Внедрение комплексной системы автоматизации ДОУ

Внедрение комплексной системы автоматизации документо­оборота можно рассматривать как управленческое нововведение, что позволяет учесть закономерности инновационного процесса и эффективно его организовать.

В зависимости от инновационного потенциала выделяют два ос­новных типа нововведений:

o радикальные (базовые), открывающие принципиально новые воз­можности, вносящие качественные изменения в способы человече­ской деятельности;

o модифицирующие, обеспечивающие улучшение существующих способов и форм работы.

Радикальные и модифицирующие нововведения в процессе управления должны сочетаться. На практике приходится встре­чаться также с псевдонововведениями, которые касаются лишь внешних атрибутов и продиктованы соображениями престижа или рекламы [19].

В современных условиях внедрение КСД и использование элек­тронного документооборота может рассматриваться как радикаль­ное нововведение.

Нововведения модифицирующего типа появляются чаще ради­кальных и обеспечивают адаптацию к изменяющимся условиям и задачам. Например, частичные улучшения организации управленче­ского труда и документооборота сами до себе дают положительные результаты. Но возможности модифицирующих нововведений огра­ничены и на определенном этапе они уже не в состоянии компенси­ровать потребности организации. И тогда задержка с разработкой ^и внедрением более масштабных или радикальных нововведений (в нашем случае — комплексная система автоматизации ДОУ) может привести к застою, к снижению эффективности управления.

«Жизненный цикл» комплексной системы автоматизации ДОУ как управленческого нововведения включает в себя следующие стадии: осознание потребности в ново­введении и его разработка; принятие решения о переходе на новую технологию, ее освоение; стабильное функционирование и развитие. Нововведение не будет завершенным, если оно остановилось на какой-либо промежуточной стадии. В конце «жизненного цикла» любого нововведения вновь выявляется потребность в частичных или более масштабных усовершенствованиях.

Инновационный процесс — это прежде всего результат творческо­го решения возникающих проблем. Поэтому стадия осознания потреб­ности в нововведении и его разработки есть в то же время процесс подготовки и принятия управленческих решений, от обоснованности и своевременности которых во многом зависят результаты последую­щих стадий. Реализация предполагаемого нововведения зависит, в частности, и от того, какие методы применялись для сбора и обработ­ки информации, анализа проблемной ситуации, разработки вариантов и выбора решения. Более того, последствия нововведения и особенно­сти его реализации должны анализироваться в ходе разработки и выбора решения. При осуществлении конкретных мероприятий по внедрению управленческих нововведений в сфере автоматизации документооборота предполагается учет взаимосвязей между основ­ными компонентами информационного менеджмента.

Стадия освоения нововведения охватывает период времени, не­обходимый для устранения выявленных недостатков и внесения со­ответствующих изменений. Большое значение на этой стадии имеет контроль за деятельностью работников (например, по соблюдению требований к технологии работы в корпоративной системе докумен­тооборота). Важно, чтобы внедряемая технология документооборо­та применялась ежедневно и возможность возврата к прежней орга­низации работы исключалась (например, ведение рукописных реги­страционных журналов, многократная регистрация документов и т.п.). Здесь требуются инструктаж или обучение сотрудников, под­готовка методических материалов (технологических схем, руково­дства для пользователей и администраторов системы и др.).

Важно также уделить внимание поддержанию и совершенствова­нию нововведения. Иногда через некоторое время после внедрения нововведения наблюдаются попытки вернуться к прежним способам работы (причем вовсе не из-за неэффективности нового). Задача на данной стадии заключается в том, чтобы воспрепятствовать этому, стабилизировать и поддерживать нововведения, а также решить, не требуется ли дополнить или усилить одно нововведение другим

Таким образом, на стадиях внедрения и освоения комплексной системы автоматизации ДОУ может быть период одновременного сосуществования новой и старой технологий (в тех подразделениях организации, которые к системе еще не под­ключены). «Кто кого?» — результат этого этапа зависит от решения ряда организационных вопросов, в том числе формирования необхо­димой нормативно-методической базы. В этих условиях изменяется расстановка кадров, решаются вопросы организации службы сопровождения системы, ее администрирования. Определя­ются порядок подключения пользователей и предоставления им прав пользования системой, решаются вопросы защиты информации.

На каждой стадии инновационного процесса расширяется круг его участников. Так, например, в большой организации внедрение комплексной системы автоматизации ДОУ может носить характер поэтапного подключения к системе сна­чала канцелярии, а затем и остальных структурных подразделений с соответствующим увеличением числа пользователей. Понятно, что максимальный эффект от автоматизированной системы, охватываю­щей документооборот всей организации, достигается лишь тогда, когда все запланированные подразделения будут подключены.

При этом важно иметь в виду, что участники инновационного процесса могут как проявлять инициативу в поддержку управленче­ского нововведения (в нашем случае корпоративной системы авто­матизации документооборота), так и противодействовать его успе­ху. Внедрение корпоративной технологии документооборота, предъ­являющей новые требования к сотрудникам как пользователям сис­темы (в том числе к их квалификации) и позволяющей оценивать их работу с общих позиций, относится к числу таких крупных нововве­дений и трансформаций, которые могут вызывать различную реак­цию на нововведение.

Проблемы внедрения новых технологий не сводятся только к так называемому «психологическому барьеру» и охватывают сферу интересов работников организации (экономических, социальных). Если работник предполагает, что внедряемое новшество уменьшит или вообще сделает невозможным удовлетворение некоторых его потребностей, то он будет высказываться против нововведения. Иногда отдельные сотрудники могут преднамеренно высказываться против нововведения, чтобы повысить свое влияние на остальных.

