Способы выявления и исправления ошибок в учетных записях

Приведем классификацию бухгалтерских ошибок по двум основаниям: по форме и по содержанию. Она представлена на рисунке .Для обнаружения ошибок при большом количестве записей в учетных регистрах в них используется сплошная проверка (пунктировка записей). Она состоит в том, что все записи в учетных регистрах, в которых обнаружена ошибка, последовательно сверяются с документами или другими учетными регистрами, в которых отражены те же операции. Перед каждой проверенной суммой ставится специальный значок (V) для того, чтобы видеть, какие суммы проверены, а какие – нет.

Выборка – способ выявления ошибок при несовпадении итогов синтетического и аналитического учета. Для этого делают выборку сумм из аналитических счетов по статьям или субсчетам синтетического счета. Затем подсчитывают итоги выборки и сравнивают с данными синтетического счета.

При неправильно составленных проводках ошибки выявляются путем просмотра их и ознакомления с первичными документами, на основании которых были составлены проводки.

Если при ведении учетных записей допущена ошибка, она должна быть немедленно исправлена.

В зависимости от характера ошибки ошибочные записи в бухгалтерском учете могут быть исправлены тремя способами:

1) корректурным;

2) «красное сторно» (отрицательными числами);

3) дополнительной проводкой.

1. Корректурный способ заключается в том, что ошибочно записанная сумма перечеркивается тонкой чертой, чтобы можно было прочесть зачеркнутое, и надписывается правильная сумма. Исправляется обязательно вся сумма, а не отдельные цифры. Исправление подтверждается подписью лица, его сделавшего. Такой способ может быть применен лишь при своевременном выявлении ошибки, когда она допущена только в проводке или при записи в одном из регистров.

В том случае, если ошибка допущена при составлении проводки и повторилась в учетных регистрах, то применяется второй или третий способ исправления ошибок.

2. Запись отрицательными числами, или «красное сторно»,применяется, когда составлена неправильная корреспонденция счетов. Для ее исправления составляется проводка с такой же (неправильной) корреспонденцией счетов, но красными чернилами (красным карандашом).

Вместо красных чернил применяются и черные чернила, но тогда сумма берется в рамку. Одновременно составляется еще одна проводка с правильной корреспонденцией счетов. При подсчете оборотов по счетам суммы, записанные красными чернилами (взятые в рамку), из итога вычитаются, в связи с чем неправленная запись погашается исправленной.

На практике встречается три вида ошибок, которые могут быть исправлены путем сторнирования:

1) бухгалтерская проводка и записи по счетам сделаны необоснованно, так как хозяйственная операция вообще не имела место;

2) бухгалтерская проводка и записи по счетам сделаны на основе первичного документа и соответствуют сумме операции, но эта сумма отнесена на счет текущего учета не в соответствии с содержанием операции;

3) счета в проводке указаны правильно, но сумма операции завышена. Например, на основе платежной ведомости с итоговой суммой в 800 тыс. руб. сделана проводка – Д 70 К50 – 900 тыс. руб. В этом случае составляют исправленную проводку на сумму ошибки, в данном случае на 100 тыс. руб.

Рисунок 21 - Виды бухгалтерских ошибок

3. Дополнительная проводка применяется, когда сумма отражена в меньшем размере. Например, со склада отпущено в производство материалов на 120 тыс.руб., но ошибочно записано 120 тыс.руб. На разницу в 20 тыс.руб. составляется дополнительная проводка: Д 20 К 10- 20 тыс.руб. Если записана сумма, бóльшая чем нужно, то делают повторную запись, но на разницу с отрицательным числом, т.е. с использованием способа «красного сторно». Например, со склада отпущено в производство материалов на 150 тыс.руб., но ошибочно записано 160 тыс.руб. На разницу составляется дополнительная проводка, где сумма 10 тыс.руб. будет записана красными чернилами или взята в рамку.