Правила складання бібліографічного опису
1. Автор (прізвище, ініціали), крапка; якщо книга написана декількома авторами, то вони перераховуються через кому.
Якщо посібник написаний чотирма авторами і більше, то вказують лише першого, а замість прізвищ інших авторів зазначається "та ін.".
2. Назва книги (без скорочень і без лапок); двокрапка. Підзаголовок (без лапок); крапка, тире.
3 Початкові відомості (місце видання, видавництво, рік видання).
3.1. Місце видання — з великої літери скорочено — Москва (М.), Санкт-Петербург (СПб), Київ (К.), Харків (X.), Львів (Л.); крапка, двокрапка. Усі інші міста повністю — Донецьк, Одеса, Мінськ; двокрапка.
3.2. Назва видавництва (без лапок) з великої літери; кома.
3.3. Том, частина — скорочено з великої літери (Т., Ч.), цифра тому або частини; крапка, тире. Випуск з великої літери, скорочено (Вип.), крапка, тире.
3.4. Слово "Видання" з великої літери, скорочено, Крапка: порядковий номер видання арабськими цифрами, крапка, тире (Вид. 2-ге).
3.5. Рік видання (лише арабськими цифрами), крапка, тире.
3.6. Якщо вказується загальна кількість сторінок, то пишуться арабські цифри на позначення номера сторінки; слово "сторінка" записується скорочено, з маленької літери. Наприклад: 350 с.
Якщо вказуються конкретні сторінки, то спочатку пишеться слово "сторінка" скорочено з великої літери (С.); крапка; арабськими цифрами номери сторінок, наприклад: С. 35—48; С. 15.
4. Якщо на одній сторінці декілька посилань, то при повторюванні бібліографічних відомостей достатньо вказати "Там само", поставити крапку й тире і записати номери сторінок, на які посилаються.
Наприклад: Там само. — С. 65—70.
39. Документ становить сукупність окремих елементів, які називають реквізитами. Залежно від виду ділового папера набір реквізитів і порядок їхнього розташування різний. Однак існують встановлені єдині моделі побудови однотипних документів - формуляр-зразок, що відповідає вимогам чинних державних стандартів.
Формуляр-зразок встановлює такий склад реквізитів4:
1. Державний герб України.
2. Емблема організації чи підприємства.
3. Зображення державних нагород.
4. Код установи, організації чи підприємства за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО).
5. Код форми документа за Українським класифікатором управлінської документації (УКУД).
6. Назва міністерства або відомства.
7. Повна назва організації, установи чи підприємства.
8. Назва структурного підрозділу.
9. Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, факсу, номер рахунка в банку, електронна адреса.
10. Назва виду документа.
11. Дата.
12. Індекс (вихідний номер документа),
13. Посилання на індекс і дату вхідного документа.
14. Місце укладання або видання.
15. Гриф обмеження доступу до документа.
16. Адресат.
17. Гриф затвердження.
18. Резолюція.
19. Заголовок до тексту.
20. Відмітка про контроль.
21. Текст.
22. Відмітка про наявність додатка.
23. Підпис.
24. Гриф погодження .
25. Віза.
26. Печатка.
27. Відмітка про засвідчення копії.
28. Прізвище виконавця та номер його телефону.
29. Відмітка про виконання документа й скерування його до справи.
30. Відмітка про перенесення відомостей на машинний носій.
31. Відмітка про надходження документа.
32. Запис про державну реєстрацію.
На основі формуляра-зразка проектують бланки документів, тобто друковану стандартну форму документа, що містить тільки ті реквізити, які відповідають змісту документа і фіксують постійну інформацію. Звичайно виготовляють бланки для документів з високим рівнем стандартизації (довідки, доручення, договори, супровідні листи тощо). Вони мають трафаретний текст-дослівне відтворення постійної інформації (постійні реквізити) з пропусками для подальшого заповнення (змінні реквізити).
Встановлено два види бланків: 1) загальний (для виготовлення наказів, протоколів, розпоряджень, постанов, вказівок тощо); 2) для службових листів.
