Сущность и особенности управленческих решений

Принятие решений является неотъемлемой частью деятельности человека в любой сфере: политической, экономической, культурной, личной жизни. Последствия решений могут затрагивать интересы не только одного человека или нескольких, но и крупных коллективов, регионов и общества в целом. Поэтому принятие решений является функцией каждого человека в личной жизни и функцией руководителя любого уровня в процессе управления.

Чтобы избежать моральных и материальных издержек, важно знать теорию и практику принятия решений. Существенным отличительным признаком решения является то, что оно принимается при наличии назревшей проблемы. А поскольку такие проблемы возникают при управлении любым объектом (промышленным предприятиям, банком или государственным учреждением) постоянно, то функция принятия решений заключается в постоянном решении в процессе управления той или иной задачи.

К управленческим решениям предъявляются определенные требования, которые обеспечивают выполнение поставленных задач:

1. Научная обоснованность, компетентность. Данное требование означает, что решение должно отражать объективные закономерности развития объекта и системы управления им. Каждое решение, противоречащее этим закономерностям, влечет за собой серьезные последствия, замедляет развитие системы.

Для смягчения негативных последствий принимаемых решений необходимо, чтобы они принимались на основе достоверной, хорошо изученной информации об управляемом объекте и окружающей его среде. Соблюдение отмеченных требований повышает научную обособленность решений, снижает их ошибочность. Тщательность обоснования решения - это залог его оптимальности.

2. Полномочность. Управленческое решение должно быть полномочным. Это означает, что оно должно приниматься органом или лицом, имеющим право принимать именно это решение, а не другое.

Полномочность выполнения функции принятия решения является необходимым условием обеспечения директивности принятого решения и определяется правами для его принятия и ответственностью за его последствия.

Выход за рамки этих прав создает риск невыполнения решения. С другой стороны, лицо, принимающее решение, не должно подменять нижестоящих руководителей, что неизбежно ведет к снижению инициативности подчиненных.

3. Директивность. Директивность решения означает обязательность его исполнения. Она обеспечивается полномочностью руководителя.

4. Непротиворечивость. Непротиворечивость означает его согласованность с ранее принятыми решениями. Принимая решения, важно учитывать, что оно будет осуществляться не изолированно, и должно развивать и дополнять ранее принятые решения. Непоследовательность в принятии решений, их взаимозаключаемость резко снижает эффективность управления.

5. Своевременность (оперативность), означает, что с момента возникновения проблемной ситуации до принятия решения в объекте управления не должно произойти необратимых явлений, делающих это решение ненужным. Несвоевременно принятое решение часто бывает не только недостаточно эффективным, но и вредным.

6. Точность, ясность, лаконичность формулировки решения. Управленческое решение должно быть точным и ясным, что исключает разночтения. Простота и лаконичность, строгость формы помогают лучше усвоить требования управленческого решения исполнителями, что является залогом его успешной реализации.

7. Экономичность, эффективность и оптимальность. Требование эффективности состоит в том, чтобы цели были достигнуты при оптимальных затратах ресурсов (трудовых, материальных и финансовых). В этом суть экономичности решения. Если правильно соблюдена прямая зависимость между целями, средствами и ресурсами, то принятое решение будет оптимальным.

8. Комплексность. Означает необходимость учета всех благоприятных и неблагоприятных факторов, относящихся к решаемой проблеме, а также рационального использования логического мышления и интуиции принимающего решения лица, математических методов и вычислительной техники при формировании и выборе решения.

Принятие решений, как и коммуникация, является важной частью управленческой деятельности. Если коммуникация - «стержень», пронизывающий любую деятельность в организации, то принятие решений - «центр», вокруг которого вращается жизнь организации.

Принятие решения представляет собой выбор одной из ряда альтернатив в процессе достижения цели, исключающий другой вариант.

Необходимость в решении возникает при появлении проблем. Таким образом, решение направлено на устранение проблем в деятельности организации.

Принятию решений присущи сознательная и целенаправленная деятельность; поведение, основанное на факторах и ценностных ориентациях; взаимодействие членов организации; включенность процесса принятия решений в другие процессы, происходящие в организации.

