Проведение корректировок в учетной системе

В процессе предварительного анализа, разработки системы и формирования бюджетных таблиц определяется, какие именно данные и каким образом будут планироваться. Для того чтобы впоследствии можно было сравнить планируемые данные с фактическими, необходимо откорректировать учетную систему и форматы отчетности. Формы предоставления планируемых и фактических результатов деятельности должны быть одинаковыми, в противном случае будет затруднительно сделать анализ исполнения бюджета. Иногда при составлении форматов бюджетных таблиц используются формы учетных таблиц. В этом случае корректировки учетной системы минимальны.

Разработка пошагового регламента планирования

На данном этапе необходимо определить, кто, когда и какую бюджетную таблицу должен заполнять. Регламент удобно разрабатывать в виде следующей таблицы:

В регламенте должен быть описан весь процесс планирования деятельности компании: от прогноза продаж до утверждения сводного бюджета руководителем предприятия.

Особое внимание при разработке регламента необходимо уделить системе мотивации сотрудников при составлении бюджета. Данная система основывается на следующих факторах:

1) своевременное или заблаговременное предоставление отдельных бюджетов;

2) достоверность исходных данных;

3) правильность расчетов;

4) количество корректировок в ходе утверждения;

5) количество сотрудников, вовлеченных в разработку каждого бюджета.

Система стимулирования включает в себя как поощрения за заблаговременное предоставление достоверных данных и правильные расчеты, так и взыскания за невыполнение поставленных задач.

При составлении регламента необходимо учитывать также степень загруженности сотрудников, вовлеченных в процесс бюджетирования. Составление бюджетов не должно отнимать много времени у персонала, который занят производством и реализацией продукции, если они будут заниматься планированием вместо того, чтобы продавать, эффективность деятельности компании снизится. Основная работа по составлению бюджетов должна ложиться на плечи финансовой службы компании (финансовый директор, экономисты и финансисты).