Понятие управления проектом и его необходимость

Организации и предприятия осуществляют целенаправленную деятельность, которая включает отдельные проекты и операции, связанные с производством продукции и оказанием услуг.

Проекты и операции имеют общие черты:

имеют определенные цели;

выполняются людьми;

требуют ресурсы, количество которых, как правило, ограниченно;

подлежат управлению, т.е. планируются, контролируются и регулируются.

Главное различие между операциями и проектами состоит в том, что первые повторяются многократно на протяжении длительного времени, а вторые являются временными и единичными.

Например, разработка технологической линии по выпуску конкретной продукции – это проект, а ее дальнейшая эксплуатация – это операции.

Каждый проект направлен на изменения той системы, в которой он осуществляется. При этом он обладает новизной и неповторимостью и имеет строго определенное время начала и окончания.

Управление проектом (англ. project management) в широком понимании – это процесс руководства людскими и материальными ресурсами на протяжении жизненного цикла проекта на основе применения современных методов, средств и технологий для достижения определенных в проекте результатов.

Основным предметом изучения дисциплины "Управление проектом" являются процессы, функции, задачи, методы и средства управления проектами.

Управление проектом является междисциплинарной наукой и использует знания из области других дисциплин: общей теории управления; управления производством; социально-психологических дисциплин. Каждый менеджер проекта должен иметь знания из общей теории управления, уметь применять эти знания в конкретных производственных условиях, учитывая при этом социально-психологические особенности управляемого им коллектива работников.

В управлении проектом заинтересованы все его основные участники, поскольку:

инвесторы получают возврат вложенных капиталов и предусмотренные проценты;

заказчик– реализованный проект и доходы от его использования;

контрактор – предусмотренное контрактом вознаграждение за успешное завершение проекта;

субконтракторы – плату за выполненные работы и услуги;

руководитель проекта и его команда – плату по контракту и дополнительное вознаграждение по результатам работы;

органы власти – налоги со всех участников проекта, а также удовлетворение общественных, социальных и экологических нужд;

потребители получают необходимые им товары и услуги.

Управление проектом является необходимым в случаях:

дефицита и ограниченности средств и ресурсов;

инфляции и возрастания стоимости;

возрастающей сложности проекта;

усиления конкуренции;

социальных и экологических проблем;

проблем потребительского рынка;

взрастающих требований к качеству работ.

Если эти факторы не учитывать, то это может привести к таким негативным последствиям, как:

снижение доходов и прибылей участников;

превышение установленной стоимости, продолжительности и сроков завершения проекта;

увеличение штрафов за нарушение обязательств;

превышение установленных лимитов на потребляемые ресурсы;

отставание выпуска новой продукции на потребительский рынок;

низкая эффективность инвестиций и большие сроки окупаемости проекта.

Управление может оказаться выгодным или необходимым для проектов:

с четко определенным единственным конечным продуктом;

с жесткими требованиями к срокам, затратам и результатам;

с высокой степенью престижности, когда затрагивается репутация организации;

при эксклюзивном характере, когда очень высоки возможные доходы и потери в случае неудачи.

1.2. Современная концепция управления проектом

Рассмотрим основное содержание этих компонентов.

1. Контекст управления проектом включает:

- предметную область проекта – его цели, результаты и состав работ;

- жизненный цикл проекта;

- участников проекта;

- организацию проекта;

- окружение проекта.

2. Множество процессов управления проектомможно разделить на пять групп:

- процессы инициации – формальное признание того, что начинаются работы по проекту или его очередной фазе;

- процессы планирования – разработка плана проекта и системы управления для успешного достижения целей и результатов проекта;

- процессы выполнения – координация людских и материальных ресурсов для выполнения плана проекта;

- процессы контроля – слежение за ходом выполнения проекта и осуществление корректирующих воздействий для ликвидации отклонений от плана проекта;

- процессы закрытия – формальная приемка выполненного проекта или его отдельной фазы, закрытие контрактов и завершение проекта.

