Внесение исправлений в трудовую книжку

Иногда сведения, содержащиеся в трудовой книжке, необходимо скорректировать, например при изменении паспортных данных работника, его профессии или образования. Кроме того, кадровый работник при заполнении трудовой книжки может сам совершить ошибку.

Порядок внесения изменений и исправлений в трудовую книжку работника установлен разделом III Правил ведения и хранения трудовых книжек и Инструкцией по заполнению трудовых книжек.

Согласно п. 27 Правил ведения и хранения трудовых книжек в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.

В случае если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, то исправление делается ее правопреемником, а при ликвидации организации - работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа. Такими документами могут быть, например, копии приказов о приеме, переводе и увольнении работника, об отмене этих приказов и так далее.

Если неправильная или неточная запись в трудовой книжке произведена работодателем - физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, и деятельность его прекращена в установленном порядке, исправление вносится работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа (п. 28 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были внесены. В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.

Отметим, что свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение, а также случаев, предусмотренных п. 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек, т.е. при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства).

Причиной изменения анкетных данных может послужить: вступление в брак, развод, смена неблагозвучной фамилии и другие. Все произошедшие изменения должны быть зафиксированы в трудовой книжке.

Порядок внесения изменений в трудовую книжку установлен пунктами 2.3 и 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек. Он зависит от того, какие именно сведения меняются. Способы оформления изменений могут быть разными.

Внесение изменений в трудовую книжку о фамилии, имени, отчестве и дате рождения делается на основании паспорта, свидетельств о рождении, браке, расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату.

Эти изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы производятся на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы) (п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

Приведем пример внесения исправлений на титульном листе трудовой книжки работника:

┌──────────────────────────────────┬────────────────────────────────────┐

│Фамилия изменена на фамилию │Трудовая книжка ТК-1 N 1020301 │

│Антонова на основании │ │

│свидетельства о заключении │Фамилия Пущаева - Антонова │

│брака I-РК N 112233 от 10.05.2008 │ ─────────────────────────── │

│ Начальник │Имя Инна │

│ отдела кадров │ ─────────────────────────────── │

│ Петрова │Отчество Петровна │

│ (печать) │ ────────────────────────── │

│ │Дата рождения 07.07.1976 │

│ │ ───────────────────── │

│ │ (число, месяц, год) │

│ │Образование высшее │

│ │ ─────────────────────── │

│ │Профессия экономист │

│ │ ───────────────────────── │

│ │специальность Бухгалтерский учет,│

│ │ ──────────────────── │

│ │ анализ, аудит │

│ │─────────────────────────────────── │

│ │Дата заполнения "10" июля 2006 г. │

│ │ ─────────────────── │

│ │ (число, месяц, год) │

│ │ │

│ │Подпись владельца книжки │

│ │ Пущаева │

│ │ ───────────────── │

│ │ М.П. │

│ │ Подпись лица, ответственного за│

│ │ведение трудовых книжек Рублев │

│ │ ────────────┤

│ │ (разборчиво)│

└──────────────────────────────────┴────────────────────────────────────┘

Изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей (через запятую) (п. 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

Если первоначальных данных не было, то заполняются пустые строки.

Как правило, работники кадровых служб при дополнении ранее внесенных сведений об образовании, профессии или специальности в трудовой книжке делают ссылку на внутренней стороне обложки.

Отметим, что в Инструкции по заполнению трудовых книжек не установлено, что при внесении таких изменений следует указывать документы, на основании которых эти сведения меняются.

Пример.

Предположим, что в трудовой книжке работника Иванова В.В. в графе "Образование" указано "среднее специальное образование", а в строке "Профессия, специальность" - "аппаратчик".

В процессе своей трудовой деятельности Иванов закончил институт и предъявил в отдел кадров диплом о высшем образовании, профессия - инженер-технолог. В данном случае работник кадровой службы должен внести сведения об образовании в трудовую книжку работника. Для этого он в той же строке через запятую сделает запись "высшее профессиональное образование", а в строке "профессия, специальность" - "инженер-технолог". Необходимые записи нужно сделать через запятую.

