Контроль исполнения и корректировка бюджета. Экономические показатели обучения.

Недостаточно составить правильный бюджет, необходимо еще организовать его реализацию и контроль исполнения. Поскольку организация обучения в компании – процесс сложный, никогда нельзя исключать сбоев в реализации его плана – переносов, замен и даже отмен учебных мероприятий. С точки зрения финансовой службы подобные случайности не должны влиять на ритмичность реализации бюджета. Другими словами, если вы не провели некое дорогое учебное мероприятие в I квартале и не израсходовали соответствующую статью бюджета, никто не гарантирует вам оплату аналогичного мероприятия в IV квартале, если это приведет к перерасходу квартального бюджета. В связи с этим тренинг-менеджер должен уметь гибко перестраивать текущие планы обучения, не забывая в то же время о приоритетах, на которых построен годовой план, и соблюдая примерное соотношение между статьями бюджета.

Контролировать расходы на обучение целесообразно не реже 1 раза в квартал. Возможен и ежемесячный контроль, однако, поскольку бизнес-цикл учебных мероприятий, включающий подготовку, проведение и оплату, может занять период более 1 месяца, такой контроль не всегда целесообразен. Подчеркнем, что контроль расходов на обучение в принципе должен быть организован финансовой службой компании в рамках системы управленческого учета. Однако, если в вашей компании подобный учет не совершенен или вообще не организован, необходимо вести его в рамках учебного подразделения или кадровой службы на основании копий платежных документов.

Стоит особо подчеркнуть большое значение, которое для тренинг-менеджера имеет умение говорить «нет» в ответ на попытки даже очень авторитетных сотрудников компании «продавить» проведение незапланированных в бюджете учебных мероприятий. Подобная ситуация нередко возникает применительно к учебным мероприятиям, проводимым за границей, которые реально являются лишь туризмом с деловым оттенком.

И наконец, несколько слов о малоприятной, но нередкой процедуре – секвестировании (сокращении) бюджета. Если необходимо сокращать расходы на обучение, то можно предложить следующие направления экономии:

- сокращение объема участия сотрудников компании в открытых семинарах и конференциях, особенно связанных с выездом в другие города и за рубеж;

- увеличение числа участников закрытых семинаров (в допустимых пределах);

- привлечение внешних преподавателей по договорам гражданско-правового характера вместо организаций-провайдеров;

- мультипликация (умножение) учебных мероприятий внешних преподавателей и провайдеров силами внутренних преподавателей.

Тема 7 – Отклонение в бюджете затрат на персонал

План: