Мета роботи. Опанування прийомів роботи з Microsoft Access з створення та редагування звітів

Опанування прийомів роботи з Microsoft Access з створення та редагування звітів. Редагування макету звіту. Створення груп. Використання заголовків та приміток звіту та груп. Використання верхнього та нижнього колонтитулів звіту.

Підготовка до роботи (завдання на самостійну роботу)

Опанувати лекційний матеріал та літературу з СУБД Microsoft Access з таких тем: створення звітів різних типів за допомогою Microsoft Access, форматування звіту, групування в звітах.

Контрольні питання

1. Створення звіту.

2. Додавання та вилучення полів у звіті.

3. Режими відображення звіту.

4. Форматування звіту.

5. Групування у звітах.

6. Використання виразів та функцій агрегації у звітах.

Теоретичні відомості

Звіт – об’єкт бази даних, який використовується для аналізу і виведення на друк даних, які організовані та відформатовані у відповідності з вимогами користувача.

Для створення Звіту необхідно обрати вкладку Створити і на стрічці обрати групу Звіти.

Кнопка Звіт використовується для автоматичного створення простого звіту на базі обраного об’єкту (таблиці або запиту).

Кнопка Конструктор звітів використовується для створення звіту в режимі конструктора.

Кнопка Пустий звіт використовується для створення порожнього звіту.

Кнопка Майстер звітів використовується для створення звіту за допомогою майстра, який допоможе вибрати головні властивості звіту.

Кнопка Етикетки використовується для створення за допомогою майстра етикеток стандартних або настоюваних етикеток.

Звіти можна переглядати в таких режимах:

· Подання звіту

· Попередній перегляд

· Режим розмічування

· Конструктор

Завдання для виконання

Виконуючи завдання необхідно опанувати головні операції по створенню, редагуванню та виведенню на друк звіту.

1. Створіть автоматично простий звіт на базі таблиці Поставщики. Звіт має містити такі поля: Код, Название, ОбращатьсяК, Должность, Страна, Телефон. Сортувати данні за назвою країни.

2. Для закріплення знань пропонується створити звіт шляхом використання файлів запиту, які створені при виконанні практичної роботи №2. Пропонується оформити вибрані дані із завдання №12 практичної роботи №2 описаним нижче чином.

Звіт має починатися із заголовку звіту, де вказується, що звіт містить інформацію про товари та постачальників. Також можна використати графічні елементи (малюнки, рамки), кольорове оформлення. Далі має друкуватися дата створення звіту. Звіт має містити нумерацію сторінок.

Дані мають бути згруповані за назвою країни та ім’ям постачальника і для кожної групи створені верхній та нижній колонтитули. Верхній колонтитул першої групи містить інформацію про назву країни і пояснювальний текст, наприклад такий: постачальники з країни <назва країни >. Верхній колонтитул другої групи містить інформацію про ім’я постачальника і пояснювальний текст, наприклад такий: постачальник <ім’я постачальника >. Нижній колонтитул першої групи містить інформацію про сумарну кількість всіх замовлених товарів, та сумарну ціну всіх замовлених товарів з відповідної країни. Нижній колонтитул другої групи містить інформацію про кількість замовлень, які зроблено у відповідного постачальника, та сумарну ціну всіх замовлених товарів. У кінці звіту необхідно в рядку висновків надрукувати інформацію про середню, максимальну та мінімальну ціну товарів у звіті, сумарну кількість замовлених товарів. В звіті виділити кольором ціну товару, яка менша за 100,00 р.

Необхідно вміти редагувати звіт, створити і запам'ятати звіт, вивести у вікно попереднього перегляду.

3. Створіть Етикетки для поштових відправлень клієнтам на базі таблиці Клиенты, поля Название, Индекс, Страна, Город, Адрес, ОбращатьсяК.

Методичні рекомендації

1. Створення нового звіту на базі таблиці Поставщики за допомогою кнопки Звіт.

2. Редагувати звіт в режимі Конструктор. Видалити зайві поля. Звіт має містити такі поля: Код, Название, ОбращатьсяК, Должность, Страна, Телефон. Сортувати дані за назвою країни. Змінити заголовок звіту.

3. Створення нового звіту за допомогою майстра. Вибрати вкладку Створити і на стрічці обрати кнопку Майстер звітів.

Вибрати таблицю або запит, дані з якого буде використовуватися для звіту. Для звіту використовується запит №12 із практичної роботи №2. Вибрати усі поля даного запиту №12.

Вибрати вид представлення даних.

Вибрати поле Страна для групування даних.

Вибрати поле Название для групування даних.

Визначити поля для сортування даних.

Вибрати обчислювальні поля для підсумкових значень – кнопка параметри зведення.

Вибрати вид макету звіту за власним смаком та орієнтацію сторінки.

Задайте ім’я звіту.

4. Перегляньте звіт, зробіть необхідні налаштування вигляду звіту в режимі Режим розмічування. Задати умовне форматування для ціни, яка менша за 100.