Виготовлення бланків конкретних видів документів допускають, якщо їх кількість на рік перевищує 200 одиниць. Бланки друкують на білому папері або папері світлих тонів формату А4 (210x297 мм) або формату А5 (148x210 мм)5. При меншій кількості документів послуговуються штемпелем, який містить групу реквізитів і їхніх постійних частин, що відтворюються у вигляді єдиного блока. Склад і розташування реквізитів у штемпелі мають відповідати вимогам ДСТУ 4163-2003.
Застосування бланків надає інформації офіційного характеру, підвищує культуру ділового спілкування.
Для бланків документів установлено два варіанти можливого розташування реквізитів - кутовий іпоздовжній. Поздовжнє розташування реквізитів доцільне в тих випадках, коли назва складається з великої кількості слів і не може розміститися на площі, відведеній державним стандартом для кутового розміщення, наприклад, назва організації разом із назвою вищої інстанції.
Загальні правила оформлення реквізитів такі:
1. Державний герб України - Тризуб.
Розташовується посередині бланка або у кутку над серединою рядка з назвою організації.
2. Емблема організації чи підприємства.
Розміщується поряд з назвою організації. Як емблему можна використовувати товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку.
3. Зображення державних нагород.
Розташовується у верхньому лівому кутку або посередині документа.
4. Код підприємства, установи, організації. Розташовується у верхньому правому кутку.
5. Код форми документа.
Розташовується у верхньому правому кутку під кодом підприємства, організації, установи.
6. Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа (назва вищої установи або засновника).
Розташовується посередині рядка або у верхньому лівому кутку.
7. Повна назва установи, організації або підприємства - автора документа.
Розташовується посередині рядка або у верхньому лівому кутку під попереднім реквізитом. Може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом.
8. Назва структурного підрозділу.
Розташовується у верхньому лівому кутку або під попереднім реквізитом. Дозволяється друкувати машинописним способом. Усі реквізити, що позначають автора документа, розміщують у такій послідовності, яка чітко передає їхню підлеглість. Усі назви подають у називному відмінку, напр.:
Міністерство освіти і науки України
Львівський національний університет імені Івана Франка
Економічний факультет
9. Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа, телефону, факсу, номер банківського рахунка, електронна адреса.
Розташовується у верхньому лівому кутку, оформляється відповідно до поштових правил; вул. Володимира Великого, 21, м. Черкаси, 18022, тел. (0472) 43-50-86 . На бланку для листів, що призначені для виконання розрахункових операцій, вказується номер розрахункового рахунка у відділенні банку, напр.: Розрахунковий рахунок МІ5324J 749/ 215149 в Укрінбанкум. Львова МФО 1 і 1321.
10. Назва виду документа.
Розташовується зліва або посередині сторінки. Є в усіх документах, крім листів. Залежно від назви встановлюється формуляр, структура тексту, особливості викладу. Допомагає кращому сприйняттю тексту, його швидкій обробці, полегшує роботу з ним.
11. Дата.
Документ датують днем його створення або затвердження. Документи колегіальних органів (протоколи, акти та ін.) датують днем, коли відбулася подія, яку задокументовано. На бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці. Якщо документ складено не на бланку (заява, характеристика, автобіографія тощо), то дату ставлять під текстом зліва. Існує два способи подання дати-цифровий і цифрово-словесний.Цифровий передбачає написання трьох пар арабських цифр на позначення дня, місяця, року: 04.03.05 або 24.06.05 (крапки ставимо між парами). Цифрово-словесний має такий вигляд: 4 березня 2005 року або 24 червня 2005 р. Його використовують у документах матеріально-фінансового характеру.
Дати на певну тривалість події, заходу, роботи записують у такий спосіб: з 15.10 до 07.11.05 або з 16.12.04 до 08.01.05.
12. Індекс.
Розташовується у верхній частині сторінки зліва. Цей реквізит забезпечує оперативний пошук документа, контроль виконання. Складається з трьох пар арабських цифр, де перша пара - індекс структурного підрозділу, в якому уклали документ; друга пара - номер справи за номенклатурою для підрозділу; третя пара - порядковий номер за журналом обліку, напр.: № 12-14/49.
13. Посилання на індекс і дату вхідного документа. Розташовується у верхній частині сторінки зліва. Містить дату та
індекс, вказані установою, яка уклала чи видала документ, напр.: на №12-14/49 від 23.01.05. Таке посилання роблять у разі оформлення листа-відповіді. Це допомагає організації, що одержує лист, знайти копію документа, на який отримано відповідь. Укладач відповіді переписує дату та індекс вхідного документа.
14. Місце укладання чи видання.
Розташовується у верхній частині сторінки зліва. Містить назву міста чи населеного пункту, де видано документ.
15. Гриф обмеження доступу до документа.
Розташовується з правого боку під кодом форми документа. Записують від середини рядка:, Для службового користування", "Таємно", "Цілком таємно".
16. Адресат.
Розташовується з правого боку у верхній частині сторінки. Складається з таких елементів:
- назва установи, організації, підприємства (у називному відмінку);
- назва структурного підрозділу (у називному відмінку);
- назва посади особи-адресата (у давальному відмінку);
- прізвище та ініціали особи-адресата (у давальному відмінку);
- поштова адреса.
Кожну із частин пишуть з нового рядка. Розділових знаків між частинами не ставлять, напр.:
Львівський національний університет імені Івана Франка Факультет міжнародних відносин Деканові проф. Камінському В.І. В особових документах відомості про адресата мають такий вигляд:
Директорові Інституту української мови Національної Академії наук України акад. Кузишину Р.В.
Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України № 1446 від 22 грудня 1997 р. внесено зміни у правила оформлення поштової адреси, а також місця її подання на конверті. Адресу відправника (адресанта) пишуть у лівому верхньому куті конверта, напр.:
М.С. Стацюк
вуя. Наукова, 60, кв. 23,
м. Львів-59, 790059
Адресу одержувача (адресата) зазначають у правому нижньому куті конверта, напр.:
Пономареву Віктору Олеговичу
вул. Івасюка, 45,
м. Червоноград,
Львівська обл.,
80100
17. Г^эиф затвердження.
Розташовується у верхній правій частині документа. Затвердження - спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб. Елементи грифу затвердження:
- слово ЗАТВЕРДЖУЮ (великими літерами без лапок);
- назва посади особи, яка затверджує документ;
- особистий підпис;
- розшифрування підпису (ініціали та прізвище особи, яка затвердила документ);
- дата затвердження. Наприклад:
ЗАТВЕРДЖУЮ Директор заводу (підпис) Л.В. Семенюк 07.02.05
Якщо документ затверджується спеціальним розпорядчим актом, на документі зазначають гриф за такою формою:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Наказ Міністерства фінансів України 20.04.05Ш5
18. Резолюція.
Це напис на документі, який робить керівник установи. Він містить вказівки щодо виконання цього документа.
Розмішується у верхній лівій частині першої сторінки документа. Якщо це місце зайняте іншим реквізитом, то резолюцію вміщують на будь-якій вільній площі лицьового боку сторінки документа, крім полів. Складається з таких елементів:
- прізвище та ініціали виконавця, якому буде надіслано документ;
- вказівка про порядок і характер виконання документа;
- термін виконання документа;
- особистий підпис керівника;
- дата.
Як виконавців у резолюції зазначають службових осіб, а не структурні підрозділи. Відповідальною за виконання документа є особа, яку названо в резолюції першою. На документі має бути не більше однієї резолюції. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є потреба деталізувати порядок виконання документа. Якщо документ підлягає поверненню або треба деталізувати порядок його виконання, резолюцію оформляють на окремих аркушах чи спеціальних бланках. Загальні вказівки формулюють так: До виконання; До друку; До відома; До наказу; Вжити заходів; Обговорити питання та ін.
