Заполнение сведений об увольнении

Трудовая книжка - это важный документ, который очень многое может сказать работодателю о потенциальном работнике. В ней отражаются общий стаж работы сотрудника, все перемены места его работы, причины увольнения и некоторые другие сведения.

При увольнении работника прежде всего необходимо оформить приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником (увольнении) (форма N Т-8) и приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) (форма N Т-8а). Данные формы составляются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. С приказом (распоряжением) работодателя о прекращении трудового договора работник должен быть ознакомлен под роспись. По требованию работника работодатель обязан выдать ему заверенную копию указанного приказа (распоряжения). В случае когда приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе (распоряжении) делается соответствующая запись.

В графах "Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)" запись делается в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства Российской Федерации со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ.

Ссылка на документ, на основании которого готовится приказ и прекращается действие трудового договора, с указанием его даты и номера производится в строке (графе) "Документ, номер и дата".

При увольнении работника, с которым был заключен договор о материальной ответственности, к приказу (распоряжению) обязательно прилагается документ об отсутствии материальных претензий к работнику.

Если трудовой договор расторгается по инициативе работодателя в случаях, установленных законодательством Российской Федерации, то к приказу (распоряжению) прилагается в письменной форме мотивированное мнение выборного профсоюзного органа данной организации (если такой орган есть в организации).

Рассмотрим порядок заполнения приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении).

Пример.

На основании медицинского заключения от 1 апреля 2009 г., а также свидетельских показаний работников ООО "Месяц" работником кадровой службы был оформлен приказ от 03.04.2009 N 45к о прекращении трудового договора с водителем Симоновым А.А. в связи с его появлением на работе в состоянии алкогольного опьянения.

Порядок оформления приказа об увольнении Симонова А.А. следующий:

┌───────────┐

│ Код │

├───────────┤

Форма по ОКУД│ 0301006 │

├───────────┤

ООО "Месяц" по ОКПО│ │

─────────────────────────────────────────────────── └───────────┘

наименование организации

┌───────────────────┬──────────────────┐

│ Номер документа │ Дата составления │

├───────────────────┼──────────────────┤

Приказ │ 45к │ 03.04.2009 │

(распоряжение)└───────────────────┴──────────────────┘

о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)

Прекратить действие трудового договора от "20" декабря 2006 г. N 75,

уволить " " ________ 20 г.

(ненужное зачеркнуть)

┌─────────────┐

│ Табельный │

│ номер │

├─────────────┤

Симонова Алексея Александровича │ 25 │

──────────────────────────────────────────────────────────┴─────────────┘

фамилия, имя, отчество

транспортный отдел

─────────────────────────────────────────────────────────────────────────

структурное подразделение

водитель 1 класса

─────────────────────────────────────────────────────────────────────────

должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория)

квалификации

под. "б" п. 6 ст. 81 Трудового кодекса РФ

─────────────────────────────────────────────────────────────────────────

основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)

_________________________________________________________________________

Основание (документ, медицинское заключение от 01.04.2009, письменные

номер, дата): показания работников ООО "Месяц", служебная записка

─────────────────────────────────────────────────────

заявление работника, служебная записка, медицинское

заключение и т.д.

Руководитель организации Директор Антонов И.К. Антонов

───────── ────────────── ──────────────────────

должность личная подпись расшифровка подписи

С приказом (распоряжением)

работник ознакомлен Симонов "03" апреля 2009 г.

────────────── ───────────────────

личная подпись

Мотивированное мнение выборного

профсоюзного органа в письменной форме

(от "01" апреля 2009 г. N 5) рассмотрено

Далее на основании изданного приказа необходимо сделать записи в личной карточке (форма N Т-2), в лицевом счете (форма N Т-54 или N Т-54а) и трудовой книжке.

Потом следует произвести расчет с работником по форме N Т-61 "Записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником". Эта форма применяется для определения заработной платы и других выплат сотруднику при прекращении трудового договора.

Днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы работника, за исключением случаев, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом сохранялось место работы (должность). Например, согласно ст. 127 ТК РФ при предоставлении неиспользованного отпуска с последующим увольнением (по письменному заявлению работника) днем увольнения считается последний день отпуска. Исключение при этом составляют случаи увольнения за виновные действия.

В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении в соответствии с п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек и произвести с ним расчет в соответствии со ст. 140 ТК РФ.

Увольняемому работнику должны быть начислены суммы заработной платы за фактически отработанное время, а также суммы выходных пособий и компенсации за неиспользованный отпуск.

