Службова записка

У відповідності з наказом (зазначається номер і дата наказу, керівник, який під­писав наказ) мною (нами), аудитором внутрішнього аудиту (зазначається П.І.Б, по­сада) проводиться аудиторська перевірка роботи структурного підрозділу (назва під­приємства і структурного підрозділу). У зв'язку з необхідністю, яка виникла у процесі перевірки, прошу Вас дати письмово детальні пояснення з таких питань:

1.

2.

3.

і т. ін.

Пояснення прошу надати в строк до

Дата Підпис аудитора (аудиторів)

Службова записка складається у двох примірниках: перший передається особі, від якої вимагаються пояснення; другий із розпискою про отримання залишається в аудитора як робочий документ.

У поясненні письмово викладаються юридично значущі обставини, невідомі пе­ревіряючому, виявлені після перевірки, або раніше не представлені, але які можуть суттєво змінити зміст запису в аудиторському звіті.

Обґрунтованість зауважень і заперечень у письмових поясненнях посадових осіб повинна бути перевірена аудитором. На них слід дати письмовий висновок. У разі незгоди перевіряючих із викладенням звітного документа вони можуть дати по­яснення щодо встановлених порушень.

Технологія проведення внутрішнього аудиту — це ряд послідовних дій із восьми етапів.

Етапи внутрішнього аудиту

Перший етап — вибір об'єкта для перевірки і впливу. Передбачає проведення кон­сультацій керівника підрозділу або спеціаліста внутрішнього аудиту з керівництвом підприємства, в ході яких визначається коло найзначущих для економіки підприєм­ства питань, їх важливість для сфери діяльності окремих підрозділів, виходячи з чин­ної структури підприємства на даний момент із подальшим плануванням конкрет­них об'єктів, строків і методів впливу.

Другий етап — підготовка і затвердження плану проведення внутрішнього ауди­ту підприємства у визначений період.

Третій етап — підготовка нормативної бази, програми і документів, що підтверд­жують повноваження аудиторів, яка застосовується до обраного об'єкта за затверд­женим планом.

Четвертий етап — пред'явлення повноважень і проведення обстеження об'єкта внутрішнього аудиту.

П'ятий етап — спостереження, збір, аналіз, обробка та документування інформа­ції з вибором і застосуванням конкретних методів і прийомів.

Шостий етап — оцінка стану об'єкта, що перевіряється, і формулювання виснов­ків, які характеризують його стан. Консультування в ході перевірки, обговорення ма­теріалів у керівництва об'єкта, що перевіряється.

Сьомий етап — доповідь особі, яка призначила перевірку. Розробка заходів і опрацювання рішень, які сприяють усуненню виявлених порушень і недоліків із за­стосуванням відповідних санкцій до об'єктів, які контролюються, винних посадових І матеріально відповідальних осіб.

Восьмий етап — організація подальшого контролю за виконанням розроблених заходів і прийнятих рішень.

Зміст перерахованих вище технологічних етапів внутрішнього аудиту може бути деталізований з урахуванням виду діяльності підприємства та рівня його контролю.

Звітні документи

Результати перевірок оформлюються актами, довідками або звітами у довільній формі залежно від виду контрольної роботи.

У тих випадках, коли необхідно вжити термінових заходів щодо усунення вияв­лених порушень, складаються проміжні аудиторські звітні документи, котрі направ­ляються керівникові, який призначив перевірку, з подальшим внесенням цих свід­чень до загального документа про перевірку. Проміжні звітні документи аудитора складаються безпосередньо в ході аудиторської перевірки на тих ділянках роботи підприємства, де розкриті найзначущі порушення, які потребують негайного вжиття заходів, і підписуються перевіряючими і посадовими особами підрозділу.

Реалізація матеріалів внутрішнього аудиту

Звітні документи з аудиторських перевірок, проект рішення (наказ), додаток, інші документи і перелік ужитих заходів подаються на розгляд посадовій особі, яка призначила аудторську перевірку.