3. Для всех проектов можно выделить наиболее существенные функции управления проектом:

- управление предметной областью проекта – ее изменение или уточнение как в процессе разработки проекта, так и при его выполнении;

- управление качеством проекта – планирование, обеспечение и контроль качества проектных, организационных и управленческих решений; материалов, оборудования и сырья; выполняемых работ и результатов;

- управление временем в проекте – определение последовательности и продолжительности работ, разработка календарного плана и контроль его выполнения;

- управление стоимостью – планирование ресурсов, оценка их стоимости, формирование сметы и бюджета проекта, контроль стоимости;

- управление риском – прогнозирование и предупреждение возникновения рисковых ситуаций, принятие мер по снижению риска, распределение возможного ущерба от риска между участниками проекта;

- управление людскими ресурсами – определение требований к персоналу; поиск, отбор кандидатур и оформление на работу; планирование и распределение персонала по рабочим местам; организация обучения и повышения квалификации; предупреждение конфликтных ситуаций; установление оплаты труда и др.;

- управление контрактами и поставками – планирование контрактов и поставок, подготовка предложений и запросов, выбор контракторов, администрирование и закрытие контрактов;

- управление коммуникациями – сбор, передача, сортировка, отображение и интерпретация информации для всех участников проекта;

- управление изменениями – прогнозирование изменений в проекте под влиянием внутренних и внешних факторов, разработка плана защиты и изменений проекта, исполнение плана, контроль изменений и оценка их эффективности.

4. Управление проектом основано на использовании широкого спектра научных методов, таких как:

- методы сетевого планирования и управления – используются для моделирования проекта, его временного и ресурсного анализа, распределения ресурсов и мониторинга проекта;

- методы планирования затрат – используются для расчета стоимости проекта по проектам-аналогам или на основе объема работ и нормативной базы, а также для минимизации стоимости проекта за счет варьирования параметров финансовых схем, интенсивности работ, их сроков и способов выполнения;

- методы контроля затрат – используются для мониторинга затрат посредством расчета различных стоимостных показателей и составления на их основе разнообразных графиков;

- методы управления риском – используются для имитационного моделирования рисковых ситуаций, вероятностной и экспертной оценки их последствий;

- методы управления качеством – используются для обеспечения соответствия потребностям в проекте, качества его разработки и планирования, соответствия проекта плановой документации, качества материально-технического обеспечения;

- методы управления конфликтами – используются для прогнозирования, оценки и предотвращения конфликтных ситуаций;

- методы управления изменениями – используются для прогнозирования, оценки и защиты проекта от изменений, внесения необходимых изменений;

- методы управления контрактами – используются для упорядочения и систематизации процедур подготовки, согласования, оформления, контроля и закрытия контрактов;

- методы организации управления проектом – используются для построения рациональных организационных форм и структур, установления регламента и взаимоотношения между участниками проекта, формирования необходимого состава команды проекта, эффективного управления персоналом и налаживания необходимых коммуникаций.

5. Критериями эффективного управления проектом являются:

- завершения проекта в установленные сроки и в рамках бюджета;

- соблюдение требований к качеству результатов;

- минимальный согласованный объем изменений в предметной области проекта;

- сохранение без нарушений текущей работы организации за рамками проекта.

Тема 2. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ И СОДЕРЖАНИЕ ПРОЕКТА

Целевая установка:Раскрыть содержание понятия «проект», дать общепринятую классификацию проектов, раскрыть содержание понятия «жизненный цикл проекта», определить типовой набор участников проекта, раскрыть содержание понятия «окружающая среда проекта».

После изучения данной темы студенты смогут:

назвать основные отличительные признаки и характеристики проектов;

классифицировать конкретный проект с точки зрения общепринятой классификации проектов;

сформулировать его цель и описать его конечные результаты;

раскрыть основное содержание фаз жизненного цикла проекта;

определить непосредственных и косвенных участников конкретного проекта;

перечислить факторы непосредственного и дальнего окружения проектов.

В лекции рассматриваются следующие вопросы:

2.1.Основные признаки и характеристики проекта

2.2.Классификация проектов

2.3.Содержание и структура проекта

2.4.Жизненный цикл проекта

2.5.Участники проекта

2.6.Окружающая среда проекта

2.1. Основные признаки и характеристики проекта

Программа– это совокупность проектов и различных мероприятий, объединенных общей целью и условиями их выполнения.

Основными характеристиками проекта являются:

- назначение проекта – описание новых продуктов или услуг, которые получит потребитель в результате реализации проекта;

- стоимость проекта – сметные затраты, необходимые для выполнения работ проекта;

- объемы работ проекта – количественные показатели работ проекта;

- сроки выполнения проекта – даты начала, окончания, продолжительность;

- качество проекта – соответствие характеристик проекта и его продукции установленным стандартам качества;

- ресурсы проекта – оборудование, материалы, персонал, программное обеспечение, информационные системы, производственные площади и др.;

- исполнители проекта – специалисты и организации, привлеченные к участию в проекте, их количественные характеристики, состав и квалификация;

- риск проекта – перечень возможных рискованных событий в проекте, вероятности их свершения и ущерб от их воздействия на проект.