Отсюда вытекает необходимость учитывать влияние и коллектив­ных, и индивидуальных интересов.

С этой точки зрения важно, чтобы работники осознали, что их выгоды от внедрения КСД и невыгоды от неприятия нововведения превышают выгоду от сохранения прежнего порядка работы.

При внедрении КСД проявляются также аспекты, связанные с корпоративной культурой. Например, если члены организации в течение длительного времени были ориентированы на поддержание существующего порядка работы, а восприимчивость к нововведени­ям и стремление работников к повышению квалификации не явля­лись чертой корпоративной культуры и системы приоритетов в ме­неджменте, то при внедрении нововведений могут возникнуть управленческие проблемы.

Характеристика ряда возможных причин препятствий внедрения комплексной системы автоматизации ДОУ приводится в известной работе М. Саттона, к которым относятся различного рода несоответствия: несогласованность, нерешитель­ность, недоверие, неподготовленность, необъективность, неоргани­зованность, неуверенность, невыполнение функций и т.п.

При внедрении комплексной системы автоматизации ДОУ важно учитывать, что отношение к внедряе­мым нововведениям в значительной мере зависит от следующих их характеристик:

o относительной выгодности (насколько предлагаемое нововве­дение выгоднее в социально-экономическом плане, чем существую­щий порядок работы, насколько оно способствует выполнению целей организации);

o совместимости (насколько данное нововведение совместимо со взглядами и опытом работников — от этого зависит, труднее или легче оно будет воспринято);

o сложности (насколько трудно понять, использовать в работе и приспособиться к предлагаемому нововведению);

o этапности (нововведения, которые можно реализовать поэтапно или с экспериментальной проверкой, будут лучше восприняты) [19].

От организации информационного обеспечения, формальных и неформальных коммуникаций между работниками по вопросам внедрения нововведения во многом зависит его успех. При внедре­нии системы важно обеспечить работников информацией о преиму­ществах новой технологии (для организации, подразделения, от­дельного работника), продумать систему обучения и наметить этапы внедрения.

Сотрудникам может быть психологически сложно быстро адап­тироваться к новой технологии, особенно если одновременно проис­ходит большое число изменений в привычном порядке работы. По­этому чем большей новизной отличается внедряемая система, тем внимательнее надо относиться к вовлечению персонала в процесс ее внедрения, разъяснению новых возможностей системы и преодоле­нию психологического барьера у части сотрудников. Необходимо спланировать время, необходимое для ознакомления работников, а затем и продолжительность освоения новой технологии работы. Поспешность с внедрением порождает затруднения, связанные с тем, что работники организации не могут приспособиться сразу к большому числу изменений. Чрезмерное же затягиваете этого про­цесса может значительно снизить эффект от нововведения и даже вызвать разочарование в нем. С учетом этих обстоятельств важно при внедрении комплексной системы автоматизации ДОУ разработать и утвердить у руководителя органи­зации план-график подключения подразделений.

Успешность внедрения системы автоматизации документооборота, призванной обеспечивать функционирование организации в целом, зависит от глубины проработки и своевременности решения органи­зационных вопросов на соответствующих уровнях управления. Основополагающую роль играет поддержка внедрения системы руководством организации («принцип первого лица»). При отсутст­вии такой поддержки система вряд ли будет внедрена во всех под­разделениях. Для оперативного регулирования процесса внедрения системы может потребоваться создание постоянно действующего органа (к примеру, комиссии или рабочей группы из представителей подразделений, отвечающих за различные аспекты внедрения — организационный, технологический, программно-технический, кадровый, а также за защиту информации). В задачи службы ДОУ вхо­дит решение кардинальных технологических вопросов, согласова­ние интересов подразделений как пользователей системы, подготов­ка необходимых нормативно-методических документов, разработка классификации документов и ведение справочников системы.

При внедрении комплексной системы автоматизации ДОУ и расширении числа пользователей системы, подключении новых подразделений могут быть полезны следующие подходы:

o начинать с наиболее психологически готовых и квалифициро­ванных сотрудников, используя их пример, опыт и навыки при ос­воении технологии другими сотрудниками;

o внедрять новую технологию в первую очередь в подразделе­ниях, где наиболее очевидны насущная необходимость и эффект внедрения.

Важно отметить, что в современных условиях вряд ли возможно сразу внедрить многофункциональную автоматизированную систе­му для крупной организации. Более приемлемым представляется ва­риант ее поэтапного развития. В противном случае разработка и внедрение системы могут затянуться на длительный период, а пер­воначальные требования могут даже устареть.

На любом из названных этапов может вестись работа по совер­шенствованию технологии документооборота (как традиционной, так и автоматизированной), т.е. применяться модифицирующие но­вовведения.

Как традиционный (бумажный), так и автоматизированный доку­ментооборот требуют постоянного внимания к вопросам его опти­мизации с учетом:

o происходящих изменений в организационной структуре управления, необходимости сопряжения традиционной и автомати­зированной технологий;

o обеспечения организационно-методического руководства и контроля за соблюдением установленных процедур работы;

o развития системы и доработки отдельных ее функций с уче­том новых программно-технических возможностей.

Поэтому проблемы информационного менеджмента не исчерпы­ваются и после внедрения соответствующей компьютерной системы.