Создание коммуникационной системы проекта

В основе коммуникационной системы проекта лежит документооборот.

Документ – это последовательность письменной или графической информации.

Обязательные реквизиты документа:

автор (должность, фамилия, инициалы);

дата составления;

адресат.

Классификация документов, используемых в рамках проекта:

учредительные (уставы, учредительные договоры);

инвестиционные (ТЭО, бизнес-план);

проектно-конструкторские (чертежи, спецификации);

проектно-сметные (сметы);

нормативно-технические (стандарты, нормы, правила);

документы по качеству;

организационные (положения о подразделениях, правила внутреннего распорядка);

информационно-справочные (протоколы, акты, справки);

плановые (планы, календарные и сетевые графики, таблицы);

отчетные (бухгалтерский баланс, отчеты о понесенных затратах);

учетные (планы счетов, регистры бухгалтерского, управленческого и налогового учета);

расчетно-платежные (расчетные ведомости, платежные поручения, чековые книжки);

контрактные (договор о намерениях, контракты, акты приема-сдачи, протоколы согласования цены);

транспортные (накладные, маршрутные листы);

документы стратегического характера (концепция проекта, политика в области качества, кадров).

Основные участники коммуникационной системы проекта:

заказчик / потребитель результатов проекта;

инвестор;

исполнитель;

менеджер проекта;

консультанты;

контрольные органы;

общественные организации.

Этапы организации коммуникационной системы:

идентификация участников проекта;

выявление и анализ их требований к коммуникационной системы;

логическое проектирование коммуникационной системы;

физическая реализация;

эксплуатация и поддержка.

На первом и втором этапах определяется, кто, кому, какую информацию должен передавать, в каком виде, какими методами и средствами, в какие сроки или с какой периодичностью.

На третьем этапе разрабатывается логическая модель системы.

На четвертомэтапе в соответствии с логической модели выбирается и создается технические и программные средства системы, оборудуются помещения, нанимается персонал.

На пятом этапе поддерживается рабочее состояние коммуникационной системы и одновременно в нее вносятся изменения без ущерба для всех коммункаций.

Основные требования к коммуникационной системе проекта:

способность удовлетворять различные потребности участников проекта;

совместимость с их коммуникационными системами;

наличие информации о всех основных показателях проекта (стоимостных, временных, производственных) и взаимосвязях между ними;

стандартизированность хранимой информации;

способность предупреждать кризисные ситуации;

способность интегрировать потоки внешней и внутренней информации.

Возможны следующие варианты (методы) коммуникаций в проекте:

письменно или устно;

адресно или публично;

с применением средств автоматизации и без;

вербально и невербально;

формально и неформально;

по вертикальной и горизонтальным организационным связям.

Средства коммуникаций в проекте:

официальные документы;

неформальные документы (записка, памятка);

вычислительные сети;

базы данных;

программные средства;

телефон телетайп, телефакс;

личная беседа;

совещание, переговоры, заседания;

плакаты, стенды, объявления;

СМИ;

неформальные слухи.

Те или иные методы и средства коммуникаций выбираются исходя из требований участников информационной системы и закрепляются в информационных потоках проекта.

О

О

О

О

О

О

о