ИСТОРИЯ ПОЯВЛЕНИЯ И РАЗВИТИЯ ТАБЛИЧНЫХ ПРОЦЕССОРОВ. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ТАБЛИЧНОГО ПРОЦЕССОРА EXCEL

Электронная таблица – одна из самых мощных и распространенных технологий обработки информации. Для управления электронными таблицами созданы специальные программы – табличные процессоры.

Табличными процессорами называют пакеты прикладных программ, предназначенные для создания электронных таблиц и манипулирования их данными. Идея создания электронной таблицы возникла у студента Гарвадского университета Дэна Бриклина в 1979 г. Выполняя скучные вычисления экономического характера, он разработал первую программу электронной таблицы, названную им VisiCalc. На базе этой программы в дальнейшем был создан широкораспространенный в те годы SuperCalc.

Новый существенный шаг в развитии электронных таблиц – появление в 1982 г. на рынке программных средств Lotus. Lotus был первым табличным процессором, интегрировавшим в своем составе помимо обычных инструментов, графику и возможность работать с базами данных. Аналогичным продуктом другой фирмы являлся Quattro Pro.

Следующий шаг – появление в 1987 г. табличного процессора Excel фирмы Microsoft. В настоящее время благодаря единому интерфейсу со всеми продуктами пакета Microsoft Office, широкому спектру возможностей, Excel занимает ведущее место на рынке табличных процессоров.

Табличный процессор Excel целесообразно использовать для создания таблиц в случаях, когда предполагаются сложные расчеты, сортировка, фильтрация, статистический анализ массивов, построение на их основе диаграмм.

При работе в Excel используются следующие ключевые понятия и элементы:

· Рабочая книга является основным документом Excel. Она хранится в файле с произвольным именем и расширением xls. При создании или открытии рабочей книги ее содержимое представлено в отдельном окне. Каждая книга состоит из листов.

· Листыпредназначены для создания и хранения таблиц, диаграмм и макросов. Лист состоит из 256 столбцов и 16384 строк. По умолчанию рабочую книгу составляют 16 листов, но их количество можно менять. Как правило, на одном листе создается одна таблица.

· Ячейкаявляется наименьшей структурной единицей для размещения данных внутри рабочего листа. Каждая ячейка может содержать данные в виде текста, числовых значений, формул или параметров форматирования.

· Адрес ячейки предназначен для определения местонахождения ячейки в таблице.

· Формула –это математическая запись вычислений, производимых над данными таблицы. Формула начинается со знака равенства и записывается по специальным правилам в ячейку таблицы.

· Ссылка – это запись адреса ячейки в составе формулы.

· Список – это специальным образом оформленная таблица, с которой можно работать как с базой данных.

· Примечание – это, как правило, текст, используемый в качестве комментария к содержимому одной или нескольких ячеек.

2. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ В ТАБЛИЧНОМ ПРОЦЕССОРЕ EXCEL. ОСНОВНЫЕ ТИПЫ ДАННЫХ. ФОРМАТИРОВАНИЕ ЯЧЕЕК. СПЕЦИФИЧНЫЕ ФУНКЦИИ EXCEL.

Интерфейс Excel аналогичен интерфейсу Word, т.е. когда мы входим в табличный процессор Excel, мы видим то же окно, вверху которого расположено главное меню и панель инструментов, с полосами прокрутки и линейкой. Все команды по созданию, сохранению, печати файла, а также по работе с фрагментами (их выделение, вырезание, копирование, вставка и удаление, форматирование шрифтов) выполняются также как и в Word.

Главной же особенностью Excel является то, что рабочим полем является электронная таблица, состоящая из столбцов и строк. Название столбцов – буква или две буквы латинского алфавита, каждая строка таблицы пронумерована. Пересечение конкретного столбца и строки образуется ячейку, а из имени столбца и номера строки образуется адрес ячейки, а также при необходимости в адресе указывается имя листа и имя книги.

Если в Word мы, говоря о форматировании, могли в первую очередь изменить параметры шрифтов и абзацев, то в Excel главными объектами форматирования являются столбцы, строки и ячейки. Причем у строк и столбцов в основном мы можем изменить только размер (либо через меню Формат, либо прямо на рабочем поле). У ячейки же параметров форматирования гораздо больше. Все они настраиваются в соответствующих вкладках меню Формат, Ячейки. Во-первых, это хорошо известные вам параметры шрифтов. Во-вторых, параметры, связанные с выравниванием данных в ячейке по горизонтали и по вертикали, с разрешением переноса текста в ячейке на другую строчку (перенос по словам). Вкладки вид и граница позволяют настроить обрамление ячейки, а также закраску ячейки (цвет и узор). Вкладка защита предназначена для скрытия формул и блокировки ячеек.

Поподробнее остановимся на первой вкладке – Число. Эта вкладка задает форматы представления данных в ячейке. В каждую ячейку пользователь может внести данные одного из следующих возможных видов:

· Символьные или текстовые данные имеют описательный характер. Они могут включать в себя алфавитные, числовые и специальные символы.

· Числовые данные не могут содержать алфавитных и специальных символов, поскольку с ними производятся математические операции. Причем, если вводятся дробные величины, целая часть от дробной обязательно должна отделяться запятой, а не точкой.

· Формулы. Если данные в ячейки начинаются со знака равно, значит это формула по которой проводятся те или иные расчеты. Формула может включать в себя ряд арифметических, логических и прочих действий, проводимых с данными из других ячеек.

· Даты. Особым типом данных являются даты. Даты могут вводиться по разным форматам, например, ДД-МММ-ГГ (12-Фев-01) или ДД-МММ (12-Фев).

Для того, чтобы данные правильно отображались в ячейках и при необходимости обрабатывались теми или иными формулами во вкладке Число можно установить следующие основные типы данных:

· Общий – обеспечивает отображение числовых и текстовых данных произвольного типа;

· Числовой – включает цифры и символы-разделители: десятичная точка, процент, знак числа, круглые скобки и т.д.;

· Денежный или финансовый – для отображения денежных величин;

· Дата/время – для отображения даты или времени в выбранном формате;

· Процентный – для ввода чисел, предварительно умноженных на 100, с символом процента;

· Дробный– для ввода дробных чисел;

· Текстовый – позволяет вводить только текст;

· Дополнительный – нестандартные дополнительные форматы, например, номер телефона, почтовый индекс и т.д.

Как и в текстовом процессоре в Excel можно объединять и разбивать ячейки.

Кроме типичных операций вырезания, копирования и вставки в Excel есть специфичные функции:

· Фрагментом или блоком может являться не только непрерывный участок таблицы, но и несвязанные между собой ячейки.

· Выделенный блок можно очистить, при этом не обязательно удаляются данные, а, например, можно вернуть формат ячейки к обычному.

· Можно ввести в начало или конец блока данные, а затем командой Правка, заполнить растиражировать на весь блок.

· Можно с помощью мыши скопировать данные, формулы, форматы на другие ячейки.

· Можно присвоить блоку ячеек имени.

· Можно скрывать блок столбцов или строк, т.е. находящиеся в них данные не будут отображаться на экране.

3. ФОРМУЛЫ В ТАБЛИЦЕ И ТЕХНОЛОГИЯ ИХ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ. АБСОЛЮТНАЯ И ОТНОСИТЕЛЬНАЯ АДРЕСАЦИЯ.

Под формулой в электронной таблице понимают выражение, состоящее из операндов и операций. Любая формула начинается со знака «=». Результат вычисления помещается в ячейку, в которой находится формула. Тип полученного значения определяется типом операндов выражения.

В качестве операндов используются:

· числа;

· текст (вводится в двойных кавычках, например «цена»);

· ссылки – адреса ячеек;

· логические значения (истина или ложь);

· встроенные функции Excel.

Операнды в формулах соединяются с помощью символов операций:

· арифметические операции (сложение +, вычитание -, деление /, умножение *, возведение в степень ^);

· операции отношения (больше >,не меньше >=, меньше <, не больше <=, равно =, не равно <>);

· логические операции (логическое и AND, логическое или OR, логическое не NOT);

· операции указания диапазонов ячеек (оператор диапазона :, например, B1:D1 указывает на ячейки B1, C1 и D1, A:A дает ссылку на все ячейки столбца А, 1:1 – на всю первую строку).

Пример 1.

Различают следующие типы ссылок, используемые в формулах:

· Абсолютная ссылка задает абсолютные координаты ячейки в рабочем листе. При перемещении или копировании формулы из одной ячейки в другие такая ссылка в формуле не изменяется и всегда указывает на одну и туже ячейку таблицы. Для записи абсолютной ссылки используется знак $, например $А$3.

· Относительная ссылказаписывается без знака $, например А6. при вычислениях формулы такие ссылки, так же как и абсолютные, указывают на координаты ячеек в таблице. Отличие заключается в том, что при копировании формулы с относительными ссылками в другое место последние изменяются. Изменения определяются новым положением формулы в таблице. При этом действует следующее правило: относительная ссылка изменяется таким образом, что маршрут (направление движения и расстояние) к адресуемой ячейке относительно нового расположения формулы сохраняется.

· Смешанная ссылка– это ссылка, в которой адресация, например, столбца абсолютная, а строки – относительная или наоборот (А$5).

Пример 2.

Относительные ссылки =A1+B2 Абсолютные ссылки =$C$1+$D$2

	A	B	C	D	E	G
1.
2.
3.		110		34	145
4.
5.
6.

Частично абсо-лютные ссылки =$E1+F$2

Если формула введена с ошибками или вычисление результата по формуле невозможно, то в ячейке появляется сообщение об ошибке:

4. ПОНЯТИЕ ФУНКЦИИ. ВИДЫ ФУНКЦИЙ. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЛОГИЧЕСКИХ И ДРУГИХ ФУНКЦИЙ.

Excel располагает большим количеством встроенных функций, которые облегчают выполнение вычислений в таблице. Функция вызывается по имени, после которого в большинстве случаев следуют один или несколько аргументов, заключенные в скобки. После вызова функции без аргументов круглые скобки тоже можно необходимо указывать. В электронных таблицах могут быть представлены следующие виды функций:

· Математические – выполняют различные математические операции, например, тригонометрические функции.

· Статистические– выполняют статистические операции, например среднего значения, стандартного отклонения.

· Текстовые– выполняют операции над текстовыми строками или последовательностями символов, вычисляя длину строки, преобразовывая заглавные буквы в строчные и т.п.

· Логические– используются для построения логических выражений, результат которых зависит от истинности проверяемого выражения.

· Финансовые– используются для сложных финансовых расчетов, например, для определения амортизационных отчислений, размера ежемесячных выплат для погашения кредита и т.д.

Функции вводятся обычным набором с клавиатуры или с помощью Мастера функций, диалоговое окно которого вызывается командой Вставить, Функция или кнопкой.

После выбора соответствующей функции появляется следующее диалоговое окно и осуществляется построение функции, т.е. указание ее аргументов.

Рассмотрим использование двух типичных функций – арифметической СУММ() и логической ЕСЛИ().

Пример 3.

5. ГРАФИЧЕСКИЕ ВОЗМОЖНОСТИEXCEL. ПОСТРОЕНИЕ, РЕДАКТИРОВАНИЕ И ФОРМАТИРОВАНИЕ ДИАГРАММ.

Значение представления данных в графической форме трудно переоценить. Табличные процессоры располагают рядом команд для построения различного типа диаграмм и графиков.

Диаграммы - это графическое представление данных. Они используются для анализа и сравнения данных. Представления их в наглядном виде. Диаграмма состоит из элементов: линий, столбиков, секторов, точек и т.п. Каждому элементу диаграммы соответствует число в таблице. Числа и элементы диаграммы связаны между собой таким образом, что при изменении чисел автоматически изменяется изображение элементов диаграммы и наоборот.

Диаграммы могут быть различных графических форматов. С помощью мастера диаграмм, который вызывается командой Вставка, Диаграмма или кнопкой на панели инструментов можно создать диаграмму для выделенного фрагмента данных. Мастер диаграмм позволяет строить диаграммы стандартного и нестандартного типов. Основные типы:

· Круговые –используются для графической интерпретации одной переменной.

· Вертикальная столбцовая диаграмма –изображает каждое значение переменной как вертикальный столбик.

· Линейный график – изображает каждую переменную в виде ломаной линии.

Любую диаграмму сопровождает список обозначений переменных, заключенный в рамочку. Он называется легендой.

Различают два вида диаграмм:

· Внедренные диаграммы – сохраняются на рабочем листе вместе с данными;

· Диаграммные листы – диаграммы в формате полного экрана на новом листе.

6. Работа со списками данных: создание,

корректировка, сортировка, фильтрация, вычисление промежуточных и общих итогов.

Список – это таблица Excel, данные в которой расположены, как в базе данных. В такой таблице каждый столбец имеет свой заголовок, который называется именем поля. Все имена полей располагаются в первой строке таблицы. На каждое имя отводится одна ячейка. Отдельный столбец такой таблицы называется полем данных, а каждая строка - записью. Все записи имеют одинаковую структуру.

Над записями списка можно выполнять различные операции обработки, команды вызова которых сгруппированы в меню Данные. Для того, чтобы электронная таблица воспринималась системой как список, необходимо поместить курсор внутри таблицы и выбрать нужную команду.

Рассмотрим основные операции со списком:

· Сортировка – является базовой операцией и выполняется командой Данные, Сортировка или кнопкой на панели инструментов. Многие операции над списком, например группировки данных доступны только тогда, когда была проведена сортировка. Под сортировкой понимается упорядочение записей в алфавитном, числовом, хронологическом или другом (заданном пользователем) порядке по возрастанию или убыванию.

· Фильтрация– применяется в случаях, когда необходимо из общего списка выбрать и отобразить на экране только те записи, которые удовлетворяют заданным условиям отбора. Существует два способа фильтрации: с помощью автофильтра (когда необходимо быстро отфильтровать данные с заданием одного или двух простых условий отбора) и с помощью расширенного фильтра (когда нужно отобрать данные по более сложной схеме).

Пример 4.

· Промежуточными итогами называют вычисления по определенной функции изменяющихся значений одного или нескольких столбцов записей, предварительно разбитых на группы. Необходимость таких операций возникает часто, поскольку они позволяют проанализировать данные списка.