Компьютеризация процесса бюджетирования

После определения требований и общей методики текущего финансового планирования менеджмент компании должен решить, какое программное обеспечение использовать для внедрения данной системы. Принципиально нужно сделать выбор - использовать специализированную программу или разрабатывать систему в среде МS Ехсеi. Как и при разработке самой системы, при выборе программы необходимо принимать во внимание принцип разумной достаточности: затраты на приобретение и настройку программы не должны превышать потенциальную выгоду от ее внедрения. Например, для компании, которая имеет незначительный ассортимент, простую структуру и планирует идти по пути максимального упрощения системы планирования, нет смысла покупать специальный программный продукт, поскольку МS Ехсеi прекрасно справится со всеми задачами текущего планирования для данного бизнеса.

Использование специализированного программного продукта имеет ряд преимуществ, которые играют особую роль для сложных по составу продукции и номенклатуре товара предприятий. В качестве наиболее популярных продуктов следует упомянуть Сomshare, Hyperion Pillar, Adaytum-e-Planning. Необходимо отметить, что перечисленные системы имеют высокие функциональные возможности в части бюджетирования, но не являются учетными системами, и потому необходимо искать способ сопряжения с учетной системой предприятия. Исключительные возможности для разработки системы бюджетирования предприятия предоставляет система SAP ERP (или SАР «А11-in-оnе» для среднего бизнеса), которая сочетает в рамках единого программного продукта и учетную систему, и систему бюджетирования.

Ниже приведены основные преимущества системы бюджетирования на базе специализированного программного продукта (в сравнении с использованием для целей бюджетирования МS Ехсе1).

1. Разработка и увязка основных бюджетных таблиц для всех структурных подразделений компании занимает в несколько раз меньше времени из-за возможности построения таблиц заданием параметров. В МS Ехсе1 необходимо разрабатывать таблицу, занося формулы в каждую ячейку (что достаточно трудоемко, если таблица содержит 3-4 тысячи строк и 100-150 столбцов). В специализированной программе для построения таблицы необходимо задать формулу для каждого столбца, определить ассортимент и строки, в которых будут содержаться суммы.

2. Работать с большими массивами данных в МS Ехсе1затруднительно, поскольку расчетные таблицы имеют большой объем (20—25 мегабайт при ассортименте в 3000 позиций) и, соответственно, медленно работают, особенно, если расчетные файлы связаны между собой.

3. При изменении каких-либо параметров системы (добавление или удаление позиций в ассортименте, добавление нового подразделения) в МS Ехсе1необходимо корректировать каждую таблицу. При этом, если один файл ссылается на другой, при изменении второго файла ссылки не обновляются (если второй файл не открыт), т.е. любое изменение в структуре таблицы приводит к необходимости изменять все ссылки. В специализированной системе при изменении исходных параметров все таблицы перестраиваются автоматически, поскольку строятся на основании справочников.

4. При изменении исходных данных системы (корректировка объемов продаж, затрат, цен, прочее) в МS Ехсе1 вызывает достаточно длительную операцию. Для того чтобы вносимые изменения отразились в результирующих бюджетах, необходимо последовательно открыть все файлы системы и обновить данные. В специализированной системе обновление данных осуществляется автоматически.

5. Специализированные системы имеют намного ниже вероятность ошибочной работы, чем системы на базе МS Ехсе1. Например, если в МS Ехсе1 удалена формула в какой-либо ячейке, или при изменении исходных данных не все таблицы были обновлены, или существует циклическая ссылка, система будет работать некорректно. При этом на обнаружение и устранение ошибки уходит много времени. В специализированной программе данные ошибки обнаруживаются (а в некоторых случаях и устраняются) автоматически, поскольку система является целостной.

Перечисленные выше пункты являются преимуществами только в случае, если компания разрабатывает детальный бюджет по каждому подразделению, планирует продажи по всему ассортименту товаров (особенно, если данный ассортимент включает несколько тысяч наименований) и т. д. Если бюджет компании представляет собой несколько небольших таблиц, его удобнее разрабатывать в МS Ехсе1, поскольку в данной ситуации он является более гибким, чем любая специализированная программа.

При выборе специализированного программного продукта необходимо определить возможность его совмещения с существующей на предприятии учетной системой. Если в программе отсутствует или затруднен автоматический импорт данных из учетной системы, контроль исполнения бюджета провести будет затруднительно, а копировать данные из учетной и бюджетной системы и сравнивать их в МS Ехсе1 лишено смысла.