У підсумковій частині проекту наказу матеріали викладаються в такій послі­довності:

2. коротко перераховуються показники фінансово-господарської діяльності та проведені заходи щодо покращання роботи підрозділу, що перевіряється;

3. зазначаються недоліки в роботі перевіреного підрозділу внаслідок невжиття певних заходів;

4. перераховується, які законодавчі акти порушені, які допущені нестачі, роз­крадання, втрати від безгосподарності;

5. перераховуються найсуттєвіші факти порушень, виявлені перевірками та заз­начені в довідці з перевірки.

У розпорядчій частині проекту наказу необхідно:

6. оцінити діяльність підрозділу та його керівництва;

7. викласти пропозиції стосовно відповідальності посадових осіб за допущені недоліки, порушення та інші негативні вчинки; пропозиції, спрямовані на усунення виявлених недоліків і покращання діяльності підрозділу. Пропози­ції повинні бути конкретними, обґрунтованими та реальними по суті й за строками;

8. указати посадових осіб, відповідальних за усунення виявлених порушень і не­доліків, строки їх усунення.

Чітко налагоджений контроль за виконанням прийнятих рішень за результатами аудиторських перевірок забезпечує ефективність заходів щодо усунення виявлених перевіркою недоліків.

Контроль за виконанням наказу здійснюється шляхом розгляду звітів керівника перевіреного підрозділу про виконання вказівок керівника підприємства, аналізу да­них звітності та документальної перевірки роботи підрозділу на місці.

Вжиття заходів щодо усунення виявлених аудитом недоліків і порушень

Перевірка вважається закінченою, коли виявлені порушення усунені, а фінансо­во-господарська діяльність підрозділу, що перевіряється, забезпечує повний госпо­дарський розрахунок і раціональне використання матеріальних, трудових і фінансо­вих ресурсів.

Виявлені в ході перевірки недоліки, які не потребують суттєвих змін у діяльно­сті підрозділу і які належать до компетенції керівника підрозділу, необхідно усуну­ти під час перевірки. Про їх усунення в процесі перевірки робляться відповідні за­писи у звіті.

Якщо при перевірці виявлено серйозні порушення законодавства України і (або) інших нормативно-правових актів, нестачі, розкрадання активів, порушення подат­кового законодавства, які потребують внесення змін у бухгалтерську звітність під­приємства та відшкодування втрат (тобто є підстава для усунення від роботи винних посадових осіб і стягнення з них завданих збитків), матеріали перевірок передають­ся в юридичний відділ підприємства. Останній дає правову оцінку записам у матері­алах перевірки і готує позовні документи для передачі до суду з метою відшкодуван­ня матеріальних збитків.

Юридичному відділу повинні бути передані:

Ø акт перевірки (в оригіналі) з доданими до нього засвідченими копіями доку­ментів, що підтверджують завдані збитки;

Ø пояснення посадових осіб, на яких покладена відповідальність за завдані збитки;

Ø додаткові дані, які підтверджують правильність записів у матеріалах перевір­ки й обсяг завданих збитків;

Ø розрахунок матеріальної шкоди — за підписом керівника підприємства і го­ловного бухгалтера;

Ø трудовий договір (контракт) із посадовими особами, які допустили правопо­рушення, і наказ про прийняття їх на роботу.

Розмір завданих матеріальних збитків визначається за ринковими цінами.

Відповідальність винних осіб

Трудовим законодавством встановлені такі правові форми охорони власності від зазіхань: цивільна, адміністративна та кримінальна.

Особам, винним у завданні збитків, повинно бути запропоновано відшкодувати її добровільно. У разі відмови відшкодування здійснюється у судовому порядку шля­хом подання цивільного позову.

У заяві, яка направляється до правоохоронних органів, потрібно вказати:

Ø у чому конкретно полягає правопорушення;

Ø на яку суму завдано збитків;

Ø обставини, час і місце здійснення правопорушення;

Ø можливих свідків у справі (П.І.Б, адреса за місцем проживання або роботи).