19. Заголовок до тексту.
Друкують малими літерами, розміщують під назвою виду документа. Відображає головну ідею документа і, здебільшого, починається прийменником про, напр.: Про порушення дисципліни; Про надання приміщення в оренду тощо. Має бути лаконічним і точним, якнайповніше розкривати зміст документа. Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.
Текст документа, надрукований на аркуші формату А5, можна подавати без заголовка. Заголовки не складають до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень.
20. Відмітка про контроль.
Ставлять на документах, що вимагають виконання (вжиття певних заходів) чи відповіді, у вигляді букви К (контроль). Розташовують з лівого боку у верхній частиш поля першої сторінки документа.
21. Текст.
Основний реквізит документа. Складається з таких логічних елементів:
- вступу;
- доказу;
- закінчення.
У вступі адресата готують до сприйняття теми; у доказі викладають суть питання; у закінченні формулюють мету, заради якої складено документ. Закінчення може бути активним чи пасивним. Активне точно зазначає, яку дію має виконати адресат; мета пасивного - поінформувати адресата про якийсь факт, обставину тощо. Розташовується на всю ширину сторінки (від поля до поля).
22. Відмітка про наявність додатка.
Додатки до документа можуть бути трьох видів:
а) додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);
б) додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом;
в) додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа.
У розпорядчому документі відомості про наявність додатків зазначають у тексті, напр.:
Розробити і подати на затвердження графік комплексного плану наукової організації праці (НОП) за формою, зазначеною у додатку 1.
Додатки до розпорядчого документа мусять мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату і номер. Відмітку роблять у верхньому правому полі першої сторінки додатка:
Додаток
до наказу Міністерства освіти і науки України 15Ж05Ш5
Додатки до розпорядчих документів підписують керівники структурних підрозділів установи на останній сторінці додатка.
Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформляють у такому порядку:
1) якщо документ має додатки, про які згадується у тексті, або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку про це оформляють так:
Додаток: на 2 арк. у 3 прим.;
2) якщо документ має додатки, не зазначені в тексті, то їх потрібно перелічити із вказівкою на кількість сторінок у кожному з них і кількість примірників, напр.:
Додаток: "Проект реконструкції ділянки" на 5 арк. у 2 прим. Якщо додаток залишається у справі, то зазначається: Додаток: на 2 арк. лише адресатові .
У разі великої кількості додатків окремо складають їхній опис, а в самому документі після тексту зазначають: Додаток: відповідно до опису на 7 арк.
Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітку про наявність додатка оформляють за формою: Додаток: на б арк. у 2 прим, на першу адресу. 23. Підпис.
Обов'язковий реквізит будь-якого документа. Підписують, як звичайно, перший примірник документа. До складу підпису входять:
- найменування посади (з лівого боку);
- підпис (між назвою посади і прізвищем);
- ініціали й прізвище особи, яка підписала документ (праворуч). Наприклад:
Директор рекламної агенції
"Панорама" (Підпис) Л.М. Кузовський
У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня керівник підписує всі примірники.
Якщо надсилають документ одночасно кільком установам, що належать до сфери управління установи, підписують тільки оригінал, який залишається у справі установи-автора, а на місця розсилають засвідчені канцелярією примірники.
Два підписи і більше ставлять на документах, за зміст яких відповідає кілька осіб (грошово-фінансових документах, угодах тощо).
