Сфера применения (бытования) документов

Документы на бумажных носителях применяются повсеместно.

Электронные документы используются теми участниками комму­никаций (организациями и физическими лицами), которые имеют соответствующую компьютерную технику. При этом сфера приме­нения электронных документов постоянно расширяется по мере раз­вития технической оснащенности, накопления опыта и создания нормативной базы.

С учетом перечисленных характеристик бумажных и электрон­ных документов можно достаточно аргументировано ответить на следующие вопросы, часто являющиеся предметом оживленных дискуссий:

¾ при получении электронных документов адресатами следует ли распечатывать их на бумажном носителе?

¾ не является ли процедура распечатки электронного документа избыточной?

Проблема заключается не только в том, чтобы приучить руково­дителей работать с электронными документами. Она намного слож­нее и глубже.

Как уже отмечалось, документооборот включает в себя не только те операции, которые могут быть автоматизированы, но и те, для которых обязательно восприятие информации человеком, ее оценка. Здесь важно принимать во внимание психологические аспекты вос­приятия, функциональную асимметрию правого и левого полушарий головного мозга, сочетание образного и логического мышления. Ино­гда руководителю высокого ранга при работе со слабоструктуриро­ванной информацией, отражающей многоаспектную управленческую ситуацию, лучше работать с бумажным документом. И, напротив, для восприятия структурированной и фактографической информации электронный документ может быть удобнее бумажного. Поэтому при внедрении электронного документооборота должна быть преду­смотрена возможность при необходимости осуществлять распечатку документов, полученных в электронной форме, для доклада руко­водству.

Таким образом, бумажные и электронные документы имеют свои преимущества. Традиционные документы имеют преимущества, связанные с бумагой как носителем информации, что важно для дол­говременного хранения информации с сохранением возможности ее восприятия. Соответственно нельзя отвергать применение бумаж­ных документов, когда нужно обеспечить длительное хранение информации (так называемые документы со сроком хранения «Постоянно», поступающие затем в государственные архивы). С другой стороны, можно использовать преимущества электронных документов при работе с копиями документов, подлинники которых существуют на бумажных носителях. Для оперативного информаци­онного обеспечения (прежде всего доведения информации и ее поиска в информационном фонде) электронные документы имеют неоспоримые преимущества.