Автоматизация офиса на автотранспортных предприятиях, цели и задачи.

Из всех видов технологий информационная технология сферы управления предъявляет самые высокие требования к человеческому фактору, оказывая принципиальное влияние на квалификацию специалиста, содержание его труда, физическую и умственную нагрузку, профессиональные перспективы и уровень социальных отношений. Оптимальная информационная технология, обладающая высокой гибкостью, мобильностью и адаптивностью к внешним воздействиям, является непременным условием повышения эффективности управленческого труда в любом офисе.

В системах делопроизводства доля информации, представленной на бумажных носителях, в последнее время сократилась благодаря интенсивному развитию:

- современных технологий работы с документами;

- средств автоматизированного ввода документов (в том числе и рукописных) в компьютер;

- текстового и даже графического видов обработки документов, позволяющих просто и оперативно вносить в них изменения;

- систем электронной транспортировки;

- доступа к справочной информации через базы данных и др.

Главным условием успешной профессиональной деятельности офисного работника становится умение использовать компьютерные средства обработки информации. Поскольку при автоматизации происходит перераспределение труда из областей деятельности, требующих более низкой квалификации в области, требующие более высокой квалификации, только наработка огромного технологического потенциала создает предпосылки для абсолютного роста производительности труда.

К офисным задачам можно отнести следующие:

- делопроизводство,

- управление,

- контроль управления,

- составление отчетов,

- поиск информации,

- ввод и обновление информации,

- составление расписаний,

- обмен информацией между отделами офиса,

- между офисами предприятия и между предприятиями.

В перечисленных выше задачах выполняется ряд стандартных типовых процедур, а именно:

- обработка входящей и исходящей информации (чтение и ответы на письма, написание отчетов, циркуляров и прочей документации, которая может включать также рисунки и диаграммы);

- сбор и последующий анализ данных (отчетность за определенные периоды времени по различным подразделениям в соответствии с различными критериями выбора);

- хранение поступившей информации (быстрый доступ к информации и поиск необходимых данных).

Решение перечисленных задач требует выполнения следующих условий:

- работа между исполнителями должна быть скоординирована;

- движение документов должно быть по возможности оптимизировано;

- должна быть предоставлена возможность взаимодействия подразделений в рамках офиса и офисов в рамках объединения.

С помощью АИТ можно реализовать, как минимум, три важнейших этапа обработки и использования офисной информации:

1) учет;

2) анализ;

3) принятие решений.

К офисам, основным видом продукции которых является информация (документы), можно отнести офисно-бухгалтерские подразделения, страховые компании, пенсионные фонды, издательства, рекламные конторы, банки, конструкторские бюро, консалтинговые фирмы, налоговые службы и т. п. Работа исполнителей в таких офисах связана со значительными эмоциональными перегрузками ввиду монотонности труда и большого психологического напряжения.

Различные управленческие структуры верхних уровней, диспетчерские службы, конторы по сбыту продукции занимаются в основном выработкой решений. При этом преобладают интуитивный, субъективный подход и в значительной мере коллективный характер труда при высоком уровне деловых коммуникаций. Для каждой предметной области сохраняются индивидуальные черты .делового процесса принятия решений.

Принципы обработки персональных данных

1. Обработка персональных данных должна осуществляться на законной и справедливой основе.

2. Обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных.

3. Не допускается объединение баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой.

4. Обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки.

5. Содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.

6. При обработке персональных данных должны быть обеспечены точность персональных данных, их достаточность, а в необходимых случаях и актуальность по отношению к целям обработки персональных данных. Оператор должен принимать необходимые меры либо обеспечивать их принятие по удалению или уточнению неполных или неточных данных.

7. Хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных. Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено законом.

2. Автоматизация учёта работы автотранспортного предприятия.

Система предназначена для автоматизации деятельности автотранспортного предприятия. Одно из основных преимуществ предлагаемой системы – это возможность интеграции с системами GPS контроля. Автоматический импорт и обработка данных, полученных от GPS-приемников, обеспечивает значительный экономический эффект за счет сокращения пробега транспортных средств, экономии ГСМ, минимизации времени простоя автопарка.