Денежная компенсация за неиспользованный отпуск исчисляется исходя из среднего заработка по правилам, установленным ст. 139 ТК РФ.

По письменному заявлению работника работодатель обязан выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой (например, копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое).

После выдачи трудовой книжки работник расписывается в книге учета движения трудовых книжек в ее получении, при этом вносится соответствующая запись в личную карточку работника, которая тоже удостоверяется подписью работника.

В соответствии с п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя.

Кроме того, заверяет указанные записи своей подписью и сам работник - при условии, что в день увольнения он находится на своем рабочем месте. Факт получения работником трудовой книжки удостоверяется его подписью в личной карточке (форма N Т-2) и книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Отметим, что на практике часто встречается следующая ошибка. При заверении записей при увольнении работника подпись сотрудника отдела кадров заверяется печатью организации. Такое оформление недопустимо, поэтому если у отдела кадров нет своей печати, записи при увольнении работника должны заверяться подписью руководителя и печатью организации.

Обратите внимание! Название организации на печати при увольнении работника должно точно соответствовать указанному при приеме на работу. Если название менялось, то в трудовой книжке должна быть запись об этом, заверенная печатью.

Отсутствие подписи, печати после записи об увольнении лишает юридической силы все записи о работе гражданина в данной организации. Такая книжка не будет считаться документальным подтверждением трудового стажа работника, и незаверенная информация о трудовой деятельности потребует в дальнейшем специального подтверждения с помощью архивных справок или судебных решений на основе свидетельских показаний.

Индивидуальные предприниматели также обязаны вести трудовые книжки, при этом они должны придерживаться Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Соответственно при увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у индивидуального предпринимателя, заверяются подписью индивидуального предпринимателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью индивидуального предпринимателя и подписью самого работника.

Если трудовая книжка заполнялась на государственном языке Российской Федерации и на государственном языке республики в составе Российской Федерации, заверяются оба текста.

Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ или иного федерального закона.

В пунктах 5.1, 5.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек указан порядок внесения записи в трудовую книжку при прекращении трудового договора.

Запись об увольнении производится в следующем порядке:

- в графе 1 ставится порядковый номер записи;

- в графе 2 указывается дата увольнения;

- в графе 3 делается запись о причине увольнения;

- в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, - приказ (распоряжение) или другое решение работодателя, его дата и номер.

Пример.

14 мая 2009 г. считается последним днем работы сотрудника Матвеева А.В., уволенного по сокращению штата работников ООО "Дом".

В трудовую книжку Матвеева А.В. специалист кадровой службы ООО "Дом" должна внести следующие записи:

- в графе 1 раздела "Сведения о работе" - порядковый номер записи;

- в графе 2 - дату увольнения - 14.05.2009;

- в графе 3 - "Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации";

- в графе 4 - "Приказ от 14.05.2009 N 24-к".

Записи об увольнении должны соответствовать общим требованиям к правилам ведения трудовых книжек, а именно должны вноситься разборчиво, без помарок, перьевой, шариковой или гелевой ручкой, чернилами черного, синего или фиолетового цвета и т.д.

Согласно ст. 84.1 ТК РФ запись в трудовой книжке об основании и причине увольнения сотрудника должна производиться со ссылкой на статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ.

Так, при прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ст. 77 ТК РФ, в трудовую книжку вносится запись со ссылкой на соответствующий пункт данной статьи. Например: "Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации".

При этом если работник увольняется по причинам, которые предоставляют какие-либо льготы или преимущества, то согласно п. 5.6 Инструкции по заполнению трудовых книжек рядом со ссылкой на статью указываются эти причины. Например: "Уволена по собственному желанию в связи с переводом мужа на работу в другую местность, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации".

При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт ст. 83 ТК РФ.

Например: "Уволен в связи с неизбранием на должность, пункт 3 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации" или "Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации".

После внесения такой записи в трудовую книжку согласно п. 37 Правил ведения и хранения трудовых книжек трудовая книжка выдается на руки одному из родственников работника под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.

Если работник переводится на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию), то в графе 3 раздела "Сведения о работе" указывается, в каком порядке осуществляется перевод: по просьбе работника или с его согласия.

Если трудовой договор прекращается по основаниям, предусмотренным федеральными законами, то в трудовой книжке делается запись о прекращении трудового договора со ссылкой на соответствующие пункт, статью федерального закона.

В том случае, если трудовой договор прекращается с работником, осужденным в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовой книжке делается запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься).