Правила

За формою й змістом правила (Додаток 20) подібні до інструкцій; іноді вони становлять їхню складову частину (наприклад, «Правила оформлення вихідних документів», «Правила обліку й реєстрації листів громадян» входять до «Інструкції з діловодства»). Оформляють правила на загальних або спеціальних бланках формату А4. Доцільно використовувати бланки з кутовим розташуванням постійних реквізитів, оскільки має бути гриф затвердження.

Реквізити правил:

10 – назва виду документа;

11 – дата;

12 – індекс;

14 – місце складання;

17 – гриф затвердження;

19 – заголовок до тексту (може поєднуватися з навою виду документа);

21 – текст (може складатися з розділів, підрозділів, пунктів, підпунктів);

23 – підпис;

24 – гриф погодження;

25 – візи;

28 – позначка про виконавця;

Правила обов’язкові для виконання кожним, кого вони стосуються, тому їх можна віднести до правових документів. Так, «Правила внутрішнього розпорядку» мають на меті зміцнення трудової й виконавської дисципліни, правильну організацію праці та відпочинку, повне й раціональне використання робочого часу, підвищення якості і продуктивності праці. Вони обов’язкові для виконання всіма працівниками підприємства. Правила (витяг із правил) мають вивішуватися на видному місці, тому допускається їх художнє оформлення.

Наказ

НАКАЗ - розпорядчий документ, що видається керівником підприємства, організації, установи на правах єдиноначальності й у межах своєї компетенції. Накази видають на основі і для виконання законів, постанов і розпоряджень уряду, наказів та директивних вказівок вищих органів.

Розрізняють накази про особовий склад та накази із загальних питань.

Накази про особовий склад належать до окремої групи кадрових документів і регламентують питання прийняття на роботу, переведення, звільнення, надання різноманітних відпусток, стягнення, заохочення, відрядження тощо.

Накази із загальних питань у свою чергу поділяються на ініціативні і ті, що видаються на виконання розпоряджень вищих органів.

Ініціативний наказ видається для оперативного впливу на процеси, що виникають усередині організації.

Наказ і виконання розпоряджень вищих органів видається під час створення, реорганізації чи ліквідації структурних підрозділів, при підсумовуванні діяльності установ, затвердженні планів тощо.

Зазначені накази мають такий склад реквізитів:

1) назва організації;

2) назва виду документа (НАКАЗ);

3) дата підписання;

4) місце видання; 5)індекс;

6) заголовок до тексту;

7) текст;

8) підпис керівника;

9) відмітка про погодження; 10) візи.

Текст наказу складається з констатуючої та розпорядчої частин. Констатуюча частина має такі елементи:

- вступ (вказується причина видання наказу);

- доведення (переказуються основні факти);

- висновок (викладається мета видання наказу).

Якщо підставою для видання наказу є розпорядчий документ вищої установи, то у констатуючій частині вказують назву, індекс, дату, заголовок до тексту та зміст того розділу розпорядчого документа, який був підставою для видання цього наказу. Констатуючої частини може не бути, якщо дії, запропоновані для виконання, не потребують роз'яснень.

Зверніть увагу на те, що констатуюча частина починається словосполученнями У зв'язку...; Згідно із...; Відповідно до...; Для виконання...; З метою...

Розпорядча частина починається словом "НАКАЗУЮ", яке друкується великими літерами на окремому рядку, а сама вона поділяється на пункти, кожен з яких нумерують арабськими цифрами. В останньому пункті зазначають осіб, на котрих покладено контроль за виконанням наказу. Текст розпорядчої частини викладається у наказовій формі і включає інфінітивні дієслова (доручити, здійснити, призначити).

Наказ підписує лише перший керівник установи. Візи розміщують нижче від підпису керівника таким чином:

Проект наказу внесено: Начальник виробничого відділу

(підпис) О.П. Бойко

Проект наказу погоджено:

1. Головний інженер (підпис) І.В. Козир

2. Головний юрисконсульт (підпис) К.І. Степовик

Зразок наказу

Міністерство машинобудування, військово-промислового комплексу і конверсії України

КИЇВСЬКЕ НАУКОВО-ВИРОБНИЧЕ ОБ'ЄДНАННЯ "ЕЛЕКТРОНМАШ"

НАКАЗ

17 червня 1996 р. м. Київ № 10

Про затвердження інструкції з діловодства розпорядчих документів

З метою подальшого вдосконалення порядку документування та організації роботи з розпорядчими документами НАКАЗУЮ:

1. Затвердити інструкцію про діловодство розпорядчих документів (додаток).

2. Керівникам структурних одиниць об'єднання і головного заводу забезпечити виконання підпорядкованими працівниками вимог, викладених в інструкції.

3. Вважати недійсними накази по об'єднанню від 14.03.90 за № 32 "Про затвердження інструкції про порядок документування розпорядчих документів та організації роботи з ними" та від 06.09.91 за № 517 "Про вдосконалення діловодства розпорядчих документів".

4. Контроль за виконанням наказу покласти на начальника ВОУГЗ Стрюченка В.І.

Генеральний директор (підпис) В. Мова

Проект наказу погоджується із заступником керівника організації, із керівниками структурних підрозділів, котрих стосуються пункти наказу, із юристом організації, який засвідчує, що цей документ не суперечить правовим актам і розпорядженням вищих органів.

ПОСТАНОВА - правовий акт, який приймається вищими та деякими центральними органами управління для розв'язання найважливіших питань, що стоять перед цими органами, і для встановлення стабільних норм та правил поведінки.

Постанови приймаються Президією Верховної Ради України, Кабінетом Міністрів України й іншими органами управління.

Текст постанови складається з двох частин: з констатуючої і розпорядчої. Констатуюча частина містить вступ, оцінку ситуації і, якщо необхідно, підставу для видання чи посилання на правовий акт вищого органу. У розпорядчій частині подається перелік заходів, визначається виконавець (виконавці) та термін виконання.

Постанову підписують дві особи: голова колегіального органу й керуючий справами (секретар).

Реквізити:

1) Герб України;

2) назва установи, що підготувала постанову;

3) назва виду документа (ПОСТАНОВА);

4) дата;

5) місце видання;

6) заголовок до тексту (стислий виклад змісту);

7) текст;

8) підписи.

УХВАЛА- правовий акт, який приймається місцевими радами народних депутатів, виконавчими комітетами, держадміністраціями колегіально для вирішення найважливіших питань, що входять до їхньої компетенції. Ухвалами також називають спільні акти, які видаються кількома неоднорідними органами (колегіальними і тими, що діють на основі принципу єдиноначальності, державними органами, громадськими організаціями тощо).

За своїми юридичними властивостями ухвали поділяються на нормативні та індивідуальні.Нормативними називають рішення про роботу підприємств торгівлі, побутового обслуговування населення тощо; індивідуальними - рішення про прийняття до експлуатації будівель, встановлення опікунства тощо.

В ухвалі зазначається територія, коло осіб, на яких вона поширюється, конкретні посадові особи, установи, котрі зобов'язані контролювати виконання документа.

Коло питань, з яких приймаються ухвали місцевих рад народних депутатів, досить широке, через те що ради здійснюють державне керівництво усіма галузями господарського і соціально-культурного життя.

Ухвали місцевих рад, а також їхніх виконкомів укладаються за єдиною формою. Відмінність між ними полягає лише в тому, що ухвали рад не нумерують, а ухвали виконкомів мають порядкову нумерацію.

Реквізити ухвали:

1) Герб України;

2) назва місцевої ради народних депутатів;

3) зазначення місця видання;

4) назва виду документа (УХВАЛА);

5) дата або дата й номер;

6) заголовок;

7) текст;

8) підписи голови та секретаря;

9) печатка.

Ухвала складається із вступної частини, в якій констатується стан питання, що розглядається, і зпостановчої, що містить перелік заходів із зазначенням термінів виконання й перелік службових осіб, відповідальних за вчасне втілення їх у життя, а також тих, кому доручено контроль за виконанням ухвали.

РОЗПОРЯДЖЕННЯ- правовий акт управління державного органу. Видається одноособово керівником, головним чином колегіального державного органу" для вирішення оперативних питань і є обов'язковим для громадян та організацій, котрим він адресований.

Розпорядження видають Кабінет Міністрів України, місцеві ради, представники Президента України на місцях, а також керівники колегіальних органів державного управління, адміністрація підприємства та закладу в межах наданих законом прав для вирішення оперативних питань.

Як правило, цей документ має обмежений термін дії і стосується вузького кола організацій, посадових осіб і громадян.

Реквізити розпоряджень в основному повторюють реквізити ухвал:

1) Герб України;

2) назва органу управління, що видає розпорядження;

3) назва виду документа (розпорядження);

4) заголовок;

5) дата або дата й номер;

6) місце видання;

7) текст;

8) підпис відповідальної особи.

Розпорядження і наказ мають багато спільного. У правовому розумінні ці розпорядчі документи рівнозначні. Тому іноді розпорядження видають нарівні з наказом. У цьому разі в тексті слово "НАКАЗУЮ" замінюють словами: "ЗОБОВ'ЯЗУЮ, ПРОПОНУЮ, ДОРУЧАЮ, ВИМАГАЮ". Ці два правових акти відрізняються ще й тим, що накази пишуть із загальних, всеохоплюючих питань, а розпорядження - з конкретних.

ВКАЗІВКА - правовий акт керівників єдиноначальних органів державного управління переважно інформаційно-методичного характеру, пов'язаний із виконанням наказів, інструкцій та інших актів вищих органів управління.

Цей розпорядчий документ готують міністри, керівники об'єднань, організацій, установ. Вказівки видають при оформленні відряджень, рішень поточних організаційних питань, а також для доведення до виконавців нормативних матеріалів.

Формуляр вказівки має такі реквізити:

1) назва відомства, закладу та структурного підрозділу;

2) назва виду документа (вказівка);

3) дата і місце видання; 4)індекс;

5) заголовок;

6) текст;

7) підпис;

8) відмітка про погодження.

Текст вказівки починається словами "ЗОБОВ'ЯЗУЮ" або "ПРОПОНУЮ", які друкують великими літерами. Вказівки видають на бланках стандартних форматів А4 або А5, залежно від обсягу тексту.

46.Акт - це службовий документ, який посвідчує якийсь факт і складається в присутності свідків або на підставі обстеження. Можливе складання акта й однією, але спеціально вповноваженою особою.

Акти складаються за результатами ревізій, при прийманні-здаванні справ, випробовуваннях нових виробів та зразків та ін. У разі потреби акти затверджують у вищих організаціях чи в керівника установи. Текст акта містить висновки з фіксованих фактів та пропозиції.

В актах зазначають документи, що визначають повноваження осіб, які його склали.

Кількість примірників акта встановлюється нормативними документами або визначається практичними потребами.

Якщо висновки та пропозиції в акті викладаються в розпорядчій формі із зазначенням строків виконання приписаних дій, то акт подають керівникові, який має підписатися, підтвердивши цим, що зі змістом акта він ознайомлений.

Акт може бути підставою для видання адміністрацією установи, організації, підприємства відповідних розпорядчих документів.

Склавши акт, комісія повинна під розписку ознайомити з його змістом осіб, про яких ішлося в акті.

В актах проставляють дату заактування факту чи події.

Текст акта складається з двох частин: вступної та констатувальної.

Вступна частина будується за такою схемою:

Складено комісією...;

Присутні...

Якщо акт складено комісією, то замість слова "Присутні" друкують: "Голова комісії", потім - "Члени комісії", зазначають їхні посади, прізвища та ініціали.

У констатувальній частині викладають цілі та завдання, суть та характер проведеної комісією роботи, зазначають документи, на підставі яких проводилася робота, фіксують установлені факти. Акт складають у трьох примірниках: перший направляють до вищої організації, другий - керівникові організації, третій - підшивають у справу.

