Классификация первичных документов

Порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете первичных документов, регламентируется положением о документах и документообороте. Первичные документы должны отражать достоверные данные и оформляться своевременно в момент совершения операции. Все первичные документы можно разделить на четыре группы:

1) Организационно-распорядительные;

2) Оправдательные;

3) Комбинированные

4) Документы бухгалтерского оформления.

К распорядительным документам относятся: приказы, распоряжения, указания, доверенности и т.д. Эти документы предписывают совершить какое-либо действие или ряд действий, содержат разрешение на совершение определенной хозяйственной операции (например, приказ на выплату премии, распоряжение руководителя на выдачу денежных средств под отчет, платежное поручение на перечисление денежных средств с расчетного счета и т.д.). Такие документы разрешают проведение операции, но содержащаяся в них информация не отражается в учетных регистрах.

К оправдательным документам относятся: накладные, требования, приходные и расходные ордера, акты и т.п. документы. Эти документы отражают факт и обоснованность совершения хозяйственных операций. Информация, содержащаяся в этих документах, заносится в учетные регистры.

Комбинированные документы заключают в себе функции распорядительных (разрешительных), оправдательных документов и документов бухгалтерского оформления (например, расчетно-платежная ведомость или расходный кассовый ордер, являющиеся, с одной стороны, распоряжением на выплату денежных средств из кассы определенным лицам, а с другой, - подтверждением получения указанными лицами соответствующих денежных сумм).

Документы бухгалтерского оформления предназначены исключительно для целей бухгалтерского учета, конкретизируют или поясняют отражение в бухгалтерском учете тех или иных фактов хозяйственной деятельности либо их последствий (например, бухгалтерская справка, расчет амортизации основных средств и т.д.). Эти документы нужны для оформления бухгалтерских записей с целью дальнейшего использования в учетном процессе.

Кроме того, по объему отраженных операций документы подразделяются:

- на первичные документы, содержащие информацию об одной хозяйственной операции (приходные и расходные кассовые ордера, накладные и др.);

- на сводные документы, предназначенные для обобщения информации о всей совокупности однотипных хозяйственных операций за определенный промежуток времени (отчет кассира, товарный отчет, журнал регистрации фактов хозяйственной деятельности и др.).

По количеству отраженных в них операций документы подразделяются:

- на разовые документы, составляющиеся отдельно по каждой операции (например, накладная на отпуск материалов);

- на накопительные документы, отражающие несколько операций за определенный период (например, лимитно-заборная карта).

По числу учитываемых позиций документы бывают:

- однострочными, содержащими одну учетную позицию;

- многострочными, содержащими две и более учетные позиции (например, платежная ведомость).

По месту составления (по отношению к организации) документы классифицируются:

- на внутренние документы, составленные в самой организации ее сотрудниками для оформления внутренних хозяйственных операций (например, акт ввода в эксплуатацию основных средств и т.д.);

- на внешние документы, составленные контрагентами организации, поступающие от сторонних организаций и отражающие взаимоотношения организации со своими партнерами по бизнесу (например, платежные поручения, накладные на получение товарно-материальных ценностей от поставщиков, железнодорожные накладные и т.д.).

По содержанию хозяйственных операций документы подразделяются:

- на материальные документы, служащие для оформления операций по движению товарно-материальных ценностей (например, акт (накладная) приемки - передачи основных средств, акт о приемке материалов);

- на денежные документы, предназначенные для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами организации (платежное поручение, приходный кассовый ордер и др.);

- на расчетные документы, используемые для оформления расчетных взаимоотношений организации со своими партнерами по внешним обязательствам (счет, счет - фактура и др.).

По способу заполнения документы могут быть заполненными вручную или с помощью компьютера.

В отдельную группу документов следует выделить учетные регистры, то есть документы аналитического и синтетического учета (ведомости, журналы - ордера, бухгалтерские книги и т.д.).