Организация документооборота

Особую важность при формировании любого организационного проекта представляет описание механизмов внутрифирменного документооборота. Главными задачами организации эффективной системы документооборота являются:

- обеспечение своевременного оперативного поступления каждого документа (исполнительного и информационного, не содержащего указаний к его исполнению) его адресату;

- обеспечение правильного и своевременного исполнения всех распорядительных документов.

Выполнение указанных задач достигается:

- утверждением регламентов подготовки, согласования и утверждения, введения в действие организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений);

- утверждением детального перечня и состава организационно-распорядительных документов (приказы, распоряжения руководителя организации; первичная учетная бухгалтерская документация, внутренняя управленческая учетная первичная документация. Желательно, чтобы все первичные документы удовлетворяли требованиям или рекомендациям, утвержденным соответствующими государственными органами как по названию, так и по форме и содержанию [13; 26; 31; 38; 39; 41-46; 48]). Использование правил по оформлению документов, утвержденных государственными органами, во многом может облегчить ситуацию в случае разбирательств и судебных споров. Большинство адвокатов, умело используя подобные недочеты, всегда могут в суде заявить, что документ утвержден не по форме, пусть даже рекомендованной, и его применять не следует. К тому же многие судьи очень уважительно оценивают правильность оформления документации в соответствии с общепринятыми или рекомендованными требованиями;

- утверждением порядка обращения документации внутри компании, очередности поступления и исполнения документов соответствующими отделами и службами организации;

- утверждением порядка внутренней регистрации и хранения документации;

- утверждением порядка контроля входящей, исходящей корреспонденции;

- утверждением порядка ознакомления всех работников с организационно-распорядительной документацией;

- утверждением положения о соблюдении коммерческой тайны;

- утверждением порядка контроля за исполнением организационно-распорядительной документации;

- внедрением электронного документооборота (например, по внутренней электронной почте).

Технически вышеуказанные задачи могут достигаться активным применением в делопроизводстве ЭВМ, электронных устройств, систем автоматических баз данных, наличием специальной службы по делопроизводству.

Все перечисленные меры способствуют повышению уровня организации и систематизации деятельности всего холдинга или отдельной компании, управляемости группы, помогают разграничению прав, обязанностей и уровней ответственности за те или иные управленческие решения, принимаемые в ходе всей деятельности. Стандарты делопроизводства, механизмы организации делопроизводства освещены в литературе и нормативно-правовых актах федеральных органов государственной власти [52].