................................................ 89

4.3. Телефонограммы..................................................................................... 94

4.4. Факсограммы............................................................................................. 97

4.5. Сообщения электронной почты....................................................... 103

4.6. Виды и разновидности деловых писем....................................... 106

4.6.1. Информационное письмо............................................................ 108

4.6.2. Письмо-сообщение........................................................................ 110

4.6.3. Письмо-приглашение.................................................................... 111

4.6.4. Письмо-извещение........................................................................ 114

4.6.5. Письмо-уведомление.................................................................... 116

4.6.6. Письмо-предложение.................................................................... 118

4.6.7. Рекламное письмо.......................................................................... 123

ОГЛАВЛЕНИЕ

ПРЕДИСЛОВИЕ..................................................................................................... 3

ГЛАВА 1

ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ 4

1.1. Основные понятия управления документами.............................. 4

1.1.1. Документ и его характеристики...................................................... 4

1.1.2. Управление документами................................................................ 7

1.1.3. Деятельность в области управления документами................. 8

1.1.4. Ответственность и полномочия по управлению документами 9

1.1.5. Система управления документами............................................. 11

1.2. Нормативно-правовая база управления документами.......... 13

1.2.1. Общая характеристика нормативно-правовой базы управления
документами...................................................................................... 14

1.2.2. Правовая база управления документами................................ 18

1.2.3. Стандарты в управлении документами.................................... 21

1.2.4. Нормативные правовые акты межведомственного

ведомственного характера 33

ГЛАВА2

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ
ДОКУМЕНТОВ ............................................................................................... 34

2.1. Общие требования к юридической силе и оформлению
документов................................................................................................ 34

2.2. Состав реквизитов управленческих документов и правила

их оформления........................................................................................ 38

2.3. Требования к бланкам документов................................................. 57

79. Секретарское дело (образцы документов, организация и технология работы): Учебно-практическое пособие / Под ред. И.К. Корнеева. М.: ТК Велби; Проспект, 2004.

80. СоковаА.Н. Понятие вида в документоведении (документная систе­матика) //Делопроизводство. 2002. № 3. С. 7-12.

81. Саттои М., Дою Д. Корпоративный документооборот: принципы, технологии, методология внедрения. СПб.: Азбука; ООО «БМикро», 2002.

82. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ P 6.30-2003. - М.: Росархив, ВНИИДАД, 2003.

83. Тейлор К. Основы делопроизводства в современном бизнесе: Пер. с англ. М.: Сол. Систем; Финансы и статистика, 1997.

84. Унификация текстов управленческих документов: Методические ре­комендации. - М.: Росархив; ВНИИДАД, 1998.

85. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Оформление документов. М.: Дело, 2004.

86. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной техно­логии и документационному обеспечению органов управления. М., 1993.

87. Типовые нормы времени и выработки на работы и услуги, выполня­емые в государственных архивах с применением ПЭВМ. М., 2001.

Справочные и учебные издания

63. Большой толковый словарь компьютерных терминов. 1999.

64. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. М.: ТК Велби; Проспект, 2008.

65. Делопроизводство: Организация и технологии документационного обеспечения управления / Под ред. Т.В. Кузнецовой. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000.

66. Качественный анализ автоматизированных систем документацион­ного обеспечения управления: Справочник / РОО «Гильдия специа­листов в области информатики и управления документацией». М.: Мысль, 2005.

67. Тарифно-квалификационные характеристики (требования) по обще­отраслевым должностям служащих. — М.: Изд-во ПРИОР, 2001.

68. Корнеев И.К. Организация технологий офисной деятельности. М.: ГУУ, 2001.

69. Корнеев И.К. Основы компьютерной информационной поддержки управленческой деятельности: Учеб. пособие. М.: ГУУ, 2006.

70. Корнеев И.К, Ксандопуло Г.Н., Машурцев В.А. Информационные тех­нологии: Учебник. М.: ТК Велби; Прогресс, 2007.

71. Корнеев И.К, Пшенко А. В. Деловая переписка и образцы документов: Учебно-практическое пособие. М.: ТК Велби; Прогресс, 2005.

72. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. М., 2002.

73. Квалификационный справочник должностей руководителей, специа­листов и других служащих. — М.: Минтруд России, 2000.

74. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. М.: ИНФРА-М, 2002.

75. ПавлюкЛ.В., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству и осно­вам работы на компьютере. М.; СПб., 1997.

76. Пшенко А.В. Делопроизводство: Документационное обеспечение ра­боты офиса. М.: Мастерство, 2006.

77. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (делопроиз­водство): Учеб. пособие. М.: ФОРУМ-ИНФРА, 2002.

78. Пшенко А.В., Доронина Л.А. Делопроизводство: Практическое пособие. М.: Юрайт-Издат, 2004.

Инструкции и методические рекомендации

48. Инструкция о порядке открытия штемпельно-гравировальных пред­приятий (утв. приказом Росархива от 13.02.1978 № 34).

49. Инструкция по делопроизводству в Администрации Президента Рос­сийской Федерации. М., 1997.

50. Методические рекомендации по унификации текстов управленческих документов. М.: ВНИИДАД, 1998.

51. Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). М.: Росархив; ВНИИДАД, 2003.

52. Положение о порядке обращения со служебной информацией огра­ниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти. 1994.

53. Положение «О порядке учета архивных документов при приватизации государственного и муниципального имущества», утверждено распо­ряжением Госкомимущества РФ от 22.10.1996 № 1131 -р и приказом Росархива от 06.11.1996 № 54.

54. Примерное положение о постоянно действующей экспертной комис­сии учреждения, предприятия, организации // В кн.: Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельно­сти негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов): Справоч­ное пособие. М.: Росархив; ВНИИДАД, 1996.

55. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах ис­полнительной власти (утв. приказом Росархива от 27.11.2000 № 68). М.: Росархив ВНИИДАД, 2002.

56. Управленческие документы постоянного срока хранения, образующие­ся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных коопера­тивов): Справочное пособие. М.: Росархив; ВНИИДАД, 1996.

Нормы труда и выработки

57. Квалификационный справочник должностей руководителей, специа­листов и других служащих. М., 1998.

58. Нормативы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной влас­ти. М., 2002.

59. Типовые нормы времени и выработки на работы и услуги, выполня­емые в государственных архивах с применением ПВЭМ. М., 2001.

60. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по до­кументационному обеспечению управления. М., 1995.

61. ГОСТ 9327-60. Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форма­ты.

62. ГОСТ 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и опре­деления.

63. ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры, технические условия (с изм. 1984 г.).

64. ГОСТ 7.32-91. ССИБИД. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления.

65. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система документации. Уни­фицированная система организационно-распорядительной докумен­тации. Требования к оформлению документов.

66. ГОСТ Р 51511-2001. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требо­вания (с изм. № 1 от 25.12.2002 № 505-СТ).

67. ПР 50-733-93. Основные положения Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и унифицированных систем документации Российской Федерации.

68. РД 50-613-86. Методические указания по внедрению и применению ГОСТ 6.10.4-84 «УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычис­лительной техники. Основные положения».

69. СанПиН 2.2.2.542-96. Гигиенические требования к видеодисплейным терминалам, персональным электронным вычислительным машинам и организации работы (утв. Госсанэпиднадзором России 20.05.1996).

Перечни

43. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госко­митетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения (утв. Главархивом СССР 15.08.1988). М.: Главархив СССР, 1989.

44. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в дея­тельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархи-вом 06.10.2000). М.: Росархив, ВНИИДАД, 2000.

45. Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы. М.: Главархив СССР, 1988.

46. Перечень документов, образующихся в деятельности Государственной Думы Федерального Собрания РФ. М., 1999

47. Перечень документов, образующихся в деятельности Центрального банка Российской Федерации, с указанием сроков хранения. М.: Цен­тробанк, 2000.

48. Об упорядочении изготовления, использования, хранения и унич­тожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации: постановление Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 (в ред. от 08.06.2001).

49. Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации: постановление Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009 (в ред. от 30.09.2002).

50. Соглашение о правопреемстве в отношении государственных архивов бывшего Союза ССР от 06.06.1992.

51. Государственная система документационного обеспечения управле­ния. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: ВНИИДАД, 1991.

52. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). ОКОП-93.

53. Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) ОК 016-94.

54. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчет­ности в Российской Федерации (утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н (в ред. от 24.03.2000)).

55. Об утверждении унифицированных форм первичной учетной доку­ментации по учету труда и его оплаты: постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

56. Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на пред­приятиях, в учреждениях и организациях: постановление Государ­ственного комитета по науке и технике, Государственного комитета по стандартам и Главного архивного управления от 30.11.1981 №463/161/298.

Государственные стандарты

30. ГОСТ Р 1.0-2004, ГОСТ Р 1.2-2004, ГОСТ Р 1.5-2004. Государственная система стандартизации Российской Федерации.

31. ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированная система документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машино­грамме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения.

32. ГОСТ 7.1-2005. ССИБИД. Библиографическое описание документа. Общие требования и правила составления.

33. ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированная система документации. Требова­ния к построению формуляра-образца.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

Нормативно-правовые акты

1. Конституция Российской Федерации.

2. Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть первая от 30.11.1994 № 1-ФЗ (в ред. от 23.12.2003).

3. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.06.2003 (в ред. 06.10.2006).

4. Декларация прав и свобод человека и гражданина от 22.11.1991.

5. О Государственном гербе Российской Федерации: Федеральный кон­ституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ (в ред. от 30.06.2003).

6. О бухгалтерском учете: Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ.

7. О государственной тайне: Федеральный закон от 21.07.1993 № 5485-1 (в ред. от 11.11.2003).

8. О государственных и муниципальных унитарных предприятиях: Фе­деральный закон от 14.11.2002 № 161-ФЗ.

9. О коммерческой тайне: Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ.

10. О персональных данных: Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

11. О языках народов Российской Федерации: Закон РФ от 25.10.1991 № 1807-1.

12. Об архивном деле в Российской Федерации: Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

13. Об информации, информационных технологиях и о защите инфор­мации: Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ.

14. Об участии в международном информационном обмене: Федеральный закон от 04.07.1996 № 85-ФЗ.

15. Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера: Указ Президента РФ от 06.03.1997 № 188.

16. Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне: Указ Президента РФ от 30.1 1.1995 № 1203 (в ред. от 29.05.2002).

17. Об электронной цифровой подписи: Закон Российской Федерации от 10.01.2002 № 1-ФЗ.

18. Об обращениях граждан: Закон г. Москвы от 18.06.1997 № 25.

19. О Перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тай­ну: постановление Правительства РФ от 05.12.1991 № 35 (в ред. от 03.05.2002).

20. О трудовых книжках: постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (в ред. от 06.02.2004).

Результаты тестирования

При досрочном завершении сеанса тестирования (экранная кнопка «Закончить») или при исчерпании лимита времени, выде­ленного на выполнение теста, в окне программы TGTester выводят­ся результаты тестирования, представленные на рис. 7. После про­смотра этих результатов пользователь может начать новый сеанс тестирования, нажав экранную кнопку «Закончить тестирова­ние».

ъ TGTester 3.0._ Test: GTsample30 1Т1д]ЕЯ

Всего вопросов: 3. Дано ответов: 2. И» них правильных: 1. Общий результат: 33-».,

Анагаи ответов:

Вопрос 1. Кто причастен к созданию программного обеспечения "open-source"? — Ответ правильный

Вопрос 2. Кто является автором Perl?... Ответ отсутствует

Вопрос 3. Как называется unix-подобная операционная система, созданная в рамках

сообщества "open-source"? _ Ответ неправильный

Закончить тестирование

Рис. 7. Окно программы с результатами тестирования

Хранение итогов тестирования в данной версии программы TGTester не предусматривается.

* TGTester 3.0. Test: GTs.mple30 . П'Х

_____________ Вопрос 3lH 3_____________

Как называется unix-подобная операционная система, созданная в рамках сообщества zl "open-source"? »|

Показать рисунок I

! Inus]

Введите ответ, а затем нажмите кнопку "ГОТОВО"

ГОТСвО ОТВЕТ ПРИНЯТ!

ЧЧ: мм: СС

« Предыдущей вопрос ] Перечень вопросов | | Шрифт 10-

Рис. 5. Окно программы после выполнения третьего задания открытого

типа

зом, в ходе тестирования кнопка «Следующий вопрос» в сочетании с кнопкой «Предыдущий вопрос» позволяет пользователю изменять порядок выполнения заданий, а именно пропускать их и возвра­щаться как к ранее пропущенным, так и к уже выполненным зада­ниям для коррекции своих ответов.

Кроме того, для изменения порядка выполнения заданий теста можно использовать экранную кнопку «Перечень вопросов». После ее нажатия в окне выводится список всех заданий, где уже выпол­ненные пользователем задания отмечены галочкой. Окно при этом имеет вид, представленный на рис. 6.

Для того чтобы начать или повторить выполнение любого из заданий, необходимо левой кнопкой мышки кликнуть по соответ­ствующему элементу этого списка.

Выберите вопрос т списка (пометки в "Check box" отражают наличие попыток ответа!

F 1. Кто причастен к созданию программного обеспечения "open-source"? — Г" 2. Кто является автором Perl?...