Для підтвердження завданих збитків та їх розмірів до заяви повинні додаватися: акти аудиторських перевірок, інвентаризацій, порівняльні або дефектні відомості, накладні, рахунки-фактури, висновки комісії за фактом псування матеріальних цін­ностей, розрахунок бухгалтерії про розмір збитків, копії договору з матеріально-від­повідальною особою, довідка про період роботи, пояснення, документи про відшко­дування заборгованості в добровільному порядку.

Вилучення документів

При порушеннях і зловживаннях слід вживати заходів щодо збереження окремих документів. Для цього їх вилучають як у процесі перевірки, так і по її закінченні. Ви­лучення документів здійснюється у відповідності з нормативними документами. У першу чергу вилучаються документи, які мають ознаки підчисток, виправлення цифр і тексту, і ті, які містять неправильні і (або) підроблені свідчення. На цих доку­ментах не можна робити ніяких поміток.

У структурних підрозділах, які перевіряються, замість вилучених документів за­лишають їх копії із вказівкою на звороті, ким і коли вони вилучені.

Відшкодування матеріальних збитків

Уживаються також заходи щодо відшкодування матеріальних збитків, запо­діяних підприємству. Ця робота повинна починатися одразу ж після її виявлен­ня. Для відшкодування матеріальних збитків необхідно впевнитися: чи є доку­менти, які підтверджують наявність прямої дійсної шкоди, вину працівника; чи дотримано встановлений законом порядок і строки залучення працівника до ма­теріальної відповідальності, чи правильно обрано вид відповідальності (повна або обмежена).

Відшкодування матеріальних збитків здійснюється також по всіх сплачених під­розділом штрафах, неустойках, інших санкціях. При цьому адміністрація повинна притягнути до майнової відповідальності у відповідності із законодавством конкрет­них винних осіб.

Підвищенню ефективності перевірок сприяє обговорення їх підсумків із заснов­никами, керівниками та відповідальними працівниками підприємства. За необхід­ності питання збереження власності обговорюються з персоналом підрозділу, вно­сяться його пропозиції щодо організаційно-технічних заходів, затверджуються плани щодо усунення виявлених недоліків і заходи щодо підвищення ефективності роботи даного підрозділу.

Облік роботи внутрішнього аудитора

Для обліку та контролю за виконанням рішень щодо аудиторських перевірок аудиторська служба або аудитор ведуть книгу обліку аудиторських перевірок і вжит­их щодо них заходів.

У книзі ведуться такі графи:

ü дата і номер наказу на проведення перевірки;

ü найменування підрозділу, в якому проведена перевірка;

ü термін проведення перевірки;

ü за який період проводиться перевірка;

ü організаційний метод перевірки;

ü дата звітного документа про перевірку;

ü дата і номер наказу за результатами перевірки;

ü строки надання інформації про виконання рішення звіту про перевірку;

ü дата фактичного надання звіту про виконання наказу;

ü сума матеріальної шкоди;

ü сума відшкодованих збитків, матеріальних цінностей і цінних паперів;

ü сума відшкодованих збитків винними особами добровільно;

ü сума додатково нарахованих і внесених платежів до бюджету;

ü передано до суду.

6.4. Взаємозв'язок внутрішнього та зовнішнього аудиту

Для аудитора, який проводить встановлений законом зовнішній аудит, досить важливо дослідити роль, яку відіграє в організації внутрішній аудит, з метою змен­шення дублювання роботи. Це не залежить від того, чи охоплює внутрішній аудит фінансову систему або контролює такі сфери, як управління рухом товарно-мате­ріальних цінностей чи фінансовий менеджмент.

Внутрішній аудит здійснюється спеціальною службою підприємства або її пра­цівниками (спеціалістами), безпосередньо підлеглими керівництву суб'єкта господа­рювання. Внутрішній аудит — це внутрішньогосподарський контроль, але за змістом і методами проведення він має багато спільного із зовнішнім аудитом.

При належній організації внутрішній аудит сприяє підвищенню відповідаль­ності керівників структурних підрозділів і матеріально відповідальних осіб суб'єктів господарювання за виконання ними своїх обов'язків, попередженню негативних явищ при здійсненні господарських операцій, пов'язаних із рухом майна та обов'язками економічного суб'єкта. Крім того, внутрішній аудит знач­ною мірою є інформаційною базою для зовнішнього аудиту, котрий проводиться в окремих суб'єктах господарювання в обов'язковому порядку згідно із законо­давством.

