Участники автоматизируемых процессов ДОУ
Описывая область применения систем автоматизаци ДОУ необходимо определить участвующих в процессе документационного обеспечения управления, т.е есть тех участников, работа которых автоматизируется.
Сегодня без преувеличения можно сказать, что современные информацционные технологии и системы автоматизации ДОУ затрагивают работу большинства сотрудников организации.
Условно участников можно разбить на следующие группы:
Руководители– чиновники, осуществляющие руководство огранизацией и ее структурными подразделениями.
Информационные технологии применяются для повышения оперативности, обоснованности принимаемых управленческих решений, планирования действий подчиненных и мотивации их работы.
Группа, обеспечивающая функции службы ДОУ– помощники руководителей; методологи, определяющие типовые процессы и процедуры движения документов; сотрудники, ответственные за делопроизводство в подразделениях, обеспечивающие работу всей организации с документами на этапах их получения, создания, маршрутизация, отправка, хранение, контроль исполнения поручений, сотрудники, обеспечивающие защиту информации, и пр.
Информационные технологии применяются для оптимизации выполняемых функциональных задач, оперативности предоставления статистической отчетности о документообороте и подборок документов по вопросу, полного контроля сроков исполнения документов.
Исполнители– все остальные сотрудники, непосредственно работающие с документами.
Информационные технологии применяются для получения оперативной информации о назначаемых документах и повышения реагирования на поручения руководителей, организации оперативного обмена документированной информацией между подразделениями и территориально-распределенными структурами
Как правило, секретари и делопроизводители выполняют учетно-контрольные функции и работают с атрибутами документов (регистрационные карточки, журналы регистрации), а руководители и исполнители – с их содержанием (тексты документов).
Так как современные системы автоматизации ДОУ используются прежде всего участниками, относящихся ко второй группе, определим функции службы делопроизводства, подлежащие автоматизации.
1.2.1.3 Основные функции работы с документами и существующие возможности их автоматизации.
| Основные функции работы с документами | Краткая характеристика основных функций | Существующие возможности автоматизации |
| Составление | Подготовка содержания документа на основе имеющейся информации и ее оценки | Подготовка текста на компьютере, использование типовых текстов, компьютерных форм, шаблонов |
| Оформление | Использование внешних элементов оформления конкретной разновидности документов и расположение реквизитов в соответствии с установленными требованиями (форматы бумаги, бланки, границы полей и т.п.) | Использование типовых компьютерных форм, шаблонов с типовыми элементами оформления |
| Согласование | Оценка целесообразности создания документа, его обоснованности, соответствия действующему законодательству, нормативным документам и т.п. Проставление собственноручной подписи уполномоченным лицом в соответствии с его компетенцией и предоставленными правами (реквизиты «визы» или «гриф согласования») | Использование электронного аналога подписи при согласовании электронной версии документа |
| Подписание (утверждение) | Проставление подписи или грифа утверждения на документе уполномоченным лицом в соответствии с его компетенцией и предоставленными правами. Собственноручная подпись уполномоченного должностного лица | Использование электронного аналога подписи |
| Регистрация, учет | Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания или получения: в журнале, картотеке, компьютере | Автоматическое присвоение регистрационных номеров в соответствии с выбранными правилами номерообразования и запись учетных данных документа в компьютерной системе |
| Передача на исполнение или отправка адресату | Процедура доведения документов (или их копий) до конкретных лиц для ознакомления или совершения действий, указанных в документе. В установленных случаях документируется (отмечается в учетных формах). Варианты: передача непосредственно исполнителю или через курьера; использование различных способов отправки (почта, телеграф, факс и т.п.); электронная почта; корпоративная система документооборота | При наличии электронного документа или электронной копии (использование корпоративной системы документооборота, электронной почты) |
| Копирование (размножение) | Создание копий документа (на бумажном носителе или электронных) для обеспечения ознакомления с ним и одновременной работы необходимого круга лиц | Использование копировально-множительной или компьютерной техники (распечатка дополнительных копий документа, подготовленного на компьютере; копирование файла; сканирование или копирование бумажного документа) |
| Получение | Процедура получения документов (или их копий) конкретными лицами для ознакомления или совершения действий, указанных в документе. В установленных случаях передается под расписку получателю. Варианты получения: от работников служб, осуществляющих доставку документов; начальника или коллег; по каналам связи (факсу, электронной почте); посредством корпоративной системы электронного документооборота и т.п. | Получение документа по электронной почте, использование Интернета (Интранета) или системы электронного документооборота |
| Ознакомление | Оценка информации, содержащейся в документе, для использования в дальнейшей работе | Требуется оценка документа, восприятие информации человеком. Документ на бумажном носителе или в электронном виде |
| Рассмотрение (принятие решений по документу, резолюция) | Оценка информации, содержащейся в документе, и принятие решений о порядке дальнейшей работы с ним, сроках, характере исполнения, конкретных исполнителях. Написание резолюции от руки или подписание подготовленного проекта резолюции | Ввод резолюции или редактирование проекта резолюции в корпоративной системе документооборота. Распечатка введенного проекта резолюции для его подписания руководителем |
| Контроль за прохождением и исполнением документа | Отслеживание установленного порядка прохождения документа и исполнения (сроков и решения вопросов по существу) | Формальная сторона может быть автоматизирована (автоматизация процедуры отслеживания фактических сроков исполнения документов) |
| Хранение документа в процессе исполнения | Обеспечение физической сохранности документа и соблюдение порядка доступа к информации в процессе исполнения | Обеспечение физической сохранности электронных документов и баз данных (в том числе резервное копирование); автоматизация средств поиска бумажного документа в процессе исполнения |
| Списание вдело | Признание факта, что исполнение документа завершено. Помещение документа на хранение в дело, сформированное по предметно-вопросному, корреспондентскому, хронологическому и другим признакам. Обеспечение физической сохранности, удобства дальнейшего использования документа и его быстрого нахождения по запросу | Для документов на бумажной основе — отметка на документе и внесение в автоматизированную систему информации о списании документа в дело. Для документов, существующих только в электронном виде, требуется дальнейшая проработка комплекса допросов организации их хранения, обеспечения физической сохранности, аутентификации и т.п. |
| Поиск | Нахождение самого документа или запрашиваемых сведений о нем | Может быть автоматизирован (необходима формулировка критериев поиска) |
| Хранение в архиве | Обеспечение физической сохранности документа и соблюдение порядка доступа к информации в процессе архивного хранения | Создание фонда пользования архивных документов в электронной форме. Хранение документов на машинных носителях. Обеспечение физической сохранности электронных документов и баз данных (в том числе резервное копирование); автоматизация средств учета и поиска бумажного документа в процессе архивного хранения |
| Экспертиза ценности | Отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения в архиве организации на основе принятых критериев | Формальная сторона (отбор дел по срокам хранения) может быть автоматизирована |
| Уничтожение | Физическое уничтожение (разрушение) носителя информации или записи на носителе | Использование оборудования для уничтожения бумажных документов (например, измельчения бумаги) и для уничтожения записи на машинном носителе |
Приведенные примеры позволяют утверждать следующее:
¾ даже традиционный (бумажный) документооборот в настоящее время немыслим без автоматизации и использования электронных документов;
¾ существует необходимость комплексного подхода к использованию информационных ресурсов и систем, так как сейчас недостаточно автоматизации отдельных операций, а необходимо создание целостной, комплексной, непрерывной информационной технологии;
¾ при работе с любыми документами (как с бумажными, так и с электронными, т.е. независимо от носителя информации) в процессе управления организацией или хозяйственной системой функция оценки информации остается за человеком; автоматизированные технологии призваны облегчить ее выполнение, но полностью заменить не могут.
Вместе с тем, отмечая необходимость увеличения доли электронных документов в процессе управления, важно также реально представлять особенности использования бумажных и электронных документов
Бумажные и электронные документы имеют свои преимущества и одновременно ограничения, связанные с носителем информации.Рассмотрим некоторые из них.
Дата добавления: 2017-10-09; просмотров: 545;