Г* 3. Как называется unix-подобная операционная система, созданная в рамках сообщества _ "open-source"?

ЧЧ:ММ:СС ■------------ 1------ —— 1--------------- 1-- '------- 1-- —-- 1

Рис. 6. Окно программы с перечнем всех вопросов теста ти окна автоматически появится полоса с бегунком для прокрутки текста.

На рис. 3 изображено окно с заданием типа «выбор одного из многих». Для выполнения этого задания пользователь должен ле­вой кнопкой мышки пометить всего один правильный вариант ответа. Пометка устанавливается с помощью представленных в окне переключателей типа «ИЛИ» («Radio button*).

На рис. 4 изображено окно с последним заданием теста, отно­сящимся к заданиям открытого типа. Для его выполнения пользо­ватель должен в поле ввода нижней части окна ввести строку с текстом правильного ответа и нажать экранную кнопку «Готово».

Ниже текста вопроса задания на экране присутствует кнопка «Показатьрисунок», нажатие которой позволит пользователю уви­деть рисунок, связанный с данным заданием. Вид данного окна в момент нажатия кнопки «Готово» представлен на рис. 5.

В процессе тестирования в левом нижнем углу окна на черном фоне постоянно отображается изменяемое значение оставшегося до завершения сеанса времени.

Для досрочного завершения сеанса может быть использована экранная кнопка «Закончить», а экранная кнопка «Шрифт» для обеспечения более комфортной работы пользователя позволяет изменять масштаб отображаемого в окне материала.

Навигация (переход от одного тестового задания к другому)

Для перехода к следующему заданию теста используется экран­ная кнопка «Следующий вопрос». Данный переход возможен и без выполнения задания, например, для того, чтобы пользователь мог пропустить или временно отложить его выполнение. Таким обра-

Test: GTsample30

Вопрос 1 Mi 3

по его мнению, варианты ответа. Пометки расставляются левой кнопкой мышки с помощью представленных в окне переключате­лей типа «И» («СИеск box»).

Отметим, что окно с тестовым заданием разделено горизонталь­ной линией на две части: верхнюю (с текстом вопроса) и нижнюю (с вариантами ответа на вопрос). Перемещая мышкой с нажатой левой кнопкой расположенный в правом конце разделительной линии прямоугольный бегунок, пользователь может изменять про­порцию размеров частей окна. Кроме того, если размер части окна не позволяет полностью разместить в ней весь текст, то в этой час-

TGTester 3.0. Test: GTsample30

____ Вопрос 2 И> 3_____________________________

il

Начальное окно программы электронного тестирования

После запуска программы TGTester на экране появится окно, вид которого изображен на рис. 1. При этом правая часть окна со­держит перечень тестов, которые можно выполнять.

Сеанс тестирования

Начать тестирование можно двумя способами. Первый заклю­чается в том, что сначала нужно выбрать тест, кликнув левой кноп­кой мышки по его имени в списке тестов окна, а затем нажать эк­ранную кнопку «Начать тестирование». Второй способ состоит в том, что в списке тестов нужно дважды кликнуть левой кнопкой мышки по имени того теста, который пользователь хочет выпол­нить.

Перед тестированием программа TGTester случайным образом формирует порядок выполнения заданий выбранного теста, а так­же определяет, какую модификацию каждого из заданий следует выполнять пользователю. После этого выбранная модификация очередного задания теста появляется в окне, вид которого зависит от типа задания.

На рис. 2 изображено окно с первым заданием теста типа «вы­бор нескольких из многих». Для выполнения этого задания поль­зователь должен левой кнопкой мышки пометить все правильные,

Приложение

ИНСТРУКЦИЯ ПО ИСПОЛЬЗОВАНИЮ ТЕСТОВОЙ ПРОГРАММЫ TGTESTER

Введение

Для повышения уровня качества усвоения прочитанного мате­риала можно воспользоваться средствами электронного тестиро­вания, находящимися на прилагаемом компакт-диске (CD). Эти средства включают программу проведения тестирования (файл с именем TGTester.exe) и набор тестов (файлы, имена которых имеют расширение Jgm).

Программа TGTester предназначена для индивидуального тес­тирования на персональном компьютере, работающем под управ­лением операционных систем Windows 9X/NT/2X/XP/Vista.

Каждый тест состоит из тестовых заданий (вопросов). Вопросы тестов фокусируют внимание на самых важных пунктах изложен­ного материала. Поэтому тестирование может быть использовано как для проверки степени усвоения полученных знаний, как и для их закрепления.