Воднораз, між внутрішнім і зовнішнім аудитом є суттєві відмінності в рівнях не­залежності, меті й часі проведення перевірок, про що свідчить інформація, наведе­на в таблиці 6.2. Потреба у внутрішньому аудиті дедалі частіше виникає в середніх і великих суб'єктів господарювання, що пов'язано з ускладненням законодавчих ак­тів, які регулюють механізми економічних методів управління та економічні відно­сини суб'єктів підприємництва з їх сегментами й державою. Крім того, внутрішній аудит необхідний для попередження нераціональних витрат, втрат і розкрадань ма­теріальних і грошових цінностей організації, своєчасного попередження та своєчас­ної розробки рекомендацій щодо виходу з фінансової кризи. Іншими словами, вну­трішній аудит — це постійний контроль за ефективністю управління діяльністю організації та її структурними підрозділами.

Таблиця 6.2

Порівняльна характеристика внутрішнього та зовнішнього аудиту

Внутрішній аудит може бути здійснений спеціально створеним підрозділом апа­рату управління і бути підзвітним керівнику організації.

Рис. 6.6. Порядок оцінки системи внутрішнього аудиту

Основна мета внутрішнього аудиту полягає в забезпеченні ефективності функ­ціонування всіх видів діяльності на всіх рівнях управління, а також у захисті закон­них майнових прав суб'єкта господарювання та його власників (акціонерів).

Результати діяльності внутрішніх аудиторів використовуються зовнішніми ауди­торами. Оцінка функції внутрішнього аудиту значно впливає на думку зовнішнього аудитора щодо можливого використання результатів роботи внутрішнього аудитора. Не слід забувати про те, що в усіх випадках незалежність внутрішнього аудиту є від­носною, а рамки його діяльності багато в чому визначаються складом управлінських кадрів суб'єкта господарювання. Тому на різних підприємствах рівень внутрішнього аудиту неоднаковий, що і повинно стати предметом вивчення зовнішнього аудитора.

Алгоритм вивчення роботи внутрішнього аудитора, її оцінка та прийняття рі­шення зовнішнім аудитором щодо довіри до внутрішнього аудиту показаний на рис. 6.6.

Співпрацюючи з внутрішніми аудиторами, зовнішні аудитори можуть значно підвищити ефективність своїх перевірок. Незалежні аудитори, або аудиторські фір­ми, котрі здійснюють перевірку, повинні мати уявлення про діяльність внутрішніх аудиторів даного підприємства. У процесі щорічної аудиторської перевірки внутріш­ні аудитори під контролем незалежних аудиторів можуть виконувати окремі роботи. Але відповідальність за висновки, зроблені за результатами перевірки, повністю ле­жить на незалежних аудиторах.

Питання для самопідготовки

­ Які системи внутрішнього контролю Вам відомі?

­ Сформулюйте мету внутрішнього контролю.

­ Як формується середовище внутрішнього контролю?

­ Як впливає на організацію внутрішнього контролю загальний стан економіки?

­ Наведіть складові системи бухгалтерського обліку як елемента структури внутрішнього контролю.

­ На якому етапі аудитором вивчається система внутрішнього контролю?

­ Наведіть основні методи вивчення системи внутрішнього контролю.

­ Чи є обов'язковим документування результатів вивчення системи внутрішнього контролю?

­ Які тести з вивчення й оцінки системи внутрішнього контролю Вам відомі?

­ Дайте визначення внутрішнього аудиту.

­ Яка роль внутрішнього аудиту в системі управління підприємством?

­ Яка роль внутрішнього аудиту в забезпеченні збереження активів підприємства?

­ Яким чином внутрішній аудитор проводить оцінку якості інформації, що видається управлінською системою?

14 Які завдання внутрішнього аудиту?

4 Що є спільним і відмінним між внутрішнім і зовнішнім аудитом?

