Средства организационной техники

В современном языке техническим средствам, применяемым для облегчения управленческой деятельности и автоматизации делопроизводства, дано обобщенное название оргтехника (организационная техника).

Оргтехника призвана повысить эффективность и производительность труда •правленческого персонала. Часто этот неологизм звучит в сочетании со словом м офис — офисная оргтехника. В принципе, к оргтехнике можно отнести любые инструменты и приспособления, приборы и устройства, специальную мебель и даже канцелярские принадлежности. Но чаще оргтехникой называют средства связи и технические средства, используемые в делопроизводстве для создания, обработки, хранения и тиражирования бумажных документов. Организационная техника составляет материальную основу современных систем управления.

Средства оргтехники весьма разнообразны, что позволяет выделить среди них функциональные группы, то есть классифицировать.

Далее представлена схема возможной классификации средств оргтехники по назначению.

¾ Средства связи

¾ Средства работы с документами

o Создания

o Тиражирования

o Хранения

¾ Другие

К средствам связиотносятся телефонная, телеграфная и факсимильная связь. Эти виды административно-управленческой связи широко распространены, так как позволяют оперативно решать организационные и производственные вопросы.

Документы с момента создания до списания и уничтожения проходят длительный путь, меняя при этом форму представления управленческой информации, носители, местоположение и другие параметры. При этом используются различие технические средства, которые являются средствами работы с документами.

По назначению их можно разделить на группы:

¾ средства подготовки и изготовления (создания) документов (пишущие ма­шинки, компьютеры, диктофоны);

¾ средства тиражирования документов (принтеры, ксероксы, ризографы);

¾ средства хранения документов (папки, конверты, коробки)

Выше уже говорилось о том, что к средствам оргтехники можно отнести и другие средствa, например, средства обработки и доставки документов, стеллажи, шкафы, сейфы, канцелярские принадлежности и т. д.

Рассмотреть все средства оргтехники в рамках одного учебного пособия невозможно. Поэтому далее будут рассмотрены только те средства, которые стали приметой времени, непременной принадлежностью как небольших офисов, так и подразделений, занимающихся делопроизводством на крупных предприятиях