Теоретические основы документирования хозяйственных операций

Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.

Учетный процесс можно отразить в виде следующих процедур:

1) наблюдение объекта;

2) отражение в первичных документах;

3) обработка данных первичных документов;

4) группировка и обобщение;

5) формирование регистров бухгалтерского учета;

6) внутренняя отчетность;

7) внешняя отчетность;

8) собственные пользователи информации;

9) сторонние пользователи информации.

Главной целью бухгалтерского учета является обеспечение учетной информации собственных и сторонних пользователей в соответствии с законом. Информация, предоставляемая собственным пользователем должна быть своевременной, достоверной и достаточной для принятия решений по эффективному управлению предприятием; анализу его деятельности; для целей планирования, контроля; при принятии решений в нестандартных ситуациях.

К собственным пользователям информации относятся: руководители, менеджеры, специалисты, совет директоров и т.д. К сторонним пользователям относятся: инвесторы, банки, поставщики, кредиторы, налоговые органы, финансовые органы, органы государственной статистики и т.д. Информация выражается в форме письма или отчета, учитывая вид деятельности.

Объектами для информации бухгалтерского учета является:

1) Имущество организации (ОС, НМА, финансовые вложения, МПЗ, денежные средства;

2) Требования к сторонним организациям и физическим лицам (дебиторская задолженность);

3) Обязанности по отношению к сторонним организациям и физическим лицам (кредиторская задолженность);

4) Хозяйственные операции внутренние и между сторонними организациями;

5) Собственные источники формирования средств организации – это уставной капитал, добавочный капитал, фонды, прибыль.

Основные задачи бухгалтерского учета:

1) Формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении;

2) Обеспечение информацией пользователей для контроля над соблюдением законодательства при осуществлении хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

3) Предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.

Бухгалтерский учет регулируется четырьмя законодательными уровнями:

1) Первый законодательный уровень представлен федеральными законами, постановлениями и указами правительства. Документами являются федеральные законы.

2) Второй законодательный уровень составляют положения и стандарты по бухгалтерскому учету, в которых излагаются принципы и основные правила бухгалтерского учета. Это утвержденные министерством финансов РФ положения по бухгалтерскому учету (сокращенно ПБУ).

3) Третий законодательный уровень образуют инструкции, рекомендации и тому подобные методические указания по ведению бухгалтерского учета, которые принимаются министерством финансов РФ и федеральными органами исполнительной власти. К документам этого уровня относятся: план счетов бухгалтерского учета, инструкция по его применению, инструкция по заполнению форм бухгалтерской отчетности, методические указания и т.д.

4) Четвертый законодательный уровень составляют организационно-распорядительные документы, осуществляющие учетную политику предприятия, которые разрабатываются самим предприятием или консультирующими фирмами, по заказу предприятия (приказы, распоряжения, рабочие инструкции, указания и т.д.).

Основа бухгалтерского учета - первичные учетные документы, которыми должны быть оформлены все хозяйственные операции, проводимые организацией.

Бухгалтерский документ — это письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, пра­во на их совершение или устанавливает материальную ответствен­ность работников за доверенные им ценности.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания. Несвоевременно составленный документ затрудняет контроль над сохранностью собственности предприятия, приводит к несвоевременному отражению операций на счетах бухгалтерского учета и задерживает составление бухгалтерской отчетности.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, их передача в бухгалтерию в установленные сроки для отражения в учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечиваются лицами, составившими и подписавшими эти документы. В частности, перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером.

Общие требования к оформлению документов установлены Федеральным законом "О бухгалтерском учете" и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным Приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н.

Согласно Федеральному закону "О бухгалтерском учете" первичные учетные документы должны составляться по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, которые разрабатываются Госкомстатом России (в настоящее время - Росстат). В соответствии с п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации документы, форма которых предусмотрена в унифицированных альбомах первичной документации, должны содержать следующие реквизиты:

- наименование документа (формы);

- код формы;

- дату составления;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);

- наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки.

При необходимости в типовой бланк могут быть включены дополнительные строки, графы, но все реквизиты, предусмотренные утвержденной формой, должны быть сохранены. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим приказом (распоряжением).

Не подлежат изменению только бланки документов по учету кассовых операций согласно Порядку применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденному Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20.

Документы, форма которых законодательно не утверждена, разрабатываются организациями самостоятельно. Согласно п. 2 ст. 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете" эти документы должны содержать все те, же реквизиты, что и предусмотрены для унифицированных форм. Форма и порядок их применения должны быть закреплены в учетной политике.

На основании п. 1 ст. 8 Федерального закона "О бухгалтерском учете" бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций организаций ведется в валюте Российской Федерации, то есть в рублях.

Согласно п. 9 разд. II Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации одним из требований, предъявляемых к ведению бухгалтерского учета, является осуществление документирования имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведения регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности на русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык.

Ошибки, допущенные при составлении первичных документов, исправляются следующим образом: неправильный текст или сумма зачеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое и над ней сделать правильную запись. Об исправлении делают оговорку, указывают дату и заверяют подписями лиц, составивших документ.

В приходных и расходных кассовых ордерах, банковских документах исправления не допускаются. Если в названных документах допущена ошибка, то их следует составить заново.

При заполнении первичного документа свободные строки (незаполненные) подлежат обязательному прочерчиванию. Записи в документах следует вести чернилами, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин и других средств, обеспечивающих сохранность этих записей в течение срока, установленного для их хранения в архиве. Все записи должны быть выполнены четко, разборчиво, аккуратно. Подчистка не допускается.