Учет расчетов с подотчетными лицами

Выдача денег под отчет на хозяйственные расходы, а также на расходы связанные со служебными командировками производится в соответствии с нормативными актами Республики Беларусь.

Возмещение расходов связанных с командировками в пределах Республики Беларусь регламентируются “Инструкцией о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь” утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12 января 2000г № 35.

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места постоянной работы.

Направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя с выдачей командировочного удостоверения по установленной форме.

Регистрация работников, отбывающих в служебную командировку, ведется в специальных журналах.

При командировании работника на незначительное расстояние от постоянного места работы вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места командирования к месту своего постоянного жительства, в каждом конкретном случае решается нанимателем с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха и оговаривается в приказе о командировании работника.

Командированному работнику возмещаются расходы:

- по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы в размере стоимости представленных подлинных проездных документов. Командированному работнику возмещаются также расходы по бронированию проездных билетов.

В исключительных случаях, при нерегулярном транспортном сообщении в пределах одного административного района, с разрешения нанимателя оплата за проезд может быть компенсирована без представления проездных документов по минимальной стоимости проезда. Подлежат возмещению также расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта. Расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями возмещаются командированным работникам при проезде к месту командировки и обратно в плацкартных, купейных или мягких вагонах без представления подтверждающих документов;

- по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) в размере подлинных оплаченных счетов или квитанций и других документов, подтверждающих размер фактически понесенных расходов (кроме тех случаев, когда командированному работнику предоставляется бесплатное помещение). Возмещение расходов за проживание в номерах «люкс» допускается в исключительных случаях с разрешения нанимателя. Командированному работнику также по представлению подтверждающих документов возмещаются расходы по бронированию мест в гостинице.

В случае предоставления командированному работнику дополнительных услуг, не включенных в стоимость номера (телевизора, холодильника и других предметов культурно-бытового назначения, включенных в состав оборудования гостиничного номера), эти расходы также подлежат возмещению на основании подтверждающих документов.

За проживание вне места постоянного жительства для покрытия дополнительных личных расходов работникам выплачиваются суточные в размерах, установленных Министерством финансов Республики Беларусь. Суточные за время нахождения в пути выплачивается в тех же размерах, что и за время пребывания в месте служебной командировки.

Стоимость завтрака, включенного в счет стоимости номера (места) за проживание в гостинице, командированному работнику не возмещается.

При направлении работника в командировку для участия в совещаниях, семинарах, сборах и других случаях, если принимающая сторона обеспечивает за свой счет питанием либо эти расходы оплачивает направляющая сторона путем безналичного перечисления, суточные выплачиваются только за время нахождения в пути, если в эти дни питание не было предоставлено. В случае предоставления командированному работнику одноразового питания суточные выплачиваются в размере 70 процентов, двухразового — 30 процентов установленной нормы.

В случае использования командированным работником своих выходных дней в месте командировки до начала или после ее окончания оплата проезда работнику производится на общих основаниях, а суточные и расходы по найму жилого помещения за эти дни не возмещаются.

Командированному работнику не позже чем за день до отъезда в служебную командировку наниматель обязан выдать денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату стоимости проезда к месту служебной командировки и обратно, расходов по найму жилого помещения и суточных.

Работники, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по возвращении из служебной командировки представить в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах. В этот же срок возвращается остаток неиспользованных средств.

В авансовом отчете указываются произведенные расходы по найму жилого помещения, проезду и суммы суточных за фактические дни нахождения в служебной командировке и другие подлежащие возмещению расходы. К авансовому отчету должны быть приложены следующие документы:

- командировочное удостоверение с заверенными печатью отметками о дне прибытия и дне выбытия из места командирования. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. Отметки о прибытии и выбытии заверяются печатью с наименованием подразделения организации, в функции которого входит засвидетельствование подписей должностных лиц. При отсутствии такой печати подпись лица, производившего отметки в командировочных удостоверениях штампами организаций не допускается;

- проездные документы, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно;

- оплаченные счета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и иные расходы;

- отчет о проделанной работе (по требованию нанимателя).

На документах о приобретении материалов ставятся подписи лиц, принявших под свою ответственность материальные ценности, которые сдаются на склад подотчетными лицами по требованиям-накладным.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее полученным на командировочные расходы суммам.

Представленные авансовые отчеты проверяют в бухгалтерии с точки зрения обоснованности произведенных платежей и их размеров. После проверки в бухгалтерии, авансовые отчеты утверждаются руководителем организации, а бухгалтерия производит окончательные расчеты с подотчетными лицами.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на синтетическом счете 71 “Расчеты с подотчетными лицами”. По дебету счета отражают выданные суммы в подотчет, по кредиту – списанные долги с подотчетных лиц в соответствии с утвержденными авансовыми отчетами, а также возврат неиспользованных сумм авансов. При выдаче денежных средств подотчетному лицу на командировочные расходы составляется бухгалтерская проводка:

Дебет счета 71 “Расчеты с подотчетными лицами”

Кредит счета 50 ”Касса”

На основании утвержденных авансовых отчетов командировочные расходы, связанные с хозяйственной деятельностью списываются бухгалтерской проводкой:

Дебет счета 26 “Общехозяйственные расходы”

Кредит счета 71 “Расчеты с подотчетными лицами”

При внесении в кассу неиспользованных подотчетных сумм составляют проводку:

Дебет счета 50 “Касса”

Кредит счета 71 “Расчеты с подотчетными лицами”

Остатки неиспользованных сумм, невозвращенные подотчетными лицами в установленные сроки отражаются бухгалтерской проводкой:

Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

В случае невозможности удержания из заработной платы излишне выплаченных сумм составляют бухгалтерскую проводку:

Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Списание утвержденных командировочных расходов сверх утвержденных нормативов отражают бухгалтерской проводкой:

Дебет счета 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)»

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

При командировании работников организации за границу им выдается аванс в валюте страны командирования исходя из установленных норм суточных и квартирных. Нормы оплаты проживания в гостинице и суточные в иностранной валюте установлены постановлением Министерства Финансов Республики Беларусь от 30.01.2001 г. №7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу». Получение валюты в кассу для выдачи аванса на командировочные расходы отражают бухгалтерской проводкой:

Дебет счета 50 «Касса», субсчет 4 «Валютная касса»

Кредит счета 52 «Валютные счета»

Выданную подотчетному лицу валюту списывают из кассы бухгалтерской проводкой:

Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кредит счета 50 «Касса», субсчет 4 «Валютная касса»

На суммы, утвержденные в авансовом отчете, задолженность подотчетных лиц списывают в зависимости от вида расходов по курсу Национального банка РБ на день представления отчета бухгалтерской проводкой:

Дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы»

Дебет счета 20 «Основное производство»

Дебет счета 08 «Вложения во внеоборотные активы» и др.

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Отрицательная курсовая разница иностранной валюты, находящейся у подотчетного лица, в связи с изменением курса рубля к иностранной валюте отражается бухгалтерской проводкой:

Дебет счета 92 «Внереализационные доходы и расходы»

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Синтетический учет по счету 71 “Расчеты с подотчетными лицами” ведется в журнале-ордере № 7- АПК. В журнале-ордере совмещены аналитический и синтетический учет по счету 71. Аналитический учет ведется по каждой сумме, выданной в подотчет.