Підписи кількох службових осіб на документах розташовують один під одним у послідовності, що відповідає посаді, напр.: Директор (Підпис) A.B. Саварин
Головний бухгалтер (Підпис) О.І. Микитенко
Якщо документ підписують кілька осіб, що обіймають однакові посади, то їхні підписи розташовуються на одному рівні, напр.: Директор ВАТ "Галич - Авто " Директор торгового Автоцентру (підпис) М.Й. Джунь (Підпис) Н.К. Бурмай
В актах, висновках та подібних документах, які уклала група або комісія, зазначають не посади осіб, які підписали документ, а розподіл їхніх обов'язків у конкретній комісії, напр.:
Голова комісії (Підпис) JI.L Мокрицька
Члени комісії (Підпис) М. О. Борисюк
(Підпис) Б.Г. Яворський
У вищих навчальних закладах та академічних наукових установах у назвах посад вказують науковий ступінь і наукове звання (професор, доцент, кандидат філологічних наук, доктор економічних наук тощо), напр.:
Завідувач кафедри вищої математики доктор фізико-математичних наук,
професор (Підпис) Д-М. Гнатюк
Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на документі, відсутня, то документ підписує особа, яка тимчасово виконує ЇЇ обов'язки, або заступник. Тоді обов'язково зазначають посаду (в.о., заст.ініціали та прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять чорнилом або машинописним способом).
Не допускається підписання документа з прийменником за чи з похилою рискою перед найменуванням посади.
Документ колегіальних органів (протокол, рішення тощо) підписує голова та секретар колегіального органу.
24. Гриф погодження.
Розрізняють дві форми погодження документів - внутрішнє (з підрозділами та службовими особами установи) і зовнішнє (з відомчими та непідвідомчими організаціями). Цей реквізит складається із:
- слова ПОГОДЖЕНО;
- назви посади службової особи, з якою погоджується документ, та назви установи;
- особистого підпису;
- розшифрування підпису;
- дати.
Грифи погодження розташовують нижче від реквізиту "підпис" або на окремій сторінці, напр.:
ПОГОДЖЕНО Директор ЗОШ№ 93 (Підпис) СИ Дмитрів 01.09.05
Якщо зовнішнє погодження документа здійснюється з колегіальним органом, то гриф погодження оформляють так:
ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання Вищої атестаційної комісії України 01.07.05 №12 25. Віза.
Внутрішнє погодження проекту документа - це його візування. Віза складається з:
- особистого підпису особи, що візує;
- дати.
У разі потреби зазначається посада особи, що візує, і розшифровується її підпис (ініціали та прізвище):
Завідувач кафедри кібернетики (Підпис) М.1. Свирид
28.08.05
Невеликі зауваження (1-2 рядки) розташовують перед візою, напр.: Не заперечую; Не бачу підстави; Уважаю, що пункт З треба доопрацювати. Якщо зауважень чи доповнень більше, їх оформляють на окремому аркуші.
У разі внутрішнього погодження візи ставлять на першому примірнику документа, а листи чи інші вихідні документи візують на примірнику, який залишається в установі.
26. Печатка.
Печатка - це обов'язковий реквізит документів, що вимагають особливого засвідчення. Печатки є гербові та прості. Гербова печатка прикладається до документів, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб; до статутів, положень, які вимагають відбитку печатки, та ін. Прості печатки мають різну форму: круглу, квадратну, трикутну. Герб на них не зображується. Просту печатку прикладають до документів, що виходять за межі організації, до розмножених примірників розпорядчих документів для їх розсилання, до довідок з місця роботи і т. ін. Печатку треба проставляти так, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.
27. Відмітка про засвідчення копії.
У правому верхньому кутку пишуть слово "Копія"; під реквізитом "підпис" - слово "Правильно"; дата; посада виконавця; підпис і його розшифрування. Якщо потрібно, підпис засвідчують печаткою.
28. Прізвище виконавця та номер його телефону.
Цей реквізит обов'язковий у вихідних документах (листах, довідках, висновках). Складається з:
- прізвища виконавця;
- номера його службового телефону.
Ставиться в нижньому лівому кутку зворотного або лицьового боку останньої сторінки документа, напр.: Н.М. Вальчук Тел. 240-72-37
29. Відмітка про виконання документа й скерування його до справи.
Цей реквізит розміщується в лівій або центральній частині нижнього поля першої сторінки документа. Він містить такі відомості:
- стислу довідку про виконання;
- дату скерування документа до справи;
- підпис керівника структурного підрозділу або виконавця. Наприклад:
До справи № 07/54
Питання вирішено позитивно у телефонній розмові 05.06.05 (посада, ініціали, прізвище).