В управлении организацией принятие решений осуществляется менеджерами различных уровней и носит достаточно формализованный характер, так как решение касается не только одной личности, а чаще всего оно относится к подразделению или к организации в целом. В организации могут выделяться два уровня решений: индивидуальный и организационный. В первом случае решение направлено на конкретный процесс, а во втором основное внимание уделяется организационной среде вокруг этого процесса.

Организационное решение - это выбор, который должен сделать руководитель, чтобы выполнить обязанности, обусловленные занимаемой им должностью. Эти решения разделяют на две категории. Запрограммированное решение есть результат реализации определенной последовательности при решении математического управления. Как правило, число возможных альтернатив ограниченно и выбор должен быть сделан в пределах направлений, заданных организацией. Программирование можно считать важным вспомогательным средством в принятии эффективных организационных решений.

Незапрограммированные решения требуются в ситуациях, которые в определенной мере новы, внутренне не структурированы или сопряжены с неизвестными факторами. Поскольку заранее невозможно составить конкретную последовательность необходимых шагов, руководитель должен разработать процедуру принятия решений. К числу незапрограммированных можно отнести решения следующих типов: какими должны быть цели организации, как улучшить продукцию и т.п.

Принять любое решение не трудно. Сложнее принять хорошее решение, наиболее полно отвечающее сложившимся условиям. Практика показывает, что на сам процесс принятия решений воздействуют три основных фактора: знания, опыт и чувства. В зависимости от преобладающего влияния одного из них выделяют интуитивные, адаптационные и рациональные.

Интуитивное решение базируется на предположении руководителя о том, что его выбор правилен. Здесь присутствует «шестое чувство», своего рода озарение, посещающее наиболее опытных, обладающих широким кругозором менеджеров, располагающих минимальным временем, что не позволяет долго раздумывать над ситуацией. При принятии таких решений чрезвычайно велик риск ошибки, поэтому применять их можно только в крайнем случае.

Адаптивное решение базируется на общих знаниях, здравом смысле, имеющемся у руководителя, позитивном и негативном опыте. Оно предполагает осуществление действий, которые в аналогичной ситуации в прошлом были успешны, с поправкой, разумеется, на сегодняшний день. Положительной стороной подобного способа принятия решений является простота и оперативность, но он страдает рядом существенных пороков.

Здравый смысл на практике встречается весьма редко: опыт, на который при этом возлагаются столь большие надежды, может отсутствовать, если решение принимается впервые; действуя же по аналогии, легко упустить другие, гораздо более выгодные варианты решений.

Слабой стороной адаптационного и интуитивного решений является их субъективность. Она обусловлена как характером руководителя, в соответствии с которым решения могут быть рискованными или взвешенными, инертными или импульсивными, так и его личной компетентностью, определяемой опытом и образованием, от которых зависит уровень понимания ситуации и проблемы.

Психологи считают, что необходимые для принятия решений трезвость, выдержка, умение мыслить приходят к большинству людей в возрасте около 45 лет и, по крайней мере, до 60 лет их уровень остается достаточно высоким.

Но даже с учетом этого опасность субъективизма при принятии адаптационного и интуитивного решений не исчезает. Она устраняется только при выработке и принятии рационального решения.

В основе рационального решения лежит не наитие или прежний эмпирический опыт, а объективный анализ условий, в которых фирма действует в настоящий момент и которые предположительно будут иметь место в перспективе.

Принятие решений в управлении представляет собой сложный процесс, состоящий из ряда этапов, начинающийся с формулирования проблемы и заканчивающийся совершением действий, решающих эту проблему.

Первый этап процесса состоит в признании необходимости решения и включает в себя: признание проблемы, формулирование проблемы и определение критериев успешного решения проблемы.

Признание проблемы является необходимым условием для ее решения, так как если проблема не существует для того, кто принимает решения, то и принятия решения не состоится. Раз проблема признана, то далее следуют ее интерпретация и формулирование. Проблема может быть определена как возможность, как кризис или как рутинная проблема. Вместе с тем, руководителю необходимо определить стандарты, по которым предстоит оценивать альтернативные варианты выбора. Эти стандарты принято называть критериями принятия решений. Они выступают в качестве рекомендаций по оценке решений.

Второй этап - это этап выработки решения, который состоит из разработки, оценки и выбора альтернатив. Как только определены факторы, ограничивающие решение, менеджер начинает работу по поиску альтернатив. Многие из альтернативных решений легко обнаружить. Они обычно известны из предыдущего опыта.