В соответствии с п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек внесение исправлений (изменений) в ранее совершенную в трудовой книжке запись о выполняемой работником работе производится в свободной строке, следующей непосредственно за последней заполненной строкой раздела "Сведения о работе" трудовой книжки, следующим образом:

- в графе 1 проставляется порядковый номер вносимой записи;

- в графе 2 указывается дата внесения записи;

- в графе 3 вносится запись: "Запись за номером таким-то недействительна", после этого делается правильная запись, например: "Принят по такой-то профессии (должности)";

- в графе 4 повторяются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указываются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

Аналогичные разъяснения приведены в письмах Роструда от 30.04.2008 N 1027-6, от 23.06.2006 N 948-6.

Пример.

Иванова В.В. 2 февраля 2009 г. устроилась главным бухгалтером в ОАО "Чайник".

Руководитель организации подписал приказ N 23-к о приеме на работу.

При заполнении трудовой книжки начальник отдела кадров внесла в нее неточные записи, которые позднее исправила. В июле Иванова В.В. подала заявление об увольнении по собственному желанию. Приказом от 20.06.2009 N 25-к она была уволена на основании п. 3 ст. 77 ТК РФ. В трудовую книжку Ивановой В.В. были внесены следующие записи:

Пример.

Предположим, что согласно медицинскому заключению работника необходимо перевести на другую работу. Однако последний отказывается от предоставленной ему работы. Специалист кадровой службы сделала ошибочную запись в трудовой книжке работника.

Вместо записи о расторжении трудового договора на основании п. 8 ст. 77 ТК РФ (отказ работника от перевода на другую работу вследствие состояния здоровья в соответствии с медицинским заключением) она сделала запись об увольнении по п. 3 ст. 77 ТК РФ (по собственному желанию).

В данном примере в трудовой книжке работника должна быть сделана следующая запись:

В аналогичном порядке производится изменение записи об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным.

Если же необходимо исправить запись об увольнении или переводе работника, то надо указать, какая запись недействительна, затем написать: "Восстановлен на прежней работе".

На практике может возникнуть ситуация, когда неверная запись обнаружена спустя большой промежуток времени и в трудовой книжке работника после нее уже сделаны другие записи. В этом случае исправления вносятся следующим образом.

После последней по хронологии записи, ставится следующий порядковый номер, например 8 и под этим номером делается запись о недействительности записи под номером, скажем, 3 и воспроизводится правильная запись.

В графе 4 трудовой книжки делается ссылка на соответствующий приказ, и если изменения вносятся на основании копии приказа другого работодателя, то необходимо указать, на какой приказ сделана ссылка.

Если неверная запись в трудовой книжке обнаружена сразу после того, как было оформлено увольнение сотрудника, то соответственно блок записей, произведенных в организации, закрыт печатью и подписями. Внесение записи без наименования организации влечет к спорной ситуации, т.е. будет непонятно, кто произвел эту запись.

В этом случае можно порекомендовать работникам кадровых служб поступать следующим образом.

В трудовой книжке нужно создать новый блок, т.е. вновь вносится в виде заголовка наименование организации, затем ставятся порядковый номер по хронологии (в данном случае следующий за номером записи об увольнении) и дата. Далее вносятся необходимые изменения и блок закрывается печатью и подписью сотрудника кадровой службы и подписью работника об ознакомлении с записью, как при увольнении.

Пример.

Иванова В.В. 2 февраля 2009 г. устроилась главным бухгалтером в ОАО "Чайник". Руководитель организации подписал приказ N 23-к о приеме на работу. В июле Иванова В.В. подала заявление об увольнении по собственному желанию. Приказом от 20.06.2009 N 25-к она была уволена на основании п. 3 ст. 77 ТК РФ. После увольнения в трудовой книжке Ивановой В.В. была обнаружена неверная запись (27 июля 2009 г.). За это время она устроилась на работу в общество с ограниченной ответственностью "Каир" на должность главного бухгалтера (приказ от 25.06.2009 N 16-н).

В трудовую книжку Ивановой В.В. были внесены следующие записи: