Інструкції

Усі інструкції можна поділити на дві основні групи:

- такі, що регламентують порядок здійснення якогось процесу кількома виконавцями (підрозділами чи посадовими особами), наприклад:

«Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та організаціях», «Інструкція про роботу з документами, що мають гриф обмеження доступу», «Інструкція про роботу з листами й заявами громадян», «Інструкція про порядок добору й передавання секретних документів на архівне зберігання».

- посадові інструкції.

Готують інструкцію не менш як у двох примірниках (на другому примірнику оформляють реквізити погодження) на загальному чи спеціальному бланку або на чистих аркушах паперу (якщо інструкція не виходить за межі підприємства) формату А4.

Реквізити інструкції:

10 – назва виду документа (ІНСТРУКЦІЯ, ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ);

11 – дата (зазначають дату підписання);

12 – індекс;

14 – місце складання та видання;

17 – гриф затвердження;

19 – заголовок до тексту (має чітко визначити коло питань, об’єктів та осіб, на які поширюються вимоги інструкції, й може входити в назву документа, наприклад:

«ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ товарознавцю (код КП 3419) складу»,

«ІНСТРУКЦІЯ з діловодства»;

21 – текст;

- позначка про те, що дана інструкція є додатком до розпорядчого документа (оформляють у разі потреби);

23 – підпис (підписує керівник підрозділу-розробника);

24 – гриф погодження (оформляють у разі потреби);

25 – візи (оформляють у разі потреби);

28 – позначка про виконання (оформляють у разі потреби).

Текст інструкції викладають у логічній послідовності й групують за розділами, кожний з яких має становити завершену частину документа.

Текст має бути точним, коротким, зрозумілим (оскільки інструкція – це документ, що призначається для постійного користування), директивного характеру, тому в ньому доцільно використовувати чіткі формулювання зі словами: «повинен», «слід», «необхідно», «не допускається» тощо.

Інструкційний характер мають також рекомендації, методичні рекомендації, методичні вказівки та інші подібні документи.

У комплексі організаційних документів підприємств (організацій, установ) особливе місце належить посадовим інструкціям.

Посадова інструкція – це організаційно-правовий документ, у якому визначаються основні функції, обов’язки, права та відповідальність співробітника організації під час виконання ним діяльності на визначеній посаді. Вона складається по кожній штатній посаді організації, носить безликий характер і оголошується співробітнику під розписку під час укладання трудового контракту.

Посадову інструкцію розробляє інспектор відділу кадрів чи інший спеціаліст, який відповідає за роботу з кадрами, обов’язково погоджує з юристконсультом і подає на затвердження керівникові підприємства (організації, установи). Всі зміни до посадової інструкції вносяться з відповідного наказу (розпорядження) по підприємству (організації, установі).

У посадовій інструкції обов’язково мають бути такі розділи:

1. Загальні положення (зазначають сферу діяльності працівника, порядок його призначення на посаду та звільнення з неї, прядок заміщення працівника в разі його тимчасової відсутності, вимоги щодо кваліфікаційної підготовки, підлеглість працівника, коло посадових осіб, які підпорядковуються даному працівникові. Наводиться також перелік нормативних документів, якими працівник повинен керуватися і своїй роботі).

2. Завдання та обов’язки

3. Права

4. Відповідальність

5. Повинен знати

6. Кваліфікаційні вимоги

7. Взаємовідносини (зв’язки) за посадою

Посадові інструкції зберігаються протягом трьох років після заміни новими.