Как поддерживать деловые контакты

В нашем обществе подлинное значение делового общения в полной мене начинает осознаваться только в связи с переходом экономики на рыночные отношения.

В условиях создания рынка с каждым годом появляется все больше предприимчивых и способных людей. В тоже время опыта предпринимательской деятельности, и, прежде всего, умения вести успешный деловой разговор, у таких людей явно недостаточно, что существенно снижает их деловую активность.

Понятие «деловая беседа» широко и неопределенно. Это и служебное совещание, и деловой разговор заинтересованных лиц, т.е. устный контакт между партнерами, связанными деловыми отношениями.

Значение деловой беседы трудно переоценить. Она является наиболее благоприятной и зачастую единственной возможностью убедить собеседника в обоснованности вашей позиции, для того, чтобы он ней согласился и поддержал. Таки образом, одна из главных задач деловой беседы (переговоров) – убедить собеседника принять конкретные предложения.

Деловая беседа выполняет рад очень важных функций:

- взаимное общение работников из одной деловой среды;

- совместный поиск, выдвижение и оперативную разработку рабочих идей и замыслов;

- контроль и координирование уже начатых деловых мероприятий;

- стимулирование деловой активности.

Условно выделяют следующие виды коммуникационного общения:

- «менторский» - поучительно-назидательный;

- «одухотворяющий» - возвышающий людей, вселяющий в них веру в свои духовные силы и личностные качества;

- «конфронтационный» - вызывающий у людей желание возражать, не соглашаться;

- «информационный»- ориентированный на передачу слушателям каких-либо сведений.

Менеджерам и бизнесменам надо стремиться всячески избегать менторского тона при общении, а также остерегаться, чтобы у них в голосе не появлялись поучительно-назидетельные нотки. Никакого проявления интеллектуального превосходства над людьми.

Менеджеры и бизнесмены должны уметь пользоваться «риторическим» инструментом, т.е. набором следующих коммуникационных эффектов:

1. Эффект визуального имиджа осуществляется на основе о внешнем виде выступающего. Внешний облик выступающего имеет существенное значение для принятия или непринятия его аудиторией. Привлекательный внешний облик, элегантная манера общения, доброжелательный открытый взгляд – все это оказывает на людей положительное воздействие еще до начала речи выступающего.

2. Эффект первых фраз призван закрепить или скорректировать первоначальное впечатление от выступающего у людей. Главным критерием эффекта первых фраз является заключенная в них интересная информация. Она может быть известной, но поданная в новой интерпретации, с оригинальными примерами. Очень важно при подготовке к выступлению выявить основные социально-психологические слои аудитории, для которых характерны определенные настроения и ожидания. Поэтому надо иметь словесные заготовки – набор первоначальных фраз, ориентированных на, преобладающие в аудитории, социально-психологические слои.

3. Эффект аргументации основан на логике выступления, которая придает ему обоснованность и убедительность. Если логика – это внутренняя организация речи, то ее внешней стороной выступает теоретическая и эмпирическая аргументация. К теоретической аргументации относятся научные положения, концепции, гипотетические суждения, к эмпирической - конкретный эмпирический факт, цифровые показатели, статистические данные.

4. Эффект квантового выброса информации является одним из действенных риторических приемов поддержания внимания собеседника. Этот эффект основан на заранее продуманном распределении по всему пространству речи новых мыслей и аргументов. Таким образом, выступающий активизирует внимание слушателей, выбрасывая через интервалы кванты «свежей» информации.

5. Эффект паузы.Пауза облегчает дыхание, дает возможность сообразить, к какой мысли следует перейти дальше. Она позволяет важным соображениям глубже проникнуть в сознание слушателя. Короткая пауза перед кульминационным моментом речи и после – один из способов выделить его.

6. Эффект художественной выразительности связан с умением грамотно строить предложения. Искусство речи – это умение свободно использовать литературное богатство языка.

В менеджменте большое значение придается умению слушать. Чем сложнее беседа, тем больше усилия приходиться прилагать собеседникам для концентрации своего внимания. В помощь собеседникам в работе над собой используется эффект релаксации, цель которого снять эмоциональную напряженность. Классическим риторическим приемом для этого является юмор.

Основные этапы деловой беседы:

1. Подготовительные мероприятия (сбор материала, его обработка, анализ и редактирование)

2. Начало беседы имеет большое значение для установления контакта с собеседником; создания рабочей атмосферы; привлечения внимания к предстоящему разговору.

3. Информирование присутствующих, т.е. передача сведений с которыми их необходимо познакомить.

4. Аргументирование выдвигаемых положений – основной этап деловой беседы, т.к. с помощью аргументов можно полностью или частично изменить позицию и мнение собеседника, смягчить противоречия, критически рассмотреть положения и факты изложенные ранее.

Для достижения большей убедительности аргументации соблюдайте простые правила:

- Приспосабливайте аргументы к личности своего собеседника; избегайте простого перечисления фактов, вместо этого излагайте преимущества или последствия, вытекающие их этих фактов.

- Употребляйте терминологию, которая понятна вашему собеседнику.

- Не забывайте, что излишняя убедительность вызывает сопротивление со стороны собеседника, особенно если у него агрессивная натура.

- Старайтесь как можно нагляднее изложить свои доказательства, приводя наглядные доводы и яркие сравнения.

- Избегайте формулировок, усложняющих аргументацию: я считаю (вы не находите, что); вы еще об этом не знаете (сейчас вы сможете убедиться); все же вы должны (не могли бы вы).

5. Завершение беседы. На последнем этапе решаются следующие задачи:

- достижение основной цели или альтернативной цели;

- обеспечение благоприятной атмосферы;

- стимулирование собеседника к выполнению намеченных действий;

- поддержание в дальнейшем контактов с собеседником, его коллегами;

- составление резюме с четко выраженным основным выводом, понятным всем присутствующим.