Реквізити акта: назва виду документа, дата, індекс, місце складання чи видання, гриф затвердження (у разі потреби), заголовок до тексту, підстава (оформляють за зразком реквізиту 22), текст, позначка про наявність додатка, підпис.

Акт оформляють на загальних трафаретних бланках або на чистих аркушах паперу формату А4.

Довідка - це службовий документ, що містить опис та підтвердження тих чи інших фактів або подій.

Довідки поділяються на дві групи: що містять інформацію про факти та події службового характеру; що засвідчують якийсь юридичний факт.

Найчисленнішою є друга група довідок. Їх видають заінтересованим громадянам або установам. Це довідки, що підтверджують факт роботи або навчання, обійману посаду, розмір зарплати, місце проживання тощо. Для довідок використовуються уніфіковані трафаретні бланки.

Реквізити довідки: назва виду документу, дата, індекс, місце складання чи видання, адресат, заголовок до тексту (у разі потреби), текст, позначка про наявність додатка, підпис, відбиток печатки, позначка про виконавця.

Довідки інформаційного характеру відображують індивідуальні ситуації. Їх складають у відповідь на запити і подають у визначений термін.

У довідці необхідно об'єктивно відображувати стан справ, тому її складанню може передувати ретельне збирання й перевірка повідомлень, зіставлення та аналіз добутих даних. У довідці можуть наводитися таблиці, додатки.

47. Звіт - це письмове повідомлення про виконання певної роботи (завдань, доручень за певний проміжок часу).

Звіти бувають статистичні (цифрові) й текстові. Статистичні звіти оформлюються на спеціально виготовлених друкарським способом бланках. Текстові звіти здебільшого виконуються довільно, але існують усталені вимоги до їх оформлення.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок (вказують установу, напрям діяльності, звітний період).

3. Текст, який має такі частини: вступ (вказують коло завдань, які були поставлені перед установою (особою) за звітний період); основна частина (опис та аналіз виконаної роботи); висновки (пропозиції, зауваження, плани на майбутнє).

4. Підпис керівника установи або особи, відповідальної за складання звіту.

5. Дата.

6. Печатка.

Звіт повинен мати композиційну чіткість, логічну послідовність у викладі, обгрунтованість висновків і пропозицій, стислість, точність формулювань. Текст звіту великий за обсягом звіт поділяють на частини, кожна з яких має свій заголовок (наприклад, навчально' методична діяльність, науково-дослідна діяльність, організаційно-виховна робота).

Звіти про виконання одноразових завдань і доручень не затверджуються й адресуються керівникові, від якого отримано завдання. Текст такого звіту починають словами: Відповідно до Вашого доручення від..., За Вашим завданням...).

Печатка, штамп установи й підпис керівника мають бути лише у зовнішніх звітах.

48. Доповідна записка - це письмове повідомлення на ім'я керівника установи, організації, в якому описується певний факт, певна подія, повідомляється про виконання окремих завдань, службових доручень.

Доповідна записка укладається з ініціативи її автора або за вказівкою керівника. Розрізняютьвнутрішні доповідні записки, що адресуються керівникові установи або підрозділу, де працює укладач, і зовнішні, що адресуються керівникові вищої організації. Доповідні записки бувають також інформаційного, звітного й ініціативного характеру.

Зміст доповідної записки повинен бути точним і лаконічним; найкраще поділити його на частини. В кінці подаються чітко сформульовані висновки й пропозиції. Доповідні записки пишуть від руки чи передруковують.

Різновидом доповідної записки є пропозиція. Це документ, в якому особа (установа) висловлює конкретні пропозиції із певних питань. Текст пропозиції містить лише вступ (обгрунтування) та висновки (перелік пропозицій).

Різновидом доповідної записки є пропозиція і рапорт.

Пропозиція - це документ, в якому особа (установа) висловлює конкретні пропозиції щодо того, як діяти, що робити в певній ситуації. Текст пропозиції містить лише вступ (обгрунтування) та висновки (перелік пропозицій).

