Порядок закрытия счетов и заполнения Главной книги.

Важным этапом подготовительной работы перед составлением бухгалтерской отчетности является закрытие счетов.

Порядок закрытия счетов может быть разным. Это зависит от условий работы организации и ее учетной политики. Основу его, как правило, составляет следующая последовательность.

1. В конце каждого отчетного периода распределяются общепроизводственные и общехозяйственные расходы, собранные на счетах 25 «Общепроизводственные расходы» и 26 «Общехозяйственные расходы». Иными словами, суммы дебетовых оборотов по этим счетам полностью списываются кредитовыми оборотами в дебет счетов 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательное производство» или 90 «Продажи», субсчет 2 «Себестоимость продаж».

На конец отчетного периода остатка на счетах 25, 26 быть не должно.

2. На счетах 20 и 23 калькулируется фактическая себестоимость готовой продукции (выполненных работ, оказанных услуг) и списывается в дебет счета 40 «Выпуск продукции (работ, услуг)» (при учете продукции (работ, услуг) по нормативной (плановой) себестоимости) или в дебет счета 43 «Готовая продукция» (при учете продукции (работ, услуг) по фактической себестоимости).

Со счета 23 «Вспомогательное производство» определенные суммы могут списываться и в дебет счета 20 «Основное производство».

Дебетовое сальдо счетов 20 и 23 показывает стоимость незавершенного производства.

3. Суммы, относящиеся к проданной готовой продукции (работам, услугам), списываются:

Дт 90, субсчет 2 «Себестоимость продаж» Кт 40 «Выпуск продукции (работ, услуг), 43 «Готовая продукция».

Обороты по дебету и кредиту счета 40 обязательно должны быть равны, а дебетовое сальдо счета 43 показывает остаток готовой продукции на складе.

4. Счета 90 «Продажи» и 91 «Прочие доходы и расходы» ведутся в разрезе субсчетов, которые в течение отчетного года не закрываются. В зависимости от назначения каждого субсчета на нем накапливается дебетовое и кредитовое сальдо. Закрываются счета 90 и 91 только один раз по окончании отчетного года при реформации баланса.

5. По другим счетам, которые используются организацией для ведения бухгалтерского учета, в конце каждого отчетного периода подсчитываются дебетовые и кредитовые обороты и выводится конечное сальдо.

На счетах 28 «Брак в производстве» и 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» сальдо должно быть нулевое. Они должны закрываться списанием соответствующих сумм на счета 20, 23, 25, 26, 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», 91, субсчет 2 «Прочие расходы» и др.

По некоторым счетам, например 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 68 «Расчеты по налогам и сборам», 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», 71 «Расчеты с подотчетными лицами». 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», следует исчислять развернутое сальдо.

При журнально-ордерной форме закрытие регистров осуществляется в следующей последовательности:

1)из листов расшифровок вносятся дебетовые и кредитовые обороты в журналы-ордера и ведомости, в листах-расшифровках делают соответствующие пометки;

2)подсчитываются итоги в ведомостях аналитического учета и переносятся в соответствующие журналы-ордера;

3)подсчитываются итоги оборотов по кредиту счетов в журналах-ордерах;

4)производятся записи из журналов-ордеров в Главную книгу. На основе данных журналов-ордеров может дополнительно составляться оборотная ведомость в виде оборотного баланса или шахматной ведомости.

Главная книга - это сводный синтетический регистр журнально-ордерной формы учета. Данный регистр широко используется и при автоматизированной форме учета.

Главная книга открывается на год и используется для обобщения данных из журналов-ордеров, взаимной проверки правильности произведенных записей по отдельным счетам, для составления бухгалтерского баланса.

На каждый счет в Главной книге отводится один или два листа. Если открываются два листа, то второй лист используется как вкладной к основному.

Сальдо на начало года отражается в первой строке. В дальнейшем записи в Главную книгу осуществляются из журналов-ордеров ежемесячно итогами за месяц. Для каждого месяца отводится отдельная строка, где последовательно должны быть записаны: месяц, за который производятся записи; кредитовый оборот (общей суммой) из соответствующего журнала-ордера, где этот счет ведется; обороты по дебету счета (в разрезе корреспондирующих счетов); остаток на конец месяца.

Сумма дебетового оборота по каждому счету в Главной книге накапливается по записям из разных журналов-ордеров. Суммы оборотов из каждого журнала-ордера записываются в Главную книгу только после взаимной сверки учетных регистров, полного оформления и подписи журналов-ордеров лицами, их составляющими.

После окончания переноса всех оборотов из журналов-ордеров в Главную книгу по каждому счету подсчитываются суммы дебетовых оборотов, и их итог записывается в графу «Итого по дебету». Поскольку суммы кредитового оборота к этому моменту уже перенесены на счета Главной книги, у бухгалтера есть возможность по большинству счетов (кроме имеющих развернутое сальдо) вывести остатки на конец месяца непосредственно в Главной книге. По счетам, имеющим развернутое сальдо, суммы остатков на конец месяца переносятся из соответствующих журналов-ордеров, где эти счета отражаются. Рассчитанные остатки по счетам в Главной книге, как и обороты, сверяются с данными регистров, где эти суммы накапливались.

Обнаруженные ошибки исправляются путем зачеркивания тонкой чертой неправильных сумм и текста так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое и надписи правильных сумм и текста. Исправление должно быть подтверждено подписью лица, его сделавшего, с указанием даты внесения исправления.

После определения в Главной книге остатков по счетам на ее основе заполняются формы бухгалтерской отчетности (при необходимости с применением данных регистров синтетического и аналитического учета).