ТЕМА 7. УПРАВЛЕНИЕ РАЗРАБОТКОЙ ПРОЕКТА

Целевая установка:Раскрыть содержание управления проектом на фазе его разработки.

После изучения данной темы студенты смогут:

назвать основные задачи и принципы планирования планирования проекта;

раскрыть порядок планирования проекта по временным параментрам, планирование стоимости в проекте, управления качеством и проектирования информационного обеспечения проекта;

охарактеризовать возможные проектные риски, перечислить основные методы и способы их снижения;

раскрыть содержание контрактной работы в рамках проекта.

В лекции рассматриваются следующие вопросы:

7.1.Основные задачи и принципы планирования проекта

7.2.Планирование проекта по временным параметрам

7.3.Планирование стоимости в проекте

7.4.Управление качеством проекта

7.5.Проектирование информационного обеспечения проекта

7.6.Прогнозирование и оценка риска в проекте

7.7.Контрактная работа по проекту

Основные задачи и принципы планирования проекта

После предпроектного исследования наступает стадия разработки проекта. Основное содержание процесса управления проектом на этой стадии заключается в его планировании.

Планирование проекта – это непрерывный процесс определения наилучшего способа достижения поставленных целей проекта с учетом обстановки, складывающейся внутри и снаружи проекта.

Планирование проекта должно осуществляться таким образом, чтобы были получены ответы на вопросы:

что и когда необходимо делать;

кто, что и взаимодействуя с кем должен делать;

сколько и каких ресурсов, для чего, когда и откуда должно поступить;

что сколько стоит, когда должно быть оплачено и за счет каких средств;

каковы лимиты ресурсов и бюджета;

какое требуется качество;

каковы риски проекта;

что выполнено на данный момент, что не выполнено;

кем и какие сроки нарушены;

что необходимо сделать, чтобы проект был выполнен в срок.

Чтобы получить ответы на эти вопросы необходимо решение следующих задач планирования:

разработка предметной области проекта (его результатов);

определение состава, последовательности и сроков проектных работ;

разработка календарного плана (расписания) работ;

планирование необходимых ресурсов и их стоимости;

разработка бюджета проекта;

разработка сводного плана проекта.

Кроме того, существуют задачи планирования, определяемые природой проекта:

планирование качества в проекте;

организационное планирование (распределение ролей в проекте);

подбор кадров;

планирование коммуникаций между участниками проекта;

планирование рисков;

планирование поставок и контрактов;

разработка сводного плана управления проектом.

Для эффективного решения всех задач необходимо соблюдение следующих принципов планирования:

1) все действия в рамках проекта должны планироваться в соответствии с его целями и задачами;

2) планирование должно охватывать весь комплекс проектных работ;

3) все планируемые работы должны быть обеспечены ресурсами;

4) планирование работ должно учитывать существующие между ними и внешними факторами взаимосвязи;

5) должна быть некоторая свобода при планировании показателей проекта и критериев их оценки, учитывающая вероятностный характер событий и процессов в рамках проекта;

6) планирование должно охватывать все функции управления проектом;

7) разрабатываемые планы должны быть не только приемлемыми, но оптимальными;

8) планирование должно быть персонифицированным и ответственным;

9) плановые решения должны быть преемственными и взаимоувязанными;

10) планирование должно сопровождаться мониторингом, контролем и, при необходимости, пересмотром плановых решений. При этом основные цели и ограничения проекта должны быть неизменны.

Планирование проекта по временным параметрам

Планирование проекта начинается с разработки его предметной области. Исходными данными для этого являются:

требования к результатам проекта;

концепция проекта;

архивная информации о результатах аналогичных проектов.

Определение предметной области заключается в разделении результатов проекта на более мелкие и управляемые компоненты посредством структурной декомпозиции – вплоть до отдельных промежуточных и конечных продуктов и услуг.

После определения предметной области осуществляется планирование проекта по временным параметрам. При этом составляются различные календарные планы (расписания) работ. В них указывается полный перечень проектных работ, их последовательность, взаимосвязь, сроки выполнения, исполнители и необходимые ресурсы.

Календарные планы составляют на весь жизненный цикл проекта, для различных уровней управления и различных исполнителей. Они различаются степенью охвата и детализации работ, а также лежащими в их основе математическими моделями.

Исходными данными календарного планирования являются:

перечень, состав и характеристики работ;

взаимосвязи между работами;

ограничения и допущения на выполнение работ;

интервалы времени доступности используемых ресурсов.