Пояснювальна записка - це письмове пояснення ситуації, що склалася, фактів, дій або вчинків працівників (найчастіше порушення дисципліни, невиконання роботи) на вимогу керівника. Інколи це вступ до якогось документа (плану, звіту, проекту). У такій пояснювальній записці автор обґрунтовує мету, актуальність, новизну певного документа; викладає структуру, зміст та функціональне його призначення.

За формою доповідна, пояснювальна записки та пропозиція близькі й містять такі реквізити:

1. Посада, прізвище та ініціали керівника, якому подається службова записка.

2. Назва документа.

3. Заголовок.

4. Зміст записки.

5. Посада, прізвище та ініціали особи, яка подає записку, її підпис.

6. Дата складання записки.

Якщо ці документи не виходять за межі установи, то вони можуть оформлятися на звичайному аркуші паперу, а якщо скеровуються до іншої установи, то їх пишуть на бланку і звичайно реєструють.

49.Протокол

Протокол – один із найпоширеніших документів діяльності колегіальних органів. У ньому фіксується місце, час і мета проведення зборів, конференцій, засідань, нарад, склад присутніх, зміст заслуханих доповідей, виступів, ухвали з обговорених питань.

Протокол може укладати офіційна компетентна особа, яка засвідчує той або інший факт (протокол санінспектора, автоінспектора). У більшості випадків змістом протоколів є об’єктивний опис події.

Проведенню засідання колегіального органу передує велика підготовча робота, в ході якої визріває група документів, що супроводжують протокол. До них належать:

а) порядок денний;

б) списки учасників;

в) доповіді й тези основних доповідей;

г) довідки з обговорюваних питань;

ґ) проекти ухвал (або постанов) з кожного питання.

Складають протоколи, як правило, під час засідання. У тих випадках, коли засідання стенографується або записується на плівку, протокол можна оформити після їх розшифрування. Оскільки від кваліфікації того, хто буде вести протокол, його вміння розібратися у суті обговорюваних питань залежить якість протоколу, призначення такої особи є дуже відповідальною справою.

Протоколами оформляють також діяльність слідчих, адміністративних органів, органів охорони суспільного порядку тощо.

За способом та повнотою запису протоколи бувають стенографічними, фонографічними, конспективними і короткими - без запису змісту виступів.

Колегіальний принцип діяльності є основою державного та суспільного устрою у державі, тому протокол як носій інформації має важливе значення. Засідання постійно діючих колегіальних органів (колегії міністерств, вчені ради, президії та ін.), а також тимчасових колегіальних органів (конференції, наради, комісії) повинні обов’язково протоколюватися.

Ведення протоколу – один із важливих обов’язків секретаря. Складають та оформлюють протоколи штатні секретарі різних органів або вибрані впродовж роботи колегіального органу, які ведуть протокол на засіданнях тимчасових колегіальних органів. Секретар несе відповідальність за достовірний зміст у протоколі інформації нарівні з головою колегіального органу.

Залежно від ходу засідання протоколи можуть бути короткими та повними. У коротких протоколах зазначають у текстовій формі його частини, порядок дня, прізвища виступаючих, теми виступів, прийняті ухвали. Повністю тексти не наводяться. Такі протоколи не дають чіткого уявлення про хід обговорення питань, тому перевагу віддають повним протоколам, які розкривають не тільки характер засідань, нарад, а й діяльність організації в цілому. Короткі протоколи ведуть на оперативних виробничих нарадах, а також у тих випадках, коли виступи стенографуються або записуються за допомогою звукозаписувальної апаратури. Підписані головою та секретарем, вони додаються до протоколу.

Під час складання протоколу необхідно забезпечити його юридичну правомочність. Вона визначається наявністю всіх необхідних реквізитів, правильним їх оформленням та достовірністю інформації, що вміщена у протоколі. Важливо, щоб у протоколах засідань колегіальних органів було вказано кількість присутніх, тому що це теж має принципове політичне та юридичне значення.

Протоколи оформляються на загальних або спеціальних бланках формату А4. Якщо протокол займає декілька сторінок, то на бланках оформлюють лише першу сторінку, а наступну – на звичайному папері.