Взаимодействие с системами бухгалтерского учета минимизирует возможность появления ошибок в документах, а также снижает нагрузку на отдел бухгалтерии.

Система обеспечивает ведение всех основных бизнес-процессов предприятия, в том числе:

- учет автопарка (автотранспорта, прицепов, дополнительного оборудования и т.д.);

- автоматизация основного документооборота предприятия;

- расчет стоимости выполненных работ на основании фактических данных из путевых листов;

- учет запчастей, автопокрышек и аккумуляторов;

- регистрация ремонтных операций со всей необходимой детализацией вплоть до выполненных работ и замененных деталей;

- учет оборота ГСМ, включая деятельность собственной АЗС.

Одной из основных задач, решаемых системой, является автоматизация подготовки и обработки путевых листов, заявок и разнарядок на транспортные средства, журналов учета путевых листов, нарядов и карточек учета произведенных работ.

Подсистема учета оборота ГСМ позволяет осуществлять расчет нормативного расхода ГСМ и контроль экономии/перерасхода ГСМ, а подсистема учета запчастей – вести учет запчастей, автопокрышек и аккумуляторов в разрезе автотранспортных средств.

При использовании GPS-приемников и датчиков топлива осуществляется контроль фактически произведенных работ по перевозке грузов, а также автоматизированный учет расхода топлива.

Модуль расчета стоимости выполненных работ позволяет автоматизировать расчеты, основанные на данных из обработанных путевых листов.

Система обеспечивает интеграцию с другими системами предприятия, предоставляет возможность получения и передачи данных.

В системе реализовано более 20 аналитических отчетов, предоставляющих детальную информацию по работе автотранспортного предприятия/подразделения.

Учет Автотранспорта

Система позволяет вести учет автотранспортной техники. На каждую единицу автотранспорта в системе заводится карточка транспортного средства, в которой регистрируются:

- данные о транспортном средстве (тип/марка/модель автотранспортного средства, год выпуска, гаражный и инвентарный номера, VIN и т.д.);

- данные о государственной регистрации транспортного средства (ПТС, свидетельства о регистрации, талоны ТО, лицензии и т.п.);

- номерные агрегаты (в т.ч. замены номерных агрегатов);

- установленное дополнительное оборудование (наименование дополнительного оборудования, дата монтажа, дата демонтажа);

- прицепы, используемые на транспортном средстве (дата сцепления, дата отцепления, тип прицепа, гос. номер);

- ремонты транспортных средств (капитальные, текущие, ТО);

- история монтажа/демонтажа автопокрышек и аккумуляторов.

Из карточки транспортного средства система позволяет просматривать историю изменения всех данных об автотранспорте.

Учет путевых листов

В системе реализован полный цикл учета путевых листов, разработаны действенные методы автоматического формирования, заполнения и закрытия путевых листов, предоставлены широкие возможности для настройки процессов учета этих документов.

Система предоставляет возможность вводить заявки на автотранспорт, данные из которых автоматически попадают в разнарядки на указанные даты. Заявки могут создаваться как на один день, так и на заданный период. Разнарядка может формироваться как в ручном режиме, так и на основе обработанных заявок.

Формирование путевых листов в системе может осуществляться автоматически на основании обработанных строк разнарядки для одного ТС или списка ТС, или в ручном режиме для отдельных транспортных средств.

Система позволяет указывать в путевом листе (из соответствующего справочника) плановый маршрут для автотранспорта, в котором содержится информация о планируемых работах, времени их выполнения и расстояниях по категориям дорог.

Реализована поддержка 7-и основных видов печатных форм путевых листов:

- грузовые с учетом транспортной работы;

- грузовые с почасовой оплатой;

- междугородние перевозки;

- легковые;

- спецмашины;

- автобусы;

- механизмы.

Для каждой из печатных форм имеется возможность ручной настройки печати, что позволяет печатать путевые листы не только на чистых листах, но и на типографских бланках.

