Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным под отчет суммам.

Например, инженеру Иванову И.И. выдано на командировочные расходы 5000 руб., срок командировки – 3 дня.

Иванов И.И. представил кассовый чек и квитанцию на бланке строгой отчетности установленной формы за проживание в гостинице (двое суток) на сумму 2596 руб. с выделенным НДС в сумме 396 рублей; железнодорожные билеты (туда и обратно) с выделенной в билете суммой НДС — 1888 руб. , в том числе НДС – 288 руб.; распоряжение руководителя организации о размере суточных – 300 рублей в сутки.

В авансовом отчете Иванова И.И. отражено:

· проживание в гостинице (двое суток) — 2596 руб.;

· проезд — 1888 руб.;

· суточные за 3 дня — 900 руб.

Делаем расчет по авансовому отчету:

· расходы по проезду – 1600 руб. (1888 – 288);

· НДС по проезду — 288 руб.;

· расходы по проживанию в гостинице — 2200 руб. (2596 – 396);

· НДС по проживанию в гостинице – 396 руб.;

· суточные для расчета налога на прибыль – в пределах норм, установленных организацией – 900 руб.

Отражаем перечисленные операции на счетах.

1. Выдано Иванову И.И. под отчет: Д сч. 71, К сч. 50 —5000 руб.

2. Расходы по авансовому отчету:

Д сч. 26 — 4 700 руб. (1600 + 2200 +900)

Д сч. 19 – 684 руб. (396 + 288)

К сч. 71 — 5384 руб.

3. Списан НДС по авансовому отчету:

Д сч. 68 НДС, К сч. 19 — 684 руб.

Организация не начисляет НДФЛ с суммы суточных, так как они не превышают норму (700 руб. в сутки).

Перерасход Иванова И.И. в сумме 384 руб. выдается ему из кассы:

Д сч. 71, К сч. 50 – 384 руб.

Учет расчетов с персоналом по прочим операциям

К расчетам организации с работниками по прочим операциям относятся расчеты по выданным работникам займам на индивидуальное жилищное строительство, приобретение или строительство дачных домов, обзаведением домашним хозяйством и др.; по взысканию материального ущерба, причиненного работником организации в результате недостач и хищений денежных и материальных ценностей и других видов ущерба.

Для учета расчетов с персоналом используется счет 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям”.

К счету 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям” могут быть открыты субсчета по видам расчетов, например:

73-1 “Расчеты по предоставленным займам”;

73-2 “Расчеты по возмещению материального ущерба” и др.

При выдаче организацией своему работнику займа на жилищное строительство, приобретение дачных домов, обзаведение домашним хозяйством и т.п., сумма выданного займа отражается на счете 73-1 (Д-т сч. 73-1, К-т сч. 50, 51).

Погашение займа работником может производиться либо за счет удержаний из заработной платы (Д-т сч. 70, К-т сч. 73-1), либо взносами в кассу или на расчетный счет (Д-т счетов 50, 51, К-т сч. 73-1).

Материальная выгода от полученных займов работниками организации включается в налоговую базу и облагается налогом на доходы физических лиц по ставке 35 %. Материальная выгода (МВ) определяется следующим образом:

МВ = З × (2/3 ×Сцб/100 ×(Дз/Дг) – (Сф /100) ×(Дз/Дг)),

где Сцб- ставка рефинансирования ЦБ РФ, действовавшая на дату уплаты процентов, %; Дз- число дней в рассчитываемом периоде, дн.; Дг – число дней в году; З- остаток не погашенного займа на начало расчетного периода, руб.; Сф- фактическая ставка по договору займа, полученного работником, %.

Материальный ущерб, причиненный работником организации, может быть взыскан по балансовой или рыночной стоимости недостающих или испорченных материальных ценностей. В случае взыскания недостач и порчи материальных ценностей по рыночным ценам в бухгалтерском учете дается запись:

Д-т сч. 73, субсчет 2 – недостача и порча материальных ценностей по рыночным ценам

К-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» – балансовая стоимость материальных ценностей

К-т сч. 98, субсчет 4 – разница между рыночной и балансовой стоимостью материальных ценностей.

Материальный ущерб возмещается либо удержанием из заработной платы, либо взносами работника в кассу или на расчетный счет организации (Д-т счетов 50, 51, 70, К-т сч. 73-2). Превышение рыночной стоимости над балансовой стоимостью материальных ценностей относится на финансовые результаты организации (Д-т субсчета 98-4, К-т сч. 91) того периода, в котором произведено возмещение материального ущерба.