Наведемо необхідні реквізити протоколу.

1. назва установи;

2. назва виду документа;

3. дата засідання;

4. індекс;

5. місце засідання;

6. гриф затвердження (якщо протокол підлягає затвердженню);

7. заголовок (найменування колегіального органу або назва наради);

8. текст (вступна частина - склад присутніх, порядок денний);

9. слухали, ухвалили, виступили;

10. підпис голови та секретаря.

Датою протоколу є дата проведення засідання колегіального органу. Нумерація ведеться у межах календарного року.

Заголовок протоколу відрізняється від заголовка інших видів документів. Він містить вказівки на вид наради, назву колегіального органу та питання, що вимагають ухвал.

Вступна частина тексту містить постійну інформацію (голова, секретар, присутні) та змінну інформацію (ініціали й прізвища голови, секретаря та присутніх).

Найбільш відповідальною частиною протоколу є текст. Його оформлення має ряд особливостей. Слова «голова», «секретар», «присутні» пишуть від нульового положення табулятора, від другого положення табулятора ставлять тире, ініціали та прізвище пишуть у називному відмінку. Прізвища членів колегіального органу та запрошених розташовують в алфавітному порядку (окремо колегіального органу, окремо – запрошені), їх друкують в один рядок, через один міжрядковий інтервал. Прізвища вносять у тому випадку, якщо кількість їх не перевищує 15. В іншому разі до протоколу додають список присутніх. Після ініціалів і прізвищ запрошених необхідно вказати у дужках назву установи.

Вступна частина протоколу закінчується порядком денним. Слова «порядок денний» друкують від нульового положення табулятора, після них ставлять крапку. Питання порядку денного нумерують. Кожне нове питання друкують від першого положення табулятора, їх послідовність визначається ступенем важливості. Питання перелічують у називному відмінку. Доповідь (звіт, повідомлення, інформація), найменування посади, ініціали та прізвище доповідача пишуть у родовому відмінку. Наприклад: доповідь директора училища С.Н.Никифорова. Не рекомендується включати до порядку денного питання «Різне». Кожне питання конкретизується.

Основна частина складається відповідно до питань порядку денного за схемою «СЛУХАЛИ-ВИСТУПИЛИ-ПОСТАНОВИЛИ (УХВАЛИЛИ)». Ці слова друкують великими літерами. Перед словом «СЛУХАЛИ» ставлять номер питання порядку денного, після – двокрапку. Ініціали, прізвище доповідача (найменування посади, вказують у порядку денному) необхідно писати в називному відмінку від першого положення табулятора; після прізвища ставлять тире і з великої літери пишуть зміст доповіді у формі прямої мови. Якщо текст доповіді (виступу) застенографований або поданий доповідачем, то після тире з великої літери пишуть – «Доповідь додається».

Слово «ВИСТУПИЛИ» друкують великими літерами, після нього ставлять двокрапку. Ініціали та прізвище доповідача пишуть у називному відмінку від першого положення табулятора, після прізвища ставлять тире і з великої літери друкують зміст виступу у формі прямої мови. У разі необхідності після прізвища виступаючого у дужках можна вказати посаду. Для прикладу:

ВИСТУПИЛИ:

С. Н. Никифоров (директор училища) – ...

Питання до доповідача та виступи включають до розділу «ВИСТУПИЛИ» а оформляють за тією ж схемою (замість слів «питання» та «відповіді» зазначають ініціали й прізвище того, хто запитує; вказувати ініціали та прізвище доповідача слід тільки у тому випадку, якщо відповідає на запитання не сам доповідач).

Кожну нову думку в тексті виступу потрібно починати з абзацу.

Слово «ПОСТАНОВИЛИ (УХВАЛИЛИ)» друкують великими літерами. Якщо в рішенні (постанові) є різні за характером питання, то вони повинні поділятися на пункти, які нумеруються арабськими цифрами. Кожний новий пункт друкують від першого положення табулятора.

Перш ніж приступити до оформлення протоколу секретар повинен старанно відредагувати текст протоколу, ознайомити осіб, що виступили із записами виступів, уточнити незрозумілі моменти, одержати підпис.