Однако нередки новые, уникальные проблемы, решение которых не умещается в привычные и стандартные рамки. В этом случае необходим творческий подход. Следует отметить, что творческая обстановка при поиске альтернатив создается самим руководителем.

Все предложенные альтернативы должны быть сравнены друг с другом или оценены для последующего выбора лучшей из них.

Выбор альтернативы является вершиной в процессе принятия решения.

Третий этап - это выполнение решения. Он состоит из организации выполнения решения, анализа и контроля выполнения.

Выполнение решения - это устранение проблемы, по отношению к которой было принято решение. Организация выполнения решения предусматривает координацию многих людей. Менеджер должен сделать людей заинтересованными на реализацию решения, расставив людей таким образом, чтобы максимально использовать их способности. Важным моментом в ходе выполнения решения является получение информации. Полученная информация необходима для проведения корректировки действий.

Условием эффективного выполнения решения является контроль за их реализацией. Можно привести немало случаев, когда хорошие решения не осуществляются только потому, что за их выполнением не налажен надлежащий контроль.

Правильно организованный на стадии реализации решений контроль позволяет:

• стимулировать работу исполнителей и организовать их учебу;

• оперативно устранить возникающие отклонения и несоответствия;

• оценить потенциальные возможности коллектива и выявить его резервы и упущенные возможности.

Завершающим моментом реализации решения является подведение итогов его выполнения. Это обстоятельство должно стать важнейшим принципом управления. Итоги должны подводиться в любом случае, независимо от того, как реализовано решение, выполнены ли поставленные цели и задачи или они не достигнуты вообще. Подводить итоги целесообразно в форме совещаний, собраний со специальной повесткой дня, или отводя этой проблеме место в печати, наглядной агитации и т.п.

В процессе подведения итогов следует:

^• проанализировать все этапы процесса подготовки, принятия и реализации решения;

• оценить успехи, рассмотреть выявленные в работе исполнителей недостатки;

• зафиксировать внимание работников на вновь возникших проблемах.

Управленческий цикл заканчивается подведением итогов. В то же время он служит началом нового цикла, поскольку создает исходную базу для новых решений.

Весь процесс принятия решения можно представить в виде схемы (рис. 18).

Контрольные вопросы

1. Что такое организация?

2. Какие виды отношений различают в организации?

3. Назовите цели организации и ее виды.

4. Что относится к окружающей среде организации?

5. Какие задачи планирования вы ежедневно решаете?

6. Что включает в себя функция организации?

7. Что несет в себе функция координации в управленческом процессе?

8. Какие виды включает в себя функция контроля?

9. Почему коммуникацию можно назвать ключевым процессом в организации?

10.Что такое коммуникационная сеть?

11.Какие требования предъявляются к управленческому решению?

12.Что такое запрограммированные и незапрограммированные решения?

13.Из каких этапов состоит процесс принятия решений?

14.Укажите место организационной культуры в организации.

15.Что такое коммуникационные сети в организации?

16.Назовите основные стадии и этапы управленческого решения.

17.В чем заключается умелое выполнение менеджером своих функций?

18.Какую роль играет планирование в нашей жизни?

19.Какова роль организации в новых условиях хозяйствования?

Список рекомендуемой литературы

1. Веснин В.Р. Основы менеджмента. Курс лекций для студентов высших учебных заведений. М., 1996.

2. Виханский О.С, Наумов А.И. Менеджмент. М., 1996.

3. Литвак Б.Г. Управленческое решение. М., 1998.

4. Менеджмент. Учеб. пособие // Под ред. Ж.В. Прокофьевой. М., 2000.

5. Менеджмент организации // Под ред. проф. З.П. Румянцевой и проф. Н.А. Соломатина. М., 1996.

6. Основы менеджмента и маркетинга // Под ред. проф. Р.С. Седегова. Минск, 1995.

7. Пригожий А.И. Организации: системы и люди. М., 1990.

8. Пиз А. Язык телодвижений (как читать мысли других по их жестам). Нижний Новгород, 1992.

9. Фатхутдинов Р.А. Разработка управленческого решения. М., 1997.

10.Хан Д. Планирование и контроль: концепция контро-линга. М., 1997.