Система позволяет выбирать в путевом листе режим заполнения выполненных работ. Режим можно указать как для каждой машины отдельно, так и для группы машин. Возможны следующие варианты заполнения выполненных работ:

Автоматическое – заполнение выполненных работ в случае указания при выписке путевого листа планового задания. При этом данные о пробеге, расходе топлива, маршруте, времени выполнения работ формируются на основании данных, полученных с установленного на автотранспорт контролирующего оборудования (GPS-приемник, датчик топлива).

Вручную, с контролем – выполненные работы заполняются вручную с последующим сравнением с плановым заданием и данными, полученным с установленного на автотранспорт контролирующего оборудования.

Вручную – информация о выполненных работах вводится вручную.

Система интегрирована с оборудованием (бортовыми блоками), установленным на автотранспортных средствах, что позволяет контролировать работу автотранспортных средств и отображать их местонахождение на географической карте местности.

Для мониторинга за автотранспортными средствами в системе создаются плановые маршруты/задания. На карте фиксируются контрольные точки маршрута, и для каждого отрезка маршрута (контрольной точки) указываются его характеристики, в том числе: перечень работ, время выполнения работ, плановое расстояния, категории дорог, сложность маршрута.

После выполнения планового задания при обработке путевого листа система осуществляет автоматическое сравнение зарегистрированных фактических данных с данными планового маршрута/задания. При обнаружении расхождений система сигнализирует о расхождениях ответственным сотрудникам предприятия.

Система позволяет просматривать на географической карте местности фактический маршрут транспортного средства и сравнивать его с плановым маршрутом.

В системе реализован механизм контроля жизненного цикла путевых листов (создание, печать, выдача водителям, прием, расчет и т.д.). Система автоматически формирует журнал учета путевых листов, в котором отображаются факты выдачи и приема путевых листов, для каждого путевого листа отображаются сведения об остатках ГСМ в баке автотранспорта, выводятся показания спидометра и другая необходимая для учета путевых листов информация.

Система осуществляет автоматический расчет нормативного расхода ГСМ. Расчет производится для каждого отдельного вида работ в путевом листе, для путевого листа в целом, с учетом справочных данных по транспортному средству (нормы расхода топлива, повышающие коэффициенты и др.). При расчете могут использоваться данные из планового задания, или данные GPS-приемника, или фактически введенные данные, в зависимости от системных настроек для выбранного автотранспортного средства.

Расчет стоимости выполненных работ

Система осуществляет расчет стоимости каждой выполненной работы, указанной в путевом листе, а также расчет общей стоимости выполнения работ для путевого листа в целом.

Система позволяет настраивать расчет стоимости выполненных работ: по плановым данным, по фактически введенным данным, по данным GPS-приемников.

Модуль расчета оплат предоставляет возможность расчета премий/доплат для каждого водителя, транспортного средства, вида работ и их совмещения, метода работ, места проведения работ.

После расчета стоимости работ, система формирует наряды по конкретному водителю, по всем водителям, работающим в данный период.

После формирования нарядов, система позволяет просматривать печатные формы нарядов, а также печатные формы карточек учета выполненных работ для каждого водителя по каждой выполненной работе. В карточке учета представлена вся информация по работам: количество груза, вид работы, метод работы, расценки, коэффициенты и повышающие расценки и т.д.

В системе реализован модуль склада запчастей. Это полнофункциональная подсистема, которая обеспечивает автоматизацию всех бизнес-процессов работы склада запчастей — прием и отгрузка запчастей для автомобилей, возврат закупленных запчастей поставщикам и учет возвратов запчастей, установленных на автотранспорт, перемещение запчастей по складу, инвентаризация, регистрация брака, обработка случаев пересортицы и т.п.

Модуль обеспечивает ведение иерархического адресного склада, с указанием мест хранения всей номенклатуры запчастей.

Система поддерживает ведение справочника запчастей, обеспечивающего обновление данных на основании импорта файлов из других систем предприятия или сторонних систем.

Модуль обеспечивает автоматическое формирование всех необходимых складских документов, в том числе приходных ордеров, требований-накладных и т.д.

Модуль склада запчастей полностью интегрирован с другими модулями системы, что позволяет избежать двойного ввода данных для учета движения запчастей в рамках предприятия.