Витяг з протоколу

Витяги з протоколів (Додаток 6) оформляють на загальних, спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу.

РЕКВІЗИТИ ВИТЯГУ З ПРОТОКОЛУ:

7 – назва підприємства чи організації;

10 – назва виду документа;

11 – дата (переносять з оригіналу протоколу);

12 – індекс (переносять з оригіналу протоколу);

14 – місце складання чи видання (переносять з оригіналу протоколу);

19 – заголовок до тексту (переносять з оригіналу протоколу);

21 – текст (із вступної частини беруть пункти «Голова», «Секретар», «Присутні», порядок денний, із основної – цитують пункти, що стосуються потрібного питання порядку денного);

23 – підпис (переносять реквізит з оригіналу, голова і секретар не підписуються);

27 – позначка про завірення копії (складається з позначки: «З оригіналом згідно», нижче від нульового положення табулятора зазначається назва посади, підпис секретаря, який складає витяг з протоколу, ініціали та прізвище – від шостого положення табулятора, нижче від нульового положення табулятора дата оформлення витягу), наприклад:

З оригіналом згідно

Секретар ________ І.П.Прізвище

Дата

50. Оголошення (рос. объявление) - офіційне повідомлення, оповіщення, інформація про масовий захід: про час і зміст проведення нарад, засідань, зборів; про виконання роботи; про можливість посісти вакантну посаду шляхом участі у конкурсі; про час проведення концерту, конкурсу, цікавої чи важливої зустрічі; про захист курсової, дипломної роботи чи дисертації на здобуття наукового ступеня; про підприємницьку діяльність тощо.

Текст оголошення формулюється коротко й точно в усній (по радіо, телебаченню) чи письмовій формах. В оголошенні обов'язково зазначається, хто й про що повідомляє; дата виділяється іншим шрифтом; формулювання в тексті стислі.

За формою оголошення бувають писані, мальовані, друковані в газетах, журналах, на окремих аркушах. До останніх належать афіші, які рекламують вистави, кінофільми, концерти тощо.

В оголошеннях, крім чіткої мови, важливості теми, цікавості змісту, велике значення має оформлення; написання слів більшими й меншими літерами, добір кольорів, симетричність розташування повідомлень, а по радіо й телебаченню - час повідомлення, чіткість вимови, оригінальність композиції тексту.

Оголошення складають як окремі організації, підприємства, державні установи, навчальні заклади, так і приватні особи. Реквізити оголошення:

1. Назва виду документа.

2. Час проведення заходу.

3. Дата й місце проведення заходу.

4. Назва заходу.

5. Порядок денний (якщо це засідання) або тематика секційних засідань (якщо це конференція).

6. Адреса, способи проїзду.

Реквізити № 1-4 пишуть суцільним текстом, № 5-6 - з абзацу.

Запрошення (рос. приглашение) -документ, який адресується конкретній особі й містить пропозиції взяти участь у події або заході. За змістом і формуляром запрошення подібне до службового листа й оголошення про майбутню подію. Оформлюється цей документ на окремих бланках із цупкого паперу або картону.

Запрошення бувають іменні (вони потребують пред'явлення документа, який засвідчує особу) та неіменні - офіційна листівка (запрошення) є вхідною перепусткою на урочисті збори, засідання з певного приводу, наукову конференцію, святкову подію, на концерт або вечір відпочинку.

Реквізити запрошеннях

1. Назва виду документа.

2. Звертання до адресата.

8. Текст, у якому зазначаються:

а) дата й час події;

б) місце події;

в) порядок денний, тематика події;

г) прізвища доповідачів з кожного питання;

д) прізвище й телефон відповідальної особи;

е) маршрут проїзду.

4. Підпис.

5, Печатка (за потреби).

Запрошення підписується головою колегіального органу або керівником установи. Обсяг запрошення може бути різним. Якщо запрошуються шановні, вищі за службовим становищем особи, в тексті вживають формули ввічливості та подяки за увагу.