Відмітка ,До справи " свідчить про те, що роботу над документом закінчено.
30. Відмітка про перенесення відомостей на машинний носій.
Розміщується після тексту на нижньому правому полі першої сторінки документа. Містить:
- запис "Інформація перенесена на машинний носій";
- підпис особи, відповідальної за перенесення інформації;
- дату перенесення.
31. Відмітка про надходження документа.
Містить:
- скорочену назву організації, що отримала документ;
- дату його надходження.
Цю відмітку записують чи проставляють за допомогою гумового штемпеля організації (реєстраційного штампа). Відбиток штампа містить:
- назву організації;
- дату надходження;
- індекс документа.
Відмітку про надходження розташовують на нижньому правому полі першої сторінки документа.
32. Запис про державну реєстрацію.
Запис про державну реєстрацію фіксують тільки на нормативно-правових актах органів державної влади, долучених до державного реєстру відповідним Указом Президента України. Його розташовують після номера акта чи після грифа затвердження.
40. Документи з високим рівнем стандартизації складають за затвердженою формою, тобто відповідно до формуляра-зразка1.
Кожний документ складається з окремих елементів, що називаються реквізитами.
Склад та послідовність розміщення реквізитів у службовому документі називається формуляром. Формуляр-зразок - це модель побудови формуляра службового документа, що встановлює сферу його застосовування, формат, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та реквізити. Він передбачає такі реквізити та порядок їх розміщення в організаційно-розпорядчих документах:
01 - зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим;
02 - зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування);
03 - зображення нагород;
04 - код організації;
05 - код форми документа;
06 - назва організації вищого рівня;
07 - назва організації;
08 - назва структурного підрозділу організації;
09 - довідкові дані про організацію;
10 - назва виду документа;
11 - дата документа;
12 - реєстраційний індекс документа;
13 - посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь;
14 - місце складання або видання документа;
15 - гриф обмеження доступу до документа;
16 - адресат;
17 - гриф затвердження документа; 18-резолюція;
19 - заголовок до тексту документа;
20 - відмітка про контроль;
21 - текст документа;
22 - відмітка про наявність додатків;
23 - підпис;
24 - гриф погодження документа;
25 - візи документа;
26 - відбиток печатки;
27 - відмітка про засвідчення копії;
28 - прізвище виконавця і номер його телефону;
29 - відмітка про виконання документа і направлення його до справи;
30 - відмітка про наявність документа в електронній формі;
31 - відмітка про надходження документа до організації;
32 - запис про державну реєстрацію.
Розрізняють два основних види формулярів - з поздовжнім і кутовим розміщенням реквізитів. У різних видах документів склад реквізитів неоднаковий і залежить від змісту, призначення і способу опрацювання. Кожний реквізит має чітко визначене місце, що робить документи зручними для зорового сприйняття і спрощує їх опрацювання.
Бланк документа - це зуніфікована форма (службового) документа з надрукованою постійною інформацією й місцем, відведеним для змінної. Бланки заповнюють конкретними відомостями. Найпоширенішими є бланки актів, довідок, наказів, протоколів, листів.
Застосування бланків під час складання документів підвищує культуру ділового спілкування, надає інформації В залежності від розташування реквізитів розрізняють кутові і поздовжні штампи. Штамп бланка – група реквізитів та їх постійних частин, що може бути відтворена на бланку документа у вигляді єдиного поля; виготовляється типографським засобом.
Більша частина документів має виготовлятися на бланках з кутовим розташуванням реквізитів у частині заголовку, що є більш економним і зручним для кодування вказаних реквізитів.
Бланки з кутовим розташуванням реквізитів (кутовим штампом) застосовуються, зокрема, при оформленні документів, які містять реквізити “адресат” і “гриф затвердження” (листи, протоколи, акти, інструкції, правила і т. ін.).
