Двойная запись и корреспонденция счетов. Синтетические и аналитические счета. Субсчета

Сущность двойной записи в бухгалтерском учете заключается в том, что любая операция отражается по дебету и кредиту разных счетов в одинаковых суммах. Пример оформления двойной записи представлен на рисунке 11.

Следует еще раз напомнить, что существует неразрывная связь между бухгалтерским балансом и записями на счетах бухгалтерского учета:

- с одной стороны, статьи бухгалтерского баланса заполняются на основании остатков на отчетную дату на соответствующих бухгалтерских счетах;

- с другой стороны, запись на счетах по любой хозяйственной операции зависит, прежде всего, от того, какой тип изменений в балансе происходит под влиянием хозяйственной операции.

Необходимость двойной записи выражается в четырех типах балансовых изменений.

Пример: поступили материалы от поставщиков в сумме 25000 руб.

Рисунок 11 - Двойная запись по счетам бухгалтерского учета

Записи на счетах бухгалтерского учета делаются ежедневно. Это означает, что в любой момент времени по каждому счету можно посчитать текущий остаток. Собрав текущие остатки по всем счетам, можно составить баланс на любую дату. Более того, нормативными положениями предусмотрена обязательность составления организацией промежуточной бухгалтерской отчетности за месяц, квартал нарастающим итогом с начала отчетного периода. Она включает бухгалтерский баланс, отчет о прибылях и убытках и формируется не позднее 30 дней по окончании отчетного периода. То есть баланс существует в течение месяца, но как бы в раздробленном виде, как совокупность текущих остатков по всем бухгалтерским счетам.

Существует 4 типа изменений на счетах и соответственно им четыре типа операций, отражаемых на счетах с помощью двойной записи:

1) дебет активного счета увеличивается, кредит активного счета уменьшается - баланс не меняется; тип операции – активно-активная;

2) дебет пассивного счета уменьшается, кредит пассивного счета увеличивается - баланс не меняется; тип операции – пассивно-пассивная;

3) дебет активного счета увеличивается, кредит пассивного счета увеличивается – баланс увеличивается; тип операции – активно-пассивная;

4) дебет пассивного счета уменьшается, кредит активного счета уменьшается – баланс уменьшается; тип операции – пассивно-активная.

Взаимосвязь между дебетом одного счета и кредитом другого, возникающая в результате двойной записи на них хозяйственной операции, называется корреспонденцией счетов. Счета, между которыми возникает такая связь, называются корреспондирующими. Обозначение корреспонденции счетов, то есть наименование дебетуемых и кредитуемых счетов с указанием суммы по данной операции, называется бухгалтерской (записью) проводкой.

Бухгалтерские проводки по количеству затрагиваемых ими счетов делятся на простые и сложные.

Простые записи – в которых корреспондируют только два счета: по дебету одного и кредиту другого.

Сложные проводки – в которых один счет по дебету корреспондирует с несколькими счетами по кредиту или наоборот. Каждую сложную проводку можно разложить на простые.

Для того чтобы правильно выполнить записи на счетах по конкретной хозяйственной операции (то есть определить корреспонденцию счетов и составить проводку), бухгалтеру необходимо установить:

1) какие счета (по наименованию и содержанию) участвуют в данной операции;

2) какой тип изменений в балансе вызывает хозяйственная операция;

3) какой счет дебетуется и какой счет кредитуется и в итоге составить бухгалтерскую проводку.

Например хозяйственная операция: поступили с расчетного счета в кассу денежные средства на выплату заработной плату в сумме 100 тыс. руб.Данная операция затрагивает только актив баланса счета 50 «Касса» и 51 «Расчетный счет», валюта баланса не меняется. I тип хозяйственных операций. Счет 50 дебетуется, т.к. в активных счетах увеличение идет по дебету, а счет 51 кредитуется, т.к. в активных счетах уменьшение по кредиту. Бухгалтерская проводка примет вид Д50 К51 - 100тыс. руб.

Бухгалтерские записи осуществляются только на основании документов, в которых зафиксирована хозяйственная операция, они отражаются в специальных учетных регистрах (бухгалтерских книгах, журналах-ордерах, карточках и т.д.).

Для контроля за полнотой отражения всех хозяйственных операций бухгалтерские записи регистрируют в последовательности совершения экономически разнородных операций. Такое отражение хозяйственных операций называется хронологической записью. Для определения итоговых показателей хозяйственной деятельности все операции группируют по экономически однородным признакам. Записи хозяйственных операций по определенной системе называются систематическими.

Хронологические и систематические записи могут осуществляться раздельно и вместе. В первом случае записи о хозяйственных операциях производят вначале в регистрационном журнале в хронологической последовательности их осуществления, а затем в систематическом порядке на счетах бухгалтерского учета. Во втором – записи производятся в одном комбинированном учетном регистре. При этом сокращаются и упрощаются учетные записи, особенно при использовании бухгалтерских программ и электронных вычислительных средств.

Итак, двойная запись придает учетным записям системный характер, обеспечивая взаимосвязь между бухгалтерскими счетами. Она имеет большое информационное и контрольное значение: соответственно она позволяет получать упорядоченную информацию о движении имущества и обязательств организации, а отражение хозяйственной операции в двух разных счетах в одинаковой сумме позволяет выявлять расхождения сумм по данной операции и устранять допущенную ошибку.