Доповідна записка

Доповідна записка — службовий документ на адресу коле­гіального органу, на ім’я керівника установи або її структурного підрозділу з викладом певного питання, звітом про виконання поставленого завдання, доручення, з висновками і пропозиціями.

Доповідна записка укладається за вказівкою керівника або ж з ініціативи її автора й може також містити повідомлення про наявний факт, подію, ситуацію, що склалася з укладачем, його підлеглими чи на підприємстві, ділянці тощо. Здебільшого мета ініціативної доповідної записки спонукати керівника до прийняття конкретних рішень.

Доповідні записки поділяються:

- За походженням — на внутрішні, що адресуються керівни­кові організації або підрозділу, де працює укладач, і зовнішні, що адресуються керівництву, якому підпорядкована дана організація.

Внутрішні доповідні записки підписує той, хто їх укладає. Зовнішні оформляються на службовому бланку організації з підписом автора та його керівника.

- За призначенням — на звітні, інформаційні та ініціативні.

Реквізити:

- Місце укладання — повна назва організації, від імені якої укладається записка, та її реквізити (для зовнішніх).

- Адресат — посада, звання, прізвище та ініціали посадової особи, якій подається записка, у давальному відмінку.

- Адресант — посада, назва підрозділу, дільниці (для вну­трішніх), звання, прізвище, ім’я та по батькові особи, яка подає записку, у родовому відмінку.

- Назва документа, номер (для внутрішніх).

- Заголовок (“Про...“).

- Текст може поділятися на такі частини:

- загальну — лаконічний і точний виклад суті події, інфор­мації, пропозиції;

- описову — аргументоване пояснення причини, факту, учинку, події; з’ясування певних положень основного докумен­та (плану, звіту, проекту тощо);

- висновкові конкретні пропозиції щодо оптимальних спо­собів вирішення, подолання чи усунення заявлених в описовій частині фактів.

- Додаток (якщо є) із зазначенням кількості сторінок, при­мірників тощо.

- Посада автора — ліворуч, підпис укладача (для внутріш­ніх), керівника організації (для зовнішніх) — праворуч та роз­шифрування підпису.

- Дата укладання.