4 Який зв'язок між внутрішнім і зовнішнім аудитом?

4 Наведіть об'єкти внутрішнього аудиту при проведенні операційного аудиту.

4 За яких умов доцільно проводити внутрішній аудит?

ТЕМА 7

ОРГАНІЗАЦІЯ АУДИТУ В КОМП'ЮТЕРНОМУ СЕРЕДОВИЩІ

Вивчивши цю тему, Ви повинні знати:

Ø програми з юридичними базами даних;

Ø головну роль юридичних баз даних із законодавства;

Ø програми з довідниками різних ставок податків, банківських процентів допустимих норм витрат тощо;

Ø як використовувати електронні таблиці для перевірки журналів-ордерів та балансу;

Ø бухгалтерські програми та їх характерні риси;

Ø методику проведення аудиту в умовах комп'ютерної обробки даних (КОД);

Ø особливості обліку, які необхідно враховувати при проведенні аудиту;

Ø класифікацію бухгалтерських програмних продуктів;

Ø спеціальні аудиторські модулі;

Ø схему аудиторської перевірки за допомогою автоматизованої системи;

Ø місце аудитора в середовищі КОД;

Ø процес аудиту в умовах КОД;

Ø основні показники, що підлягають перевірці;

Ø напрями прикладного контролю;

Ø основні види ризику, пов'язані з системою КОД;

Ø процедури контролю вхідних даних;

Ø процедури офіційного прийняття і підтвердження вхідних даних;

Ø процедури контролю перетворення даних у машинозчитувальну форму;

Ø програмні засоби редагування або перевірки;

Ø процедури контролю файлів і операторів;

Ø помилки та зловживання в умовах КОД;

Ø випадки, при яких можуть з'явитися помилки;

Ø методи збору аудиторських доказів в умовах КОД;

Ø фактори, що впливають на думку аудитора щодо достатності та належності зібраних доказів;

Ø три підходи до комп'ютерного тестування;

Ø аудиторські програмні засоби загального призначення;

Ø процедури і методи аудиторського контролю в умовах КОД;

Ø проблеми з використання КОД.

На основі набутих знань Ви повинні вміти:

Ø користуватися програмними продуктами з юридичними базами даних;

Ø користуватися програмними продуктами з довідниками різних ставок подат­ків, банківських процентів, курсів валют, норм витрат тощо;

Ø використовувати електронні таблиці для перевірки бухгалтерської інформації;

Ø вибрати необхідну програму, знаючи їх характерні риси;

Ø складати чітку методику перевірки кожного розділу або ділянки бухгалтер­ського обліку;

Ø проводити класифікацію бухгалтерських програмних продуктів з метою ви­значення методики аудиту;

Ø змоделювати аудиторську перевірку за допомогою автоматизованої системи;

Ø оцінювати ризик ефективності контролю;

Ø проводити контроль вхідних даних;

Ø перевіряти оформлення офіційного прийняття і підтвердження вхідних даних;

Ø використовувати програмні засоби для виявлення помилок;

Ø проводити контроль файлів і операторів;

Ø збирати аудиторські докази в умовах КОД;

Ø проводити комп'ютерне тестування;

Ø використовувати аудиторські програмні засоби загального призначення;

Ø виконувати процедури і методи аудиторського контролю.

План

(логіка викладення і засвоєння матеріалу)

­ Програмне забезпечення для аудитора

­ Методика проведення аудиту в умовах КОД

­ Організація та вимоги до аудиту в умовах КОД

­ Зловживання в умовах КОД

При підготовці до заняття слід використовувати такі нормативні документи:

o Закон України "Про аудиторську діяльність" від 22 квітня 1993 року із зміна­ми і доповненнями;

o МСА 401 "Аудит у середовищі комп'ютерних інформаційних систем";

o Положення з міжнародної практики аудиту (ПМПА) 1001 "Середовище ІТ: автономні персональні комп'ютери";

o ПМПА 1002 "Середовище ІТ: інтерактивні комп'ютерні системи";

o ПМПА 1003 "Середовище ІТ: системи баз даних".