Бланки з поздовжнім розташуванням реквізитів в частині заголовку застосовують у тих випадках, коли найменування установи і вищестоящих організацій, котрим вона підпорядкована містять кількість друкованих знаків, яку неможливо розмістити на площі, передбаченій ДСТУ для кутового штампу. Якщо реквізити, що друкуються на 2-3 мовах, розміщуються в межах площі, яка відводиться для їхнього кутового розміщення, виготовляються бланки з кутовим варіантом розміщення реквізитів. офіційного характеру.
41.Оформлення сторінки
Організаційно-розпорядчі документи оформляють на папері форматом А4 (297 х 210 мм) та А5 (148 х х 210 мм). Для зручності з обох боків сторінки залишаються вільні поля: ліве — 35 мм; праве — не менше 8 мм; верхнє — 20 мм; нижнє — 19 мм (для формату А4) та 16 мм (для формату А5).
Тільки перша сторінка документа друкується на бланку, друга і наступні — на чистих аркушах паперу.
Якщо текст документа займає не одну сторінку, то на другу сторінку не можна переносити тільки підпис. На другій сторінці має бути не менше двох рядків тексту.
Нумерація сторінок. У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої.
Якщо текст документа друкується з одного боку аркуша, то номери проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від краю. Слово «сторінка» не пишеться, а також біля цифр не ставляться ніякі позначки.
Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то номери сторінки позначаються у правому верхньому кутку, а парні — у лівому верхньому кутку аркуша.
Рубрикація. Це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації та ін. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови ділового папера. Ступінь складності рубрикації залежить від обсягу, тематики, призначення документа. Найпростіша рубрикація — поділ на абзаци.
Абзац — це відступ на початку першого рядка кожної частини документа, а також фрагмент тексту між двома такими відступами. Він вказує на перехід від однієї думки до іншої.
Типовий абзац має три частини:
1) зачин (формулюється тема абзацу, тобто повідомляється, про що йтиметься);
2) фраза (міститься основна інформація абзацу);
3) коментарі (підбивається підсумок того, про що говорилося в абзаці).
Вважається, що середня довжина абзацу має бути 4-6 речень. Проте в текстах документів бувають абзаци, що складаються з одного речення. Однак якою б не була його довжина, слід пам'ятати, що це внутрішньо замкнене смислове ціле.
Щоб не утруднювався процес читання й опрацювання документа, у ділових паперах рубрики нумеруються. Існує дві системи нумерації — традиційна й нова.
Традиційна — базується на використанні знаків різних типів — римських та арабських цифр, великих та малих літер. Вона доповнює абзацне членування тексту (нумерування тез, пунктів, правил), яке залежить від змісту, обсягу, складу документа. Система використання різних позначень повинна мати логічну будову:
А. Б. В. Г. Д...
І. II. III. IV. V...
1.2.3.4.5...
1)2)3)4)5)...
а)б)в)г)д)...
Рубрики, більші за абзац, можуть називатися: параграф (§), глава, розділ, частина. Вони теж нумеруються.
При рубрикації тексту слід дотримуватися таких правил:
1) нумерувати рубрики, якщо є хоча б два однорідних елементи перерахування;
2) застосовувати однорідні засоби нумерації до однотипних частин;
3) дотримуватися правил пунктуації при комбінованих способах нумерації;
4) використовувати лаконічні, однозначні заголовки.
Нова система нумерації базується на використанні лише арабських цифр, розміщених у пе
вній послідовності. Застосовуючи її, слід враховувати:
1) після номера частини, розділу, пункту, підпункту ставиться крапка;
2) номер кожної складової частини включає номери вищих ступенів поділу:
— розділи — 1.; 2.; 3.;
— номери підрозділів включають в себе також номери розділів — 1.1.; 1.2.; 1.З.;
— номери пунктів містять номер розділу, підрозділу, пункту — 1.1.1.; 1.1.2.; 1.1.3.
Використання цієї системи нумерації дає можливість не вживати словесних найменувань і заголовків до частин документа.
Дата добавления: 2014-11-29; просмотров: 1169;