Поставка и инсталляция СЭД;;

9. Адаптация и настройка СЭД;см. п.2 модификация;

Главной особенностью системы автоматизации делопроизводства и документооборота «Дело» является настраиваемость на ту уникальную схему документооборота, которая сложилась на предприятии. В свою очередь схема документооборота определяется организационной структурой предприятия и правилами ведения делопроизводства в организации. Под организационной структурой предприятия будем понимать состав и организационную подчиненность подразделений предприятия, а также перечень сотрудников подразделений, непосредственно участвующих в работе с документами, т.е. обладающих правом наложения резолюции либо являющихся исполнителями документов. Таких сотрудников в дальнейшем будем называть должностными лицами. Настройка системы на организационную структуру предприятия прежде всего позволяет упорядочить и локализовать поиск РК документов, исполняемых различными должностными лицами.

На рисунке 1-2 приведена упрощенная модель доступа к РК документов, исполняемых в различных подразделениях. После того, как документ зарегистрирован (будем считать, что это входящий, то есть поступивший извне документ), его РК оказывается в картотеке (см. Рис. 1-2). В момент первичной регистрации документу присваивается регистрационный номер и определяется должностное лицо, которому предстоит определить дальнейшее движение документа (в РК вписывается фамилия). Например, таким лицом может быть директор предприятия.

Наложение на документ резолюции должно быть отражено в РК вводом самой резолюции: внесением фамилий автора и исполнителя резолюции, а также текста резолюции (если текст есть). Для этого необходимо предварительно отыскать РК в картотеке. В общем случае система дает возможность выполнить поиск РК документа в картотеках, задав в качестве критерия поиска регистрационный номер документа или фамилию того лица, которому направлен документ. Но при достаточно большом количестве карточек в картотеке такой поиск может занять много времени, дополнительное время потребуется на формирование поискового запроса. Кроме того, если доступ к карточкам будет осуществляться только через поиск по всей картотеке, то пользователи будут иметь возможность доступа не только к "своим", но и к "чужим" документам.

Рис. 1-2 Схема создания кабинета в системе «Дело»

Кабинеты

Чтобы избежать подобных проблем, система «Дело» предоставляет возможность автоматического выделения из всей совокупности РК, находящихся в картотеке, тех РК документов, исполнение которых в текущий момент времени зависит от определенных должностных лиц (или лица). При ведении традиционного делопроизводства все документы, исполнение которых в текущий момент времени зависит от определенного должностного лица, попадают на его рабочий стол.

В системе «Дело» аналогом рабочего стола должностного лица и является кабинет, а соответствующие должностные лица будут называться владельцами кабинета. Например, после наложения руководством резолюций (и назначения исполнителей), в картотеке появились карточки документов, среди исполнителей которых есть кто-либо из сотрудников подразделения 1(на Рис. 1-2 эти карточки выделены темным цветом). Создание кабинета, владельцами которого являются все должностные лица подразделения, приведет к тому, что в кабинет попадут дубликаты всех РК документов, исполнение которых требует участия кого-либо из сотрудников подразделения (см. Рис. 1-2). Но при необходимости можно настроить систему так, что у кабинета будет произвольное число владельцев, например, только один владелец. В этом случае в кабинет будут попадать документы, относящиеся только к данному должностному лицу. Количество кабинетов, создаваемых в системе, не ограничивается.

После того как кабинет создан, доступ пользователя к документам может быть ограничен совокупностью РК, попавших в "свой" кабинет. Такой подход очень удобен при внедрении безбумажной технологии: исполнитель "видит" только предназначенные ему документы. Для ускорения поиска и разграничения доступа к документам в организациях со значительным документооборотом целесообразно делить одну большую картотеку на несколько картотек подразделений. Подобное деление также может и должно производиться, если какое-либо подразделение ведет свое собственное делопроизводство, т.е. документ может быть создан (зарегистрирован) внутри подразделения. В этом случае кабинеты будут создаваться уже при картотеках подразделения. Пример такой организации хранения РК продемонстрирован на Рис. 1-3.

При настройке системы «Дело» можно повторить организационную структуру предприятия, создав кабинеты, как минимум, по количеству самостоятельных подразделений. В этом случае делопроизводители различных подразделений будут обращаться за документами в "свои" кабинеты. Так, в картотеке 1(см. Рис. 1-3) накапливаются регистрационные карточки документов, требующих наложения на них резолюций руководством. После наложения резолюций на бумажные документы делопроизводитель (секретарь) находит их РК в кабинете 1и вводит текст резолюции и фамилии назначенных исполнителей. Как только резолюция введена, соответствующая РК документа дублируется в картотеке подразделения (картотека 2или картотека 3), при которой создан кабинет, владельцем которого является должностное лицо, назначенное исполнителем документа. Одновременно карточка появляется в кабинете исполнителя (см. Рис. 1-3). Если в качестве исполнителя определено не конкретное должностное лицо, а подразделение, то карточка окажется в кабинете, среди владельцев которого есть начальник подразделения.

Рис. 1-3 Пример настройки системы «Дело» на организационную структуру предприятия

В ходе работ на один и тот же документ может быть наложено несколько резолюций. На Рис. 1-3 иллюстрируется случай, когда на документ, попавший в кабинет 3, накладывается очередная резолюция, в соответствии с которой исполнителем является один из владельцев кабинета 4(например, сотрудник отдела 2). В этом случае РК документа дублируется в картотеке 3, с которой ведется работа в кабинете 4(см. Рис. 1-3).

Замечание. Если подразделение ведет собственное делопроизводство, то возникновение РК в картотеке подразделения может быть связано не только с пересылкой документа исполнителю–сотруднику данного подразделения, но и в результате создания документа (регистрации документа) внутри подразделения.