Для получения исходных данных необходимо решить три основные задачи;

1) определить перечень работ проекта. Для этого в структурной декомпозиции предметной области выделяются более детальные работы. Степень детализации должна быть достаточной для использования соответствующей математической модели. Для каждой работы определяется ее объемно-ресурсные характеристики и исполнители. Эта информация заносится в сводную таблицу;

2) определить последовательность и взаимосвязь работ. Для этого составляется сетевая модель проекта в виде графа, стрелочной диаграммы или сетевой матрицы. В ней отражаются последовательность и очередность выполнения работ, обеспеченность работ ресурсами и переход этих ресурсов от одной работы к другой;

3) оценить продолжительности работ с учетом ограничений и возможных допущений. При этом к ограничениям относят интенсивность выполнения работ и наличие необходимых ресурсов, а к основным допущениям – характер распределения продолжительности работы как случайной величины и характер зависимости продолжительности работы от ее объема, количества выделяемых ресурсов и их производительности.

Для определения продолжительности работы используют различные методы:

нормативно-расчетный метод, согласно которому продолжительность работы определяется на основе нормативного значения трудоемкости ее выполнения на основе каждого из ресурсов;

вероятностный метод, основанный на нормальном характере распределения продолжительности работы как случайной величины;

метод аналогов, использующий опыт проведения аналогичных работ.

На основе сетевой модели проекта и данных о продолжительности работ осуществляется разработка допустимых календарных планов (расписаний) работ, отличающихся сроками выполнения отдельных работ и распределением ресурсов. Из допустимых планов выбирается один оптимальный план по одному из критериев:

минимуму общего времени выполнения;

минимуму отклонений от заданных сроков;

максимуму качества использования ресурсов;

максимуму объема выпуска продукции;

минимуму стоимости выполнения работ и т.д.

При разработке расписания используют следующие методы:

метод критического пути, который позволяет выявить резервы времени при выполнении работ;

метод "Сжатие", который сокращает продолжительность проекта за счет выявления последовательных работ, которые можно выполнить параллельно;

метод "Сглаживание", который позволяет достигнуть оптимального качества распределения ресурсов при ограничениях на сроки завершения работ (например, минимум превышения требуемых ресурсов над заданным уровнем их наличия);

метод "Калибровка", минимизирующий общую продолжительность комплекса работ.

Календарный план (расписание) работ является конечным результатом планирования временных параметров в проекте.

Планирование стоимости в проекте

Планирование стоимости в проект предназначено для обеспечения выполнения проекта в рамках установленного бюджета.

Основные этапы планирования стоимости в проекте:

определение ресурсов проекта;

оценка стоимости;

разработка бюджета.

При планировании учитывают следующие виды ресурсов:

трудовые;

машины и оборудование;

денежные средства;

энергетические ресурсы;

информационные;

вычислительная и оргтехника;

производственные площади и пр.

Исходная информация для планирования ресурсов:

структурная декомпозиция работ;

информация о наличии ресурсов;

информация о необходимых ресурсах при выполнении аналогичных работ.

Потребность в ресурсах определяют на основе нормативов или на основе экспертных оценок. В результате для каждой работы получают описание необходимых ресурсов, их количество и сроки использования.

После определения ресурсов приступают к оценке стоимости проекта. Исходными данными при этом являются:

структурная декомпозиция работ;

потребности в ресурсах;

их стоимость;

продолжительность работ;

административно-управленческие расходы;

информация о стоимости аналогичных проектов.

Оценка стоимости осуществляется двумя способами:

на основе аналоговых смет, когда используются реальных сметы предыдущих аналогичных проектов с последующей корректировкой;

на основе общих смет, когда вначале определяются индивидуальные стоимости конкретных работ, а затем они складываются в общие затраты.

Достоверность второго способа выше, особенно при подробной детализации работ. Но при этом увеличиваются затраты на составление самих смет.

Результатом оценки стоимости проекта является сметная документация. Она состоит из сводной сметы всего проекта, локальных смет на отдельные виды работ и сметных расчетов.

На основе смет разрабатывается бюджет проекта. При этом планируется расход средств по временным периодам (год, квартал, месяц) в течение всего проекта.

Исходная информация для разработки бюджета:

сметная документация;

структурная декомпозиция работ;

календарный план (расписание ) работ;

информация о наличии денежных средств.

Вначале на основании календарного плана формируется список работ, которые должны быть выполнены в соответствующие временные периоды. Затем на основе сметной документации определяется стоимость работ, относящихся к отдельным периодам.

Результатом разработки бюджета является стоимость проекта, распределенная по временным периодам.