Типы тестовых заданий:

• выбор одного из нескольких предлагаемых вариантов отве­та на вопрос;

• множественный выбор (выбор нескольких из предлагаемых вариантов ответа, а может быть, и всех);

• открытый ответ (ответ на вопрос в произвольной форме). Каждое из заданий теста имеет несколько модификаций. При

каждом тестировании программа автоматически выбирает одну из этих модификаций. Время на выполнение всего теста ограничено. Однако временного лимита на выполнение отдельного тестового задания нет.

Тестируемый может временно отложить выполнение текущего задания теста и перейти к выполнению другого. Кроме того, он всегда может вернуться к уже выполненным заданиям для внесения изменений в свой ответ. При завершении теста оценивается лишь последний вариант ответа.

Подведение итогов тестирования может осуществляться на ос­нове учета процента правильно выполненных тестовых заданий и скорости выполнения теста.

эти изменения, сохраняя в неприкосновенности информацию о документах, обработанных ранее.

Механизмы администрирования и обеспечения надежности рабо­ты. Средства администрирования АСДОУ, позволяющие назна­чать и модифицировать полномочия пользователей по отношению к документам и функциям системы, должны обеспечивать ее на­стройку в соответствии с возможными изменениями организаци­онной структуры. Необходимо, чтобы действие таких настроек распространялось не только на отдельные документы, но и на их группы, имеющие иногда сложную иерархическую структуру. Для аналитической работы с документами не обойтись без средств, по­зволяющих относить документы к различным темам и классифи­цировать по тем или иным признакам.

Важнейшими характеристиками устойчивости АСДОУ к неиз­бежным сбоям и отказам являются:

• независимость функционирования рабочих мест друг от друга;

• время восстановления сеанса работы после его аварийного завершения;

• наличие средств обеспечения целостности данных и их ре­зервного копирования.

тов могут быть не охвачены автоматизацией, необходимо, чтобы система, хотя бы первоначально, сохраняла наряду с новым и пре­жний порядок нумерации документов.

Масштабируемость — обеспечение функционирования системы при изменении (как правило, в сторону увеличения) количествен­ных требований без существенных затрат на изменение принци­пов построения и конфигурирования. Со временем, по мере рас­ширения сферы автоматизации обработки документов, количество рабочих мест в системе постепенно увеличивается. Обычно они устанавливаются сначала в местах регистрации документов, а затем поэтапно осуществляется автоматизация различных подразделе­ний. Поэтому выбираемая АСДОУ должна обеспечивать возмож­ность безболезненного наращивания необходимого количества рабочих мест.

Разграничение доступа пользователей и защита от несанкциони­рованного доступа к документам и функциям системы. АСДОУ должна обеспечивать разграничение доступа работников отдель­ных подразделений как непосредственно к текстам документов или их регистрационным карточкам, так и ко всем этапам процесса обработки и использования документов, включая формирование и фиксирование поручений руководителями и подготовку отче­тов исполнителями. Помимо аутентификации пользователей тре­буется поддержка нескольких уровней доступа (разрешающих, например просмотр, редактирование, создание, удаление, печать и пр.), определяемых в отношении каждого документа (и даже по­лей в регистрационной карточке), а также групп пользователей с различными полномочиями (допустим, группы начальников отде­лов).

В случае если автоматизированная система документационного обеспечения управления является территориально распределенной системой, желательно, чтобы для обмена документами по откры­тым каналам связи она имела встроенные и сертифицированные ФСО России средства цифровой подписи и шифрования.

Протоколирование работы пользователей. Протоколирование позволяет зафиксировать всю историю документа (кто и когда его создал, редактировал, просматривал, печатал и т.д.) и дает возмож­ность разрешать конфликтные ситуации при совместной работе над ним нескольких пользователей.

Адаптируемость. В силу разных причин в организации могут изменяться номенклатура дел, структура и состав подразделений. Автоматизированная система должна быть способна поддерживать ленную функцию. Состав этих модулей должен меняться без ущер­ба для работающей системы. Модули, по возможности, должны быть независимы друг от друга при обеспечении глубокой инфор­мационной интеграции между ними.

Система должна обеспечивать минимальные усилия и затраты для адаптации в процессе установки и конфигурирования. Для обеспечения большей гибкости системы на этапе проектирования необходимо предусмотреть как можно больше возможностей для последующего ее развития с тем, чтобы избежать значительных временных и иных затрат при осуществлении поэтапного расши­рения.