В случае наличия на автотранспортном предприятии собственной АЗС, система позволяет вести учет ГСМ на АЗС. В системе фиксируются все факты прихода ГСМ на АЗС, реализован учет накладных расходов, обеспечивается расчет себестоимости ГСМ. Факты выдачи ГСМ ведутся в разрезе путевых листов. Система позволяет учитывать возврат ГСМ, передачу ГСМ от одного транспортного средства другому, удаленную заправку техники с помощью бензовозов и другие хозяйственные операции.

Учет ГСМ ведется по местам хранения/колонкам (карточки мест хранения) и по видам ГСМ (карточка ГСМ).

В карточках мест хранения фиксируются данные о движении ГСМ, замерах удельного веса ГСМ, сдачи мертвого остатка, факты инвентаризации и т.д.

В карточках ГСМ отображаются места хранения ГСМ, факты прихода и расхода ГСМ, замеры удельного веса.

На основании данных о движении ГСМ система автоматически формирует раздаточные ведомости, сводные отчеты о движении ГСМ и другие необходимые отчеты.

Возможность интеграции с другими программно-аппаратными системами, используемыми в организации, позволяет осуществлять эффективный двусторонний обмен данными в рамках всего предприятия.

В системе реализована возможность формирования более 20 аналитических отчетов, предоставляющих детальную информацию о загруженности и использовании ТС, расходе ГСМ (в разрезе водителей, по остаткам, перерасходам, расхождениям с плановыми показателями), количестве перевезенного груза (всего, на прицепе), грузообороте, часам в работе (по плану, в наряде, в движении) и прочим параметрам.

3. Роботизированный программный комплекс «ПК АвтоПлан».

«ПК АвтоПлан» программный комплекс работает как с автотранспортом, так и с любой спецтехникой, учитывая особенности ее работы. Комплекс позволяет объединить в единую управленческую систему все ресурсы и процессы автотранспортного предприятия: заказчиков, ИТР и водителей, технику, ГСМ, шины и запчасти, весь документооборот, весь ремонт и складской учет, весь процесс эксплуатации и контроля и все прочее, из чего состоит ежедневная деятельность АТП.

При этом ряд управленческих и контрольных задач комплекс выполняет в полностью автоматическом режиме, другие — с минимальным привлечением операторов. Это резко повышает точность управления, ликвидирует ошибки и фальсификации, снижает затратную часть предприятия, повышает производительность труда и эффект от использования техники.

«ПК АвтоПлан» — программный комплекс нового поколения, для автоматизации автотранспортного предприятия любого масштаба: имеющего от 3-х до бесконечности транспортных средств любых видов: легковой автомобиль, грузовик, автобус, кран, экскаватор, любая коммунальная или дорожно-строительная спецтехника.

В комплексе реализован набор автоматических процедур, которые в автоматическом режиме делают до 40% операторской, контрольной и управленческой работы. Это не просто документооборот, это робот, интеллектуальная система.

Программа максимально исключает «человеческий фактор» из управления, сведя к минимуму ошибки и махинации. Встроенная интеграция с оборудованием спутникового мониторинга состояния транспорта GPS/ГЛОНАСС (геолокация, расход топлива и так далее).

Технические результаты.

Возможность иметь полную фактическую информацию о состоянии автотранспорта с оборудования:

- Информацию обо всех перемещениях транспорта;

- Фактический пробег;

- Фактическое время работы любых механизмов и агрегатов;

- Информация о времени полезной работы, простоях и нерациональном использовании техники;

- Соблюдение разрешенных маршрутов и выявление несанкционированных рейсов;

- Параметры движения (скорость, режимы работы двигателя, выявление фактов потенциально опасного вождения);

- Информация о заправках и сливах топлива, недоливов на АЗС;

- Информация о случаях повышенного расхода топлива;

- ВСЕ факты хищения топлива;

- Возможность просмотра информации о работе ТС через web-интерфейс в онлайн режиме.

«ПК АвтоПлан» дает возможность получить автоматическую (роботизированную) обработку этих данных программным комплексом, что составляет до 40% контрольной и управленческой работы. Обычно эту работу приходится делать вручную — сравнивать результаты данных с оборудования и «бумажного учета», путевых листов, вводить эти данные вручную в программу, находить ошибки, фальсификации данных (воровство или попытка скрыть свои ошибки), все это занимает много времени и сил — почему это и не работает как хотелось бы. В случае применения комплекса всю эту огромную работу делает робот. Автоматически сигнализирует если что-то идет не так, блокирует связанные процедуры, таким образом, существенная часть ошибок/фальсификаций, становится физически невозможна.

Бизнес-результаты.

Сокращение расходов. Предприятие получает колоссальную экономию на затратах — в среднем до 20% от всех затрат предприятия. Только на ГСМ экономия составляет от 20% до 60%.

Резкое повышение производительности труда, высвобождение управленческих сил предприятия. Существенная часть рутинной работы просто исчезает, комплекс делает ее самостоятельно за счет роботизации. Другая часть работы делается проще и быстрее, часто просто «нажатием одной кнопки

Резкое снижение махинаций, воровства, ошибок персонала. Отсутствие «левых» рейсов, нецелевого использования техники, воровства ГСМ и запчастей, неоправданных простоев техники на ТО, а так же всего комплекса проблем уровня «забыл», «не подумал», «не обратил внимания».

Снижение зависимости от людей — их квалификации, честности, инициативности, памяти, обязательности и прочих профессиональных качеств. Система построена так, что она компенсирует возможные ошибки персонала. Комплекс дает объективную информацию по бизнесу, без участия «человеческого фактора».

Повышение оборота предприятия — до 5%, за счет исключения ошибок с выставлением счетов, оптимизации использования транспорта, сокращения его нецелевого использования, времени пребывания в ремонте/обслуживании. А так же решения прочих проблем, которые в обычной ситуации срезают часть доходов предприятия, но по той причине, что это все время разные проблемы, и за всеми ими не уследить — на это закрывают глаза.

Роботизация комплекса, без участия человека программа выполняет до 40% операторской, контрольной и управленческой работы:

- Автоматически фиксирует въезд и выезд транспорта с жесткой привязкой по времени (без помощи механиков по выпуску);

- Ведет журнал въезда и выезда транспорта с автоматической фиксацией пробега, времени холостой работы двигателя, времени нахождения на линии и т.д.;

- Автоматически формирует план-задание на выпуск транспорта для механика по выпуску;

- Фиксирует факт заправки транспорта с привязкой по времени и адресом АЗС;

- Списывает со склада и распределяет по учетным карточкам транспорта запчасти установленные в процессе ремонта;

- Ведет журнал учета и выдачи автошин, аккумуляторов, учитывает их наработку, формирует карточки учета и акты на списание;

- Ведется автоматический учет и контроль выданных и сданных путевых листов.

Система постоянно ведет встречную проверку трех потоков информации: фактических данных с оборудования спутникового мониторинга, данных указанных самими водителями в путевых листах и расчетных данных на основе нормативов и алгоритмов их пересчета. К примеру автоматически сопоставляются данные пробега, времени работы транспорта, холостой работы двигателя, заправки и остатков в баке — на стадии обработки путевых листов;

Если встречная проверка данных выявляет аномальные отклонения, это автоматически включает сигнализаторы, привлекается внимание управляющего персонала, информация маркируется как недостоверная — без необходимости ее искать, вычленять и сопоставлять вручную.

Система автоматически защищает от выпуска на линию неисправного транспорта, транспорта без страховки, с просроченными документами, водителей с просроченными правами, допогами и просроченными личными карточками водителей по тахографам.

Программа содержит 6 взаимосвязанных модулей, которые полностью увязывают всю деятельность предприятия в единую систему.

— Журнал механиков по выпуску транспорта;

— Разнарядка транспорта;

— Обработка путевых листов;

— Журнал ремонтной службы;

— Табель;

— Склад.

Доступ к программе возможен как на рабочем месте, так и удаленно, через интернет или внутреннюю локальную сеть компании. Любой из участников процесса может быть в отъезде, но через интернет иметь полный доступ к рабочей информации, быть в курсе всех выполняемых работ, документов и цифр по всем контролируемым процессам.