Облік розрахунків з підзвітними особами

Підзвітна особа — довірена особа підприємства, яка має сукупність прав і обов’язків стосовно підприємства. У бухгалтерському обліку повинна фіксуватися інформація про стан заборгованості підзвітної особи, а також зобов’язання підприємства перед нею. Список осіб, яким видають гроші під звіт, визначається керівником підприємства.

Гроші під звіт видають на витрати на відрядження, придбання різних матеріалів, дрібні господарські, поштові та інші потреби. При цьому слід дотримуватися чинних норм з регулювання готівкового обігу. Аванс підзвітній особі видається в сумі, необхідній для виконання намічених заходів, і лише в тому випадку, коли підзвітна особа не має заборгованості по раніше виданих сумах. Аванс видається на підставі видаткового касового ордера або відомості на виплату грошей, якщо видають гроші одночасно кільком особам.

Направлення працівника у відрядження здійснюється керівником підприємства або його заступником і оформляється наказом (розпорядженням) із зазначенням пункту призначення, назви підприємства, куди відряджений працівник, терміну і мети відрядження, на підставі якого виписується посвідчення про відрядження. У посвідченні вказуються дати вибуття з місця постійної роботи і прибуття в пункт відрядження. Ці відмітки засвідчуються підписом службової особи, що реєструє відрядження, і завіряються печаткою підприємства. За кожен день працівника у відрядженні (включаючи день від’їзду і приїзду) йому виплачуються добові в межах граничних норм: - в бюджетних установах – 30 грн. за добу; - в інших підприємствах (крім бюджетних)- 0,2 мінімальної заробітної плати на 1 січня звітного року.

При відрядженні за кордон граничний розмір добових для бюджетних організацій становить 280 грн., для інших (крім бюджетних) організацій – 0,75 мінімальної заробітної плати на 1 січня звітного року.

Після виконання доручення підзвітна особа повинна до закінчення п’ятого банківського дня подати Звіт про використання коштів, наданих на відрядження, або під звіт про здійснені витрати. До нього прикладаються рахунки, квитанції, товарні чеки, залізничні квитки та інші документи, які підтверджують проведені витрати. За наявності таких документів підприємство відшкодовує понесені витрати відрядженим працівникам.

Для обліку підзвітних сум в обліку використовується субрахунок 372 «Розрахунки з підзвітними особами». За Дт 372 облічуються суми, видані під звіт із Кт 30, 31; за Кт 372 — суми, які підтверджені звітами та документами із Дт 20-22, 28 (придбані ТМЦ), Дт 91-93 (витрати діяльності), 64 (у сумі ПДВ), а також повернені невикористані суми Дт 30 Кт 372.

Аналітичний облік на субрахунку 372 ведеться по кожній підзвітній особі та